Organizacja i zarządzanie zarządzaniem dokumentacją kadrową od podstaw. Zarządzanie zasobami ludzkimi od podstaw. Szybki przegląd próbek

Konieczność wprowadzenia zarządzania aktami kadrowymi nie jest taka trudne zadanie ale nie łatwe dla początkujących Specjaliści HR. Może jesteś początkującym oficerem personalnym lub ogólnie księgowym lub kierownikiem biura, który został „zawieszony” z personelem lub początkującym przedsiębiorcą. A masz niewielkie doświadczenie w tej dziedzinie, to nasz przewodnik na pewno Ci pomoże. Wszystko jest ułożone krok po kroku, proste i przystępne, szczególnie dla początkujących w sprawach personalnych.

Zarządzanie ewidencją kadr to dziedzina działalności, która dokumentuje stosunki pracy, utrwala informacje o dostępności i przemieszczaniu się personelu, w wyniku czego procedury personalne zostają udokumentowane. Prawie każdy dokument personalny ma moc prawną. Za pomocą dokumentów personalnych wykorzystywanych jako dowód pisemny pracodawca może udowodnić swoje stanowisko w sądzie.

Krok 1. Zorganizuj „miejsce pracy” specjalisty HR.

Aby to zrobić, potrzebujesz programu personalnego, tekstów przepisów w najnowszym wydaniu oraz próbek formularzy dokumentów, próbek ich wypełnienia. Wszystko to, czego będziesz potrzebować w swojej pracy.

Najlepsza wersja odniesienia „literatura” – zasoby dla oficerów personalnych w Internecie, biblioteki cyfrowe, publikacje elektroniczne - w nich znajdziesz wiele form dokumentów niezbędnych do pracy personelu, a także wzory ich wypełnienia, znajdują się procedury krok po kroku podstawowe operacje kadrowe, księgi, konsultacje itp.

Omów z kierownictwem kwestię nabycia programu do prowadzenia dokumentacji kadrowej. Istnieje wiele takich programów, płatnych i bezpłatnych, a wiele specjalistycznych jest bardzo, bardzo wygodnych.

Ale większość firm prowadzi dokumentację personalną zgodnie z tradycją w 1C. Faktem jest, że w każdym mieście jest wielu specjalistów wsparcia 1C, ale nie wszędzie znajdziesz specjalistów od wspierania innych programów.

Krok 2. Zapoznaj się z dokumenty założycielskie organizacje.

Wszystkie dokumenty w dziale personalnym muszą być zgodne z dokumentami założycielskimi firmy i nie mogą być w żaden sposób im sprzeczne. Przeczytaj w Karcie procedurę przyjmowania dyrektora i ustalania jego wynagrodzenia, okres na jaki można z nim zawrzeć umowę o pracę, niektóre cechy mogą być określone w Karcie. Czasami Karta nakazuje procedurę zatrudniania kluczowych menedżerów i ustanawiania dla nich systemów płac, a nawet procedurę zatwierdzania tabeli kadrowej.

Krok 3. Zrób listę dokumentów wymaganych do administracji kadrowej w Twojej firmie.

Wymagane dokumenty do sporządzenia i zatwierdzenia:

- wewnętrzne przepisy pracy (art. 189, 190 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

- personel (art. 15, 57 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

- harmonogram urlopów (art. 123 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

- dokumenty dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych pracowników (dokument ustalający procedurę przetwarzania danych osobowych pracowników, ich prawa i obowiązki w tym zakresie (jeżeli nie wynika to z wewnętrznych przepisów pracy), pisemna zgoda pracowników na przetwarzanie i przekazywanie danych osobowych stronom trzecim, art. 86-88 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, art. 6 prawo federalne„O danych osobowych”);

- umowy o pracę (art. 16, 56-59, 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

- książeczki pracy (art. 65, 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16.04.2003 nr 225 „O książkach roboczych”, Dekret Ministerstwa Pracy Rosji z 10.10.2003 nr 69 „O zatwierdzeniu instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń”);

- księga rachunkowa dotycząca przepływu ksiąg pracy i wkładek do nich (paragrafy 40-41 Zasad prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy, wytwarzania formularzy zeszytów pracy i dostarczania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z 16.04.2003 N 225, Dekret Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z 10.10.2003 N 69 „W sprawie zatwierdzenia Instrukcji wypełniania zeszytów roboczych”);

- księga przychodów i rozchodów do rozliczania formularzy książeczki pracy i wkładka do niej (paragrafy 40-41 Zasad prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy, wytwarzania formularzy ksiąg pracy i dostarczania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem rządu rosyjskiego Federacja z 16.04.2003 N 225, Dekret Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z 10.10.2003 N 69);

- karta czasu pracy (art. 91, 99 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

- karty osobiste (klauzula 12 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, przygotowywania formularzy zeszytów ćwiczeń i dostarczania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225);

- nakazy: nakazy zatrudniania, udzielania urlopów pracownikom, zwalniania pracowników, przeniesień, podróży służbowych, powołania osoby odpowiedzialnej za prowadzenie, księgowanie i przechowywanie ksiąg pracy itp. (art. 62, 68, 84 ust. 1, 193 i inne Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, klauzula 45 Zasad prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy, sporządzania formularzy ksiąg pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225) ;

- podstawy wydanych zamówień: memoranda, oświadczenia, akty, umowy itp. (art. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 itp. Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

- wyciągi, noty-rozliczenia i inne dokumenty związane z naliczaniem i płatnością wynagrodzenie, urlop urlopowy, odszkodowanie za niewykorzystane wakacje, płatności po zwolnieniu;

- zatwierdzony formularz odcinka wypłaty;

— rejestr kontroli osoby prawnej, indywidualnego przedsiębiorcy, przeprowadzonych przez władze kontrola państwowa(nadzór), miejskie organy kontrolne (klauzula 8, art. 16 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 2008 r. N 294-ФЗ „O ochronie praw osoby prawne oraz indywidualni przedsiębiorcy podczas sprawowania kontroli państwowej (nadzoru) i kontroli gminnej. Forma czasopisma jest zatwierdzona Zarządzeniem Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej z dnia 30 kwietnia 2009 r. N 141).

Istnieją również dokumenty personalne, które w pewnych okolicznościach stają się obowiązkowe. Konieczne jest wyjaśnienie z kierownictwem, które z opcjonalnych dokumentów należy sporządzić dla firmy. Dowiedz się w tym samym czasie CEO, jakie szczególne warunki chce widzieć w Wewnętrznym Regulaminie Pracy, innych lokalnych przepisach, w formach umów o pracę. Jeśli zarządca chce zawrzeć w dokumentach określone zapisy, sprawdzamy, czy nie są one sprzeczne z prawem.

Wszystkie powyższe dokumenty opracowujemy, koordynujemy z CEO. Ostateczne opcje zatwierdzamy z reżyserem.

Krok 4. Rozpoznajemy dyrektora generalnego.

Przede wszystkim opracowujemy reżysera. Jest pierwszym pracownikiem! Z dokumentów powinno jasno wynikać, od kiedy dyrektor pracuje.

Krok 5. Opracowujemy tabelę personelu, wewnętrzne przepisy pracy i inne przepisy lokalne.

Z pewnością firma nie posiada jeszcze tabeli kadrowej oraz wewnętrznych przepisów pracy i innych przepisów lokalnych. Komponujemy je. Wszystkie te dokumenty są uzgadniane z reżyserem. Uwzględniamy uwagi i życzenia dyrektora, sprawdzamy, czy są one sprzeczne z prawem. Dyrektor zatwierdza gotowe wersje wymienionych dokumentów.

Należy pamiętać, że tabela personelu ma ujednoliconą formę, a nie arbitralną. Jeśli występują trudności z tabelą personelu, w Internecie spójrz na próbki wypełniania tabeli personelu, procedurę krok po kroku opracowywania i zatwierdzania tabeli personelu, seminaria tematyczne i odpowiednią sekcję konsultacji kadrowych. Możesz również znaleźć próbki różnych lokalnych przepisów, szczegółowe procedury ich przyjmowania, konsultacje, wskazówki dotyczące redagowania itp.

Krok 6. Opracowujemy standardowy formularz umowa o pracę.

Opracowujemy formę umowy o pracę, która zostanie zawarta z pracownikami. Uwzględniamy w nim wszystkie korzystne i niezbędne dla firmy warunki. Internet ma dobre szablony umowa o pracę i jak ją wystawić stosunki pracy na korzyść pracodawcy.

Krok 7. Opracowujemy inne dokumenty.

Przygotowujemy inne dokumenty, które będą nam potrzebne w przyszłości do prowadzenia prac kadrowych: księgi rachunkowe, rejestry, karty czasu pracy, formularze zamówień, umowa o odpowiedzialności itp. W artykułach „Wzorowe dokumenty” możesz przyjąć formy tych dokumentów, wydrukuj je w razie potrzeby, zapoznaj się z próbkami ich wypełnienia.

Krok 8. Prowadzenie zeszytów ćwiczeń.

Wraz z zarządem ustalamy, kto będzie prowadził księgi pracy. Ponieważ pracownicy nie zostali jeszcze zatrudnieni, najpierw będziesz musiał prowadzić książeczki pracy. Wydajemy polecenie przejęcia odpowiedzialności za prowadzenie, przechowywanie, księgowanie i wydawanie ksiąg pracy. Następnie możesz przekazać te uprawnienia zaakceptowanemu oficerowi personalnemu, również na zamówienie.

Krok 9. Organizujemy pracę pracowników.

Możesz zobaczyć tutaj. Na tym etapie konieczne jest sporządzenie wielu dokumentów: umowy o pracę, zlecenia o pracę, karty osobiste, książeczki pracy, księga rachunkowa ruchu ksiąg pracy itp. Poszukaj formularzy i wzorów wszystkich tych dokumentów, konsultacje dotyczące ich realizacji w Internecie.

Ponownie, aby pomóc - literatura metodologiczna i praktyczne przewodniki, które znajdują się również w otwarty dostęp portale rekrutacyjne. Po opanowaniu tej procedury czeka Cię codzienna praca: prowadzenie grafiku i harmonogramu urlopów, przetwarzanie urlopów, podróży służbowych i zwolnień chorobowych, zachęty, kary, przeniesienia i zwolnienia i tak dalej.

Dokumentacja wszystkich operacji kadrowych w organizacji wymaga określonej wiedzy i umiejętności.

Praca biurowa w przedsiębiorstwie jest regulowana przez samodzielnie opracowaną i zatwierdzoną przez dyrektora instrukcję. Jest to wewnętrzny akt prawny i obowiązuje wszystkich pracowników podmiotu gospodarczego. Jest rozwijany i nadzorowany przez Dział Personalny.

Ustawodawstwo wymaga przygotowania wielu dokumentów, które ustalają wszystkie aspekty stosunku pracy pracownika z pracodawcą.

Doświadczeni i początkujący oficerowie kadr powinni doskonalić swoje umiejętności. Powstały strony internetowe, które mają im pomóc. kursy teoretyczne zarządzanie personelem.

Dokumenty kadrowe odzwierciedlają działalność personelu, potwierdzają staż pracy pracowników, który odgrywa nadrzędną rolę przy obliczaniu emerytur. Zarząd odpowiada za fundusz dokumentowy przedsiębiorstwa.

Główne szczegóły pod kontrolą na papierze

Kompetentna organizacja ewidencji kadrowej wymaga wiedzy Ramy prawne, śledzenie jego zmian, orientacja w stosowanych formach dokumentów.

W jakim celu jest?

Procedurę prowadzenia dokumentacji kadrowej reguluje prawo. W dużych przedsiębiorstwach z dużym personelem z reguły powstaje obsługa personalna. Jego pracownicy sporządzają odpowiednie dokumenty zgodnie z wymogami ram regulacyjnych Federacji Rosyjskiej.

Dokumenty mogą mieć ujednoliconą formę lub być opracowywane w przedsiębiorstwie i zatwierdzane w lokalnych aktach.

Zarządzanie ewidencją kadr to czynność mająca na celu opracowywanie i prowadzenie dokumentów związanych z księgowaniem personelu, godzin pracy, kalkulacji płac.

Kwestie kadrowe obejmują następujące elementy:

• rejestracja zatrudnienia;
• wewnętrzny przepływ pracowników;
• zwolnienie;
• regulacja relacji między menedżerem a pracownikami;
• organizacja procesu pracy;
• inni.

Właściwa organizacja ewidencji kadrowej przyczynia się do rozwiązania szeregu problemów.

Jego główne cele przedstawiono w tabeli:

Kierunek pracy personelu	Zadania w toku
Księgowość i kontrola	rekrutacja, księgowość, zwalnianie pracowników.
Planowanie i regulacje	selekcja, transfer, adaptacja pracowników.
Raportowanie i analizy	badanie pracowników, ocena ich pracy; praca analityczna; sporządzanie raportu.
Koordynacja i informacja	szkolenie, edukacja, przekwalifikowanie personelu; przyjmowanie pracowników w sprawach urzędowych i osobistych; przetwarzanie pisemnych odwołań pracowników; działalność archiwalna i informacyjna.
Organizacyjno-metodologiczne	dokumentowanie pracy pracowników; pracować z personelem działów; planowanie i zarządzanie personelem.
film dokumentalny	prowadzenie akt osobowych, ksiąg pracy; sporządzanie zamówień, dokumentów do spersonalizowanej księgowości; rejestracja zwolnień lekarskich, świadectw emerytalnych itp.

W Moskwie i innych dużych regionach Federacji Rosyjskiej organizacje z oddzielnymi oddziałami mogą prowadzić akta osobowe online. W tym celu opracowano odpowiednie programy, które umożliwiają wymianę dokumentów w formie elektronicznej.

Ramy prawne

Ramy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją kadrową zawarte są w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej.

Działalność tę reguluje szereg aktów prawnych:

• Instrukcja wypełniania i stosowania podstawowych dokumentów do księgowości i wynagrodzeń (Uchwała Goskomstat nr 1 z dnia 05.01.04);
• ujednolicone dokumenty i wymagania dotyczące ich przygotowania (uchwała Gosstandart nr 65 z dnia 03.03.03);
• Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej dla organów federalnych władza wykonawcza(Rozporządzenie Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej nr 536 z dnia 08.11.05);
• Zasady pracy archiwów (decyzja Kolegium Archiwów Federalnych z dnia 06.02.02);
• Regulamin pracy urzędów federalnych władz wykonawczych (Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej nr 477 z 15.06.09);
• Ustawa o informacji, jej ochronie i technologia informacyjna nr 149-FZ z dnia 27 lipca 2006 r.;
• Ustawa o rozpatrywaniu wniosków obywateli rosyjskich nr 59-FZ z dnia 02.05.06;
• Ustawa o języku państwowym Federacji Rosyjskiej nr 53-FZ z dnia 01.06.05;
• Ustawa o sprawach archiwalnych nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r.;
• Ustawa o tajemnicach handlowych nr 98-FZ z dnia 29 lipca 2004 r.;
• Zamówienie na zeszyty ćwiczeń nr 117n z dnia 22.12.03;
• Dekret o przyjęciu instrukcji wypełniania pracy nr 69 z dnia 10.10.03;
• Uchwała w sprawie ksiąg pracy nr 225 z dnia 16 kwietnia 2003 r.;
• Instrukcje Sztabu Generalnego Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej.

Wymagane dokumenty

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje organizacje do posiadania własnych ramy prawne, który zawiera szereg obowiązkowych lokalnych dokumentów regulacyjnych.

Obejmują one:

Czarter	Główny dokument założycielski. Przeliterowane forma prawna przedsiębiorstwa, założyciele, dziedzina działalności, tryb zatrudniania i zwalniania kierownika, jego uprawnienia. Wiele wewnętrznych regulacji spółki powstaje w oparciu o postanowienia Statutu.
Regulamin pracy (dalej – Regulamin)	Obecność dokumentu przewiduje art. 189, 190 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Ustanawia procedurę zatrudniania i zwalniania pracowników, prawa i obowiązki stron umowy, reżimy pracy i odpoczynku, system zachęt i kar oraz inne kwestie dotyczące stosunków pracy w przedsiębiorstwie. Dyrektor zatwierdza regulamin. Jeżeli w organizacji istnieje związek zawodowy, uwzględniane są jego opinie dotyczące przyjęcia dokumentu. W organizacjach, w których personel pracuje w nieregularnych godzinach, powinna istnieć Lista odpowiednich stanowisk i zawodów. Wydawany jest w formie załącznika do Regulaminu.
Instrukcje dotyczące ochrony danych osobowych	Zgodnie z art. 87 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa wymagania, które należy spełnić przy przetwarzaniu danych osobowych pracowników, zapewniając ich ochronę, wykorzystanie i przechowywanie. Za dane osobowe uważa się informacje o pojedynczym pracowniku, które są niezbędne pracodawcy do stosunków pracy. Pracownicy powinni zapoznać się z dokumentami, które określają procedurę przetwarzania ich danych.
Rozporządzenie o ochronie pracy	Znajduje się w dziale personalnym. Każdy pracownik zapoznaje się z dokumentem. W przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 50 pracowników musi istnieć stanowisko specjalisty ds. ochrony pracy.
rozkład zmian	Znajduje zastosowanie w firmach o pracy zmianowej. Dokument jest pilny i ważny przez określony czas według uznania pracodawcy.
Dokumenty dotyczące racjonowania siły roboczej	Odzwierciedlają one niezbędne koszty czasu na wytworzenie produktów (wykonywanie pracy) przez jednego pracownika lub grupę i ustanowienie na ich podstawie norm pracy.

Przepisy prawne

Po zaakceptowaniu szefa ustalana jest liczba stanowisk potrzebnych do normalnego funkcjonowania organizacji. Biorąc pod uwagę uzyskane liczby, cykl produkcyjny i inne cechy działalności przedsiębiorstwa, jest przygotowywany.

Do sporządzenia dokumentu używa się zwykle standardowego formularza. Próbkę można pobrać bezpłatnie z Internetu. Pracodawca ma prawo do zmiany harmonogramu według własnego uznania.

W dokumencie stanowiska są wymienione w kolejności hierarchicznej: począwszy od dyrektora, a skończywszy na personelu pomocniczym. Dla każdego z nich wskazana jest liczba jednostek według stanu, wynagrodzenia i dodatków.

W kolejnym etapie tworzony jest harmonogram prac. Przedstawia harmonogramy pracy dla wszystkich pracowników. Jeśli są zmiany, tworzone są szczegółowe harmonogramy zmian. Dokument pokrótce opisuje wymagania dotyczące: wygląd zewnętrzny pracownicy, zachowanie, codzienna rutyna itp.

Następnie opracowywana jest forma umowy o pracę. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę główne normy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i wewnętrzne dokumenty regulacyjne firmy. Umowa o pracę jest zwykle sporządzana przez prawnika organizacji lub wykonawcę zewnętrznego.

Dokument musi zawierać następujące pozycje:

• informacje o osobie prawnej: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, imię i nazwisko oraz stanowisko kierownika;
• dane paszportowe pracownika;
• stanowisko pracownika, rodzaje umowy (na czas określony lub na czas określony) oraz miejsce pracy (główne lub dodatkowe);
• wykaz głównych obowiązków z odniesieniem do instrukcji dla tego stanowiska;
• informacje o wynagrodzeniach, dopłatach, świadczeniach, urlopach;
• harmonogram pracy, płatność za przetwarzanie;
• powody rozwiązania umowy i inne warunki;
• podpisy i dane stron, pieczęć firmowa.

Aby sprawdzić i zoptymalizować pracę oficerów personalnych, kierownictwo może przeprowadzić audyt wewnętrzny lub niezależny. Pomaga to zmniejszyć ryzyko kar administracyjnych, sporów i skarg ze strony pracowników.

Etapy organizacji zarządzania dokumentacją HR od podstaw

Do tworzenia dokumentacji personalnej wygodnie jest skorzystać z następujących instrukcji krok po kroku:

Przygotowanie niezbędnych	Aby zorganizować obsługę personelu, musisz najpierw kupić meble, sprzęt biurowy, artykuły papiernicze itp. Na pewno będziesz potrzebować programu personalnego, na przykład „1C: ZUP” i referencyjnego systemu prawnego. Dzięki temu pracownicy departamentu będą na bieżąco śledzić najnowsze zmiany w przepisach i będą mieli dostęp do potrzebne dokumenty. Do przechowywania pracy i ważnych dokumentów potrzebny jest sejf.
Rejestracja głowy	Dyrektor jest dyrektorem wykonawczym każdej firmy. Podpisuje dokumenty. Aby dać mu wszystkie uprawnienia, zostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Wydawane jest odpowiednie zarządzenie, którym sam się mianuje.
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za pracę personelu	W małej firmie funkcje te może pełnić szef. Jeżeli pracownik indywidualny wykonuje pracę biurową, zostaje z nim sporządzona umowa o pracę. Na jego podstawie przygotowywane jest zamówienie. W przypadku przypisania obowiązków jednemu z wcześniej zatrudnionych pracowników sporządzana jest dodatkowa umowa i zlecenie.
Sporządzanie aktów wewnętrznych	Podpisywane są przez dyrektora i przechowywane w specjalnym folderze wraz z zamówieniami. Dokumenty lokalne obejmują dokumenty wymienione powyżej (sekcja „Akty prawne”).
Dokumentowanie przyjęcia personelu	Dla każdego pracownika należy stworzyć folder do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z jego danymi oraz aktywność zawodowa(umowa o pracę, nakaz przyjęcia, karta imienna).
Wypełnianie zeszytów ćwiczeń	Do tych dokumentów pracowników wprowadza się ewidencję przyjęć, przeniesień, zachęt itp. Pracodawca ma obowiązek rozpocząć nową książkę dla pracownika, który nigdy wcześniej nie pracował. Praca i dziennik ich rejestracji znajdują się w działach papierniczych. Dokumenty te należy przechowywać w sejfie.

Ta instrukcja jest odpowiednia również dla manekinów, którzy nie mają doświadczenia w tej kwestii.

Jak jest księgowość

Aby prowadzić ewidencję, musisz odpowiednio zorganizować obieg dokumentów.

Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

• opracować wewnętrzne ramy regulacyjne;
• przygotować tabelę kadrową dla każdej jednostki państwowej;
• dokonać regularnych ustaleń;
• przygotowujemy umowy o pracę;
• opracować formularze dla personel;
• wydawać karty T-2;
• zatwierdzać formularze aplikacyjne dla pracowników;
• przygotowujemy zamówienia wewnętrzne.

Wszystkie działania personelu muszą być potwierdzone. Ich lista jest ustalona w regulaminie.

Dodatkowe punkty

Rozliczanie personelu od podstaw zaczyna się od przyjęcia personelu. Ważne jest, aby prawidłowo aplikować na kandydatów do pracy, przygotować niezbędną dokumentację.

Rekrutacja i święta

Jednym z obowiązkowych standardowych dokumentów, które muszą istnieć w przedsiębiorstwie, jest tabela personelu (formularz T-3).

• lista podziały strukturalne i stanowiska;
• liczba jednostek personelu na każde stanowisko;
• pensje, premie za stanowiska;
• lista płac organizacji.

Podpodziały są wskazane w dokumencie w kolejności ich znaczenia dla pracy organizacji. W ich ramach należy również podać stanowiska pracowników według ważności. Tytuły stanowisk w umowach o pracę i na listach pracowników muszą się zgadzać.

Rekrutacja jest formą grafiku, w którym imiona i nazwiska pracowników wpisują się zgodnie z zajmowanym stanowiskiem.

Harmonogram urlopów (np. T-7) odzwierciedla informacje o czasie przyznawania urlopów rocznych wszystkim pracownikom. Kompilowane przez rok. Zatwierdza go dyrektor w porozumieniu z organem związkowym. Dokument musi być wystawiony co najmniej 2 tygodnie przed nowym rokiem. Wprowadzone w nim dane są wiążące zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Wyjątkiem są beneficjenci.

Harmonogram zawiera następujące szczegóły:

• Nazwa oddziału;
• Stanowisko;
• Imię i nazwisko oraz numer personalny pracownika;
• liczba dni urlopu;
• terminy wyjazdu na urlop zgodne z planem i stanem faktycznym;
• podstawy do odroczenia urlopu, przewidywany termin.

Na 2 tygodnie przed urlopem pracownik jest o tym informowany. Wydawane jest polecenie, z którym pracownik jest zapoznawany z podpisem. W listopadzie można przygotować zamówienie dla wszystkich kierowników działów, zobowiązujące ich do przedłożenia grafików urlopowych do działu księgowości do 1 grudnia. Ułatwi to przygotowanie ogólnego harmonogramu.

Rejestracja pracowników

Pełnoprawna praca organizacji zaczyna się od rekrutacji pracowników. Obsadzaniu wakatów towarzyszy dokumentacja.

Obowiązki HR Officer przy zatrudnianiu pracowników są następujące:

• rejestracja w specjalnym dzienniku wniosku od wnioskodawcy;
• zapoznanie początkującego z aktualnymi instrukcjami i lokalnymi aktami;
• zawarcie umowy o pracę i kontrola jej podpisania przez strony;
• wydanie kopii umowy pracownikowi i umieszczenie notatki o tym na papierze firmowym organizacji;
• wykonanie i zarejestrowanie zamówienia w księdze;
• wypełnienie karty imiennej, złożenie dokumentów w sprawie (oświadczenia, kopie pism osobistych, zamówienia, umowy);
• przekazanie dokumentów płatnikowi do listy płac pracownikowi.

Budując system zarządzania dokumentacją kadrową, należy wstępnie określić, jakie dokumenty należy sporządzić, a które są potrzebne w określonym obszarze działalności.

Wymagane dokumenty obejmują:

• zamówienia dla personelu (do przyjęcia, przeniesienia itp.);
• zamówienia personalne (na wakacje, premie, wyjazdy służbowe itp.);
• karty T-2;
• praca;
• umowy;

Inne wymagane dokumenty obejmują:

• personel;
• stanowisko na OT;
• dziennik podróży;
• zasady porządku wewnętrznego;
• inni.

Opisy stanowisk i CAO nie są wymagane, ale prawie każdy pracodawca posiada te dokumenty.

Po ustaleniu wykazu obowiązkowej dokumentacji należy zapoznać się z dokumentami statutowymi. Na ich podstawie należy opracować inne dokumenty. Ich lista zależy od charakteru działalności osoby prawnej i charakterystyki warunków pracy. Na przykład, jeśli konieczne jest zapewnienie pracownikom mundurów i ŚOI, konieczne jest przygotowanie zarządzenia w sprawie trybu i warunków ich wydawania, którzy pracownicy ich potrzebują.

Odszkodowania i świadczenia za pracę w szczególnych warunkach muszą być udokumentowane: w branżach niebezpiecznych, pracy nieregularnej, nocnej itp. Ponadto opracowują Regulamin prowadzenia ewidencji kadrowej. Odzwierciedla listę dokumentów niezbędnych do pracy organizacji, procedurę ich wykonywania i przechowywania.

Ustawodawstwo nie zobowiązuje do opracowania takiego Rozporządzenia, jednak znacznie ułatwi pracę funkcjonariuszy kadrowych. Dyrektor zostaje najpierw zatrudniony do pracy w nowej organizacji, a następnie rekrutuje resztę personelu.

Skład i liczba wymaganych stanowisk odzwierciedla tabelę kadrową. Regulamin odzwierciedla wszystkie harmonogramy pracy, wymagania dotyczące pracowników itp. Standardowa umowa o pracę jest opracowywana na podstawie norm Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Przed użyciem dzienników księgowych należy je przygotować: ponumerowane arkusze, zszyte, zapieczętowane. Kartka papieru jest przyklejona na ostatnim arkuszu oprogramowania układowego. Wskazana jest na nim liczba stron, podpisuje dyrektor lub odpowiedzialny wykonawca i umieszczana jest pieczęć. Na pierwszej stronie czasopisma wpisz nazwę organizacji i datę rozpoczęcia jej prowadzenia.

Jednym z najważniejszych dokumentów akt osobowych jest książeczka pracy. Za ich postępowanie zostaje powołany rozkaz odpowiedzialna osoba, który je wypełnia i odpowiada za ich bezpieczeństwo.

Często Zadawane Pytania

Organizacja dokumentacji personalnej ma pewne subtelności i niuanse:

Nakaz odzyskania	Procedura nie znajduje odzwierciedlenia w przepisach. Zwykle składa się z następujących kroków: Studium aktualnych przepisów. Ustalenie listy wymaganych dokumentów. Opracowanie planu przyszłej pracy organizacji. Identyfikacja osób odpowiedzialnych za dokumenty. Formowanie personelu. Sprawdzenie poprawności przyjmowania pracowników, relokacji, zmian personalnych, zwolnień. Ustalenie legalności reżimu pracy w przedsiębiorstwie.
Cechy indywidualnych przedsiębiorców z pracownikami	Przedsiębiorca zatrudnia pracowników według standardowego scenariusza. Umowa zawierana jest w kilku etapach: Uzyskanie niezbędnych dokumentów. Złożenie wniosku. Sporządzenie i podpisanie umowy. Formowanie nakazu przyjęcia. Założenie karty T-2. Dokonywanie wpisu w pracy. Zatrudnienie obywateli mówiących po angielsku ma swoje własne cechy.
Zarządzanie małą firmą	W tych organizacjach sprawami personalnymi może zajmować się sam kierownik lub specjalny dział. Pracodawca może zlecić księgowość personalną. Wszystkie problemy zostaną rozwiązane przez wyspecjalizowaną organizację zewnętrzną. Trudności z obiegiem dokumentów pojawiają się, gdy organizacja jest duża, posiada jednostki strukturalne i dużą ilość dokumentacji. W takim przypadku odpowiedzialność za przekazanie dokumentów może zostać przypisana kurierowi. Jednocześnie przedstawiciele organizacji realizującej często nie odwiedzają biura klienta, tj. praca jest wykonywana całkowicie zdalnie.
Uproszczenie rachunkowości w mikrofirmach	Wszystkie warunki pracy są ustalane w porozumieniu z pracownikiem. W 2019 roku szefowie tych firm oraz indywidualni przedsiębiorcy mają prawo odmówić sporządzenia lokalnych przepisów. W ciągu 4 miesięcy od daty utraty statusu mikroprzedsiębiorstwa kierownictwo jest zobowiązane do wystawienia „tradycyjnej” dokumentacji kadrowej.

Tak więc organizacja zarządzania dokumentacją kadrową w przedsiębiorstwie jest złożoną procedurą. Wymaga szczegółowej analizy ram regulacyjnych i monitorowania wszystkich zmian. Umiejętne konstruowanie akt kadrowych przyczynia się do budowy stosunków pracy w ramach prawa. W celu przeszkolenia oficera personalnego pracodawca może skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm.

Pracownicy HR na co dzień stają przed koniecznością wydawania poleceń dotyczących ich podstawowej działalności (wyjazd służbowy, urlop, awans czy kara) oraz innych sytuacji zagrażających interesom pracowników, np. tymczasowego przeniesienia ze względów medycznych.

Praca w biurze. Zamówienia
* Organizacja pracy biurowej.
* Przepisy prawne
* Przybliżony skład dokumentów
* Zamówienia złożone przez
* Podstawy do zamówień na l/s - raport i notatka wyjaśniająca, prezentacje, protokół, akty
* Zamówienia na działalność podstawową,
* Dokumenty
* Dokumenty dla
* Powiadomienia, powiadomienia, wskazówki, referencje
* przykładowe zamówienia,
* Oszczędzaj czas, gdy

Zarządzanie dokumentacją kadrową to dziedzina działalności, która dokumentuje stosunki pracy, utrwala informacje o dostępności i przemieszczaniu się personelu, w wyniku czego procedury personalne zostają udokumentowane.
Prawie każdy dokument personalny ma wartość prawną (handlową). Za pomocą dokumentów personalnych wykorzystywanych jako dowód pisemny pracodawca może udowodnić swoje stanowisko w sądzie. Na przykład, aby potwierdzić korzyści podatkowe w podatku dochodowym i podatku od nieruchomości, organizacja musi złożyć tabelę personelu, arkusze płac, zlecenia personalne, kopie ksiąg pracy, kartę czasu pracy i inne dokumenty.
W praktyce inspektorzy podatkowi dopuszczają, że jeśli tabela kadrowa przewiduje stanowisko prawnika lub marketera, to organizacja nie może już brać pod uwagę kosztów opłacenia usług prawników zewnętrznych lub marketerów przy opodatkowaniu. Praktyka arbitrażowa potwierdza jednak, że aby uwzględnić wydatki w kalkulacji zysku, wystarczy, że usługi były świadczone w ramach produkcji lub działalności komercyjne, mające na celu generowanie dochodu i udokumentowane (art. 252 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).
Ponadto szczegółowe opisy stanowisk pracy, umowy o pracę i personel jako dowód pisemny w sporach sądowych określają konieczność produkcji wydatków organizacji na podróże służbowe oraz wydatki na szkolenie i przekwalifikowanie personelu.
Dokumentując stosunki pracy, zdecydowana większość dokumentów kadrowych zawiera bardzo ważna informacja. Dlatego stosunek do pracy z takimi dokumentami powinien być niezwykle poważny. Poprawność wypełnienia dokumentów pracowniczych uzależniona jest od potwierdzenia określonych faktów prawnych, na podstawie których wynikają określone uprawnienia pracownicze. Może to utrudnić pracownikowi uzyskanie wcześniejszej emerytury, w szczególności za pracę w szkodliwych i trudnych warunkach pracy, jednakże błąd lub nieścisłość w tytule stanowiska może spowodować, że okres pracy w „szkodliwe” stanowisko nie będzie liczone jako preferencyjne, a pracownik nie będzie miał prawa do wcześniejszej emerytury.
Specjalna uwaga należy poddać procedurze prowadzenia ksiąg pracy, które zgodnie z art. 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej są głównymi dokumentami do obliczania doświadczenia zawodowego i ubezpieczeniowego pracownika.
Ogólnie rzecz biorąc, zapewnienie pracownikom gwarancji socjalnych, emerytalnych i innych udzielanych przez rosyjskie ustawodawstwo może zależeć od udokumentowania stosunków pracy.
Do profesjonalnej pracy specjalisty personalnego niezbędne są przepisy ustawowe, wykonawcze, instrukcje i inne dokumenty zawierające normy prawa pracy. Dlatego pierwszym krokiem w tworzeniu serwisu personalnego jest: stworzenie wystarczającej bazy dokumentów regulacyjnych,.
Dokumenty, które na co dzień powinny być pod ręką oficera personalnego, można podzielić na dwie niezależne grupy.
W pierwsza grupa obejmuje akty prawne i regulaminy zawierające normy prawa pracy i normy ochrony pracy. Dokumenty te są obowiązkowe.
Współ. druga grupa zawierać dokumenty metodologiczne dotyczące pracy kierowniczej i zarządzania dokumentacją kadrową. Oni mają charakter doradczy. Dokumenty zawierają zalecenia, jak najlepiej sporządzać dokumenty personalne, jak wygodniej organizować z nimi pracę. Jednocześnie specjalista ds. personalnych ma prawo do samodzielnego decydowania, czy stosować się do tych zaleceń, czy działać zgodnie ze standardami korporacyjnymi.
W bloku „Dokumenty z zakresu prawa pracy i ochrony pracy” można odnotować pięć normatywnych aktów prawnych.

Pierwszy - Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. To podstawowe prawo, które powinno kierować pracą specjalisty ds. personalnych w każdej organizacji. Normy Kodeksu pracy regulują tryb zatrudniania i zwalniania pracowników, organizację ich czasu pracy i odpoczynku, warunki wypłaty wynagrodzeń oraz udzielanie pracownikom różnych świadczeń i odszkodowań.
Drugi- Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lipca 2006 r. Nr. nr 149-FZ„O informacji, technologiach informacyjnych i ochrona informacji„Na podstawie tego prawa budowana jest cała praca obsługi personalnej z danymi osobowymi pracowników. Na przykład pytanie, w jaki sposób będą one przetwarzane i gdzie będą informacje otrzymane od pracownika w momencie wejścia do pracy przechowywane.
Trzeci- Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 2004 r. Nr. nr 98-FZ "O tajemnicy handlowej". Ustanawia listę informacji, które mogą być tajemnica handlowa organizacji, listę pracowników, którzy mają do niej dostęp, procedurę zapoznania się z danymi niejawnymi, a także odpowiedzialność za rozpowszechnianie informacji poufnych.
Czwarty- Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 17 lipca 1999 r. Nr. Nr 181-FZ „O podstawach ochrony pracy w Federacja Rosyjska”. Postanowienia tego dokumentu pozwalają kompetentnie zbudować system ochrony pracy w organizacji. I to jest bardzo ważne. W końcu zdrowe i bezpieczne warunki pracy są jednym z głównych warunków, które pracodawca gwarantuje, zawierając umowę o pracę pracowników W przypadku wykrycia naruszenia zasad ochrony pracy i sprzętu inspektor pracy przyciąga winnych urzędnicy do odpowiedzialności administracyjnej.
Piąty - Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 8 sierpnia 2001 r. Nr 134-FZ"O ochronie praw osoby prawne i przedsiębiorcy indywidualni przeprowadzanie kontroli państwowej(nadzór)”. Prawo daje wyobrażenie o prawach i obowiązkach pracodawcy podczas przeprowadzania różnych kontroli w organizacji. Na przykład prawo odnosi się do dokumentów, których pracodawca ma prawo żądać od inspektora, gdy pojawia się w organizacji, prawo przedstawiciela firmy do osobistej obecności podczas kontroli, w jaki sposób organizacja może odwołać się od niezadowalających wyników kontroli.

Inna grupa przepisy prawne wymagane w pracy służby personalnej obejmują materiały metodyczne dotyczące organizacji pracy kierowniczej oraz praca z dokumentami kadrowymi.
po pierwsze, to jest GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji”. Ten stanowy standard definiuje listę szczegółów, które muszą znajdować się w dokumencie wystawionym przez organizację, kolejność ich lokalizacji oraz wymagania dotyczące papieru firmowego.
Na przykład norma dyktuje zasady umieszczania godła państwowego, godła organizacji i jej znaku towarowego. Ustawia w jakich przypadkach skrócona nazwa organizacji jest zapisana w tytule dokumentu, a w jakich nie i z jakich elementów się składa numer rejestracyjny zamówienie. Norma dotyczy wszystkich dokumentów organizacyjnych i administracyjnych firmy: uchwał, zarządzeń, zarządzeń, protokołów, ustaw, pism. Wszystkie powyższe dokumenty są obsługiwane przez oficerów personalnych.
Po drugie, to jest Zwój standardowe dokumenty zarządcze generowane w działalności organizacji, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone przez Archiwa Federalne w dniu 6 października 2000 r. Ten akt normatywny zawiera wyczerpujący wykaz dokumentów wewnętrznych, w zależności od znaczenia prawnego, reguluje procedurę i warunki ich przechowywanie. Jak długo należy przechowywać, np. tabelę kadrową, rozporządzenie o premiach, kartę czasu pracy, opisy stanowisk i inne dokumenty, pracownik personalny dowie się z tego wydziałowego dokumentu.
Po trzecie, to jest ujednolicone formy podstawowa dokumentacja księgowa do rozliczania pracy i jej płatności. Formularze zleceń na zatrudnienie, zwolnienie, przeniesienie, delegację w delegację, awans, a także formularze imienne karty pracowników i niektóre inne dokumenty znajdują się w zatwierdzonym albumie Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1.
Ponadto utrzymanie tych ujednoliconych formularzy zgodnie z pozycja 2 powiedziała rezolucja obowiązkowe dla wszystkich organizacji działający na terenie Federacji Rosyjskiej, niezależnie od formy własności.
Czwarty, jest to Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z 16 kwietnia 2003 r. Nr 225.
"O książkach roboczych„oraz dekret Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. Nr 69” Po zatwierdzeniu Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń Dokumenty te będą potrzebne oficerowi personalnemu podczas pracy z książeczkami pracy pracowników. Zalecenia zawarte w tych dokumentach pomogą oficerowi personalnemu wypełnić poprawnie, bez błędów zeszyt ćwiczeń pracownik, w razie potrzeby, dokonaj w nim odpowiednich zmian lub wystaw duplikat zamiast uszkodzonego lub zagubionego dokumentu.
Piąty, są to międzybranżowe powiększone normy czasowe za prace nad rekrutacją i rozliczaniem personelu oraz międzysektorowe zagregowane standardy czasu pracy na dokumentalne wsparcie zarządzania, zatwierdzone Dekret Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z 25 listopada 1994 nr 72. Te dokumenty mogą również znaleźć się na liście niezbędne narzędzia Oficer personelu. Za ich pomocą można obliczyć liczbę pracowników obsługi personalnej, a także określić ilość czasu potrzebnego każdemu z nich na wykonywanie obowiązków służbowych.
Konieczne jest przestrzeganie zaleceń zawartych w dokumentach regulacyjnych i metodycznych, choć nie są one obowiązkowe. Faktem jest, że w większości przypadków upraszczają pracę z dokumentami. Ponadto inspekcja pracy daje: bardzo ważne tych instrukcji, aw przypadku ich nieprzestrzegania, może nałożyć karę na organizację.
Ważne jest, aby wiedzieć, które dokumenty są obowiązkowe dla firmy, które stają się takimi tylko pod pewnymi warunkami, a które dokumenty można pominąć, ponieważ mają one charakter doradczy. Dzięki temu dobrze przygotujesz się do spotkania z inspektorami pracy.
Tworząc dokumenty, specjaliści HR muszą kierować się w swoich działaniach:

1. Widok domowy dokumenty, procedurę ich opracowywania, zatwierdzania itp. używany jest ten, który jest wygodny dla tej organizacji;
2. Widok zewnętrzny dokumenty muszą być zgodne Główne zasady nadanie tym dokumentom mocy prawnej;
3. Dokumenty powinny być przechowywane w organizacji z uwzględnieniem wymogów służby archiwalnej.

Nadanie dokumentom mocy prawnej

Aby dokument miał moc prawna należy przestrzegać następujących zasad:
1. Pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów podczas jego przygotowywania;
2. Dokument może być opublikowany tylko w ramach jego kompetencji;
3. Pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania krajowych przepisów dotyczących sporządzania i wykonywania dokumentów.

W artykule opowiemy, w jaki sposób sekretarz położy podwaliny pod przyszły dział personalny i archiwum dokumentów dotyczących personelu, jak sformalizować swoje obowiązki w zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowej i przestrzegać niezbędnych minimalnych standardów prawo pracy.

SEKRETARZ HR: CESJA OBOWIĄZKÓW

Zgodnie z pierwszą częścią art. 60,2 Kodeks pracy W Federacji Rosyjskiej możliwe jest przypisanie pracownikowi dodatkowych obowiązków, które nie są przewidziane w umowie o pracę, tylko za dodatkową opłatą.

Nie możesz po prostu „uszczęśliwić” sekretarki nowymi obowiązkami. Ich układanie jest sformalizowane rozkazem. Ponadto zalecamy przygotowanie dwóch zamówień. W pierwszym (organizacyjnym) konieczne jest wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji kadrowej (przykład 1).

W drugim (przez personel) - przypisz obowiązki, określ kwotę płatności i przynieś zgodę pracownika (przykład 2). Zamówienia te zawierają dane osobowe, ale „ kategorie wagowe Zawarte w nich dane osobowe są nieproporcjonalne: fakt, że pracownik zajmuje się zarządzaniem aktami kadrowymi nie jest tajemnicą (jest mało prawdopodobne, że uda się go ukryć przed innymi), ale kwota jego wynagrodzenia jest poufnymi danymi osobowymi, które nie jest konieczne, aby osoby postronne o tym wiedziały. Oba zamówienia wydawane są tego samego dnia.

OBOWIĄZKOWE DOKUMENTY DLA HR

Są dokumenty, które muszą znajdować się w każdej organizacji – każda kontrola będzie wymagała ich w pierwszej kolejności. Jeśli sekretarz jest teraz odpowiedzialny za zarządzanie dokumentacją personelu, wówczas ten obowiązkowy zestaw będzie musiał być dostarczony w: tak szybko, jak to możliwe. Wykaz tych dokumentów przedstawiamy w formie tabeli z objaśnieniami. Nie będziemy numerować dokumentów - stopień ich zobowiązania jest taki sam i jest najwyższy.

Ta lista nie jest wyczerpująca. Tak więc, jeśli główną działalnością organizacji jest produkcja, najprawdopodobniej konieczne będzie opracowanie harmonogramu zmian, zatwierdzenie standardów produkcji, listy stanowisk i zawodów o szkodliwych warunkach pracy, w których praca daje prawo do dodatkowego urlopu, a to nie wszystko. Dopiero opracowanie tych dokumentów nie powinno być już sekretarzem z przypisanymi mu obowiązkami oficera personalnego, ale całym zespołem, w skład którego wchodzi ekonomista pracy i specjalista ds. ochrony pracy.

Czy sekretarz może samodzielnie opracować wszystkie wymienione LNA? Prawdopodobnie tak. Ale lepiej nie w pojedynkę, ale w parze z głównym księgowym lub szefem organizacji. Przede wszystkim dotyczy to tych LNA, które ustalają procedurę wynagradzania pracowników.

DOKUMENTY DOTYCZĄCE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych pracowników zgodnie z ustawą federalną nr 152-FZ. Nie wystarczy zatwierdzić zapis o danych osobowych.

Dodatkowo wymagane:

Pisemne zgody pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych;

Pisemne zobowiązania pracowników przetwarzających dane osobowe współpracowników o ich nieujawnianiu;

Specjalny tryb przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe.

Jeśli ściśle przestrzegasz litery prawa, to najpierw pracownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie własnych danych osobowych, a dopiero potem wniosek o zatrudnienie. Jest to sprawa dobrowolna, ale w praktyce nie da się ubiegać o pracę bez pozwolenia. Dlatego takie pozwolenie jest udzielane przez wszystkich pracowników organizacji bez wyjątku. Nie ma dla niego ustalonego formularza, ale możesz użyć tego z przykładu 3.

Dane osobowe współpracowników z reguły przetwarzane są przez sekretarza odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji kadrowej oraz głównego księgowego. To oni muszą zobowiązać się do nieujawniania informacji o pracownikach (przykład 4).

ZAMÓWIENIA NA PERSONEL

Głównym dokumentem, który odzwierciedla decyzje kierownicze szefa personelu, jest rozkaz. Nakazy wydawane są na przyjęcia i zwolnienia, urlopy i promocje, przydział obowiązków i zadania w podróżach służbowych itp. Dlatego wydawane są zamówienia dla personelu Centralna lokalizacja w dziale personalnym iw archiwach.

Najczęstsze rodzaje zleceń dla personelu mają gotowe formularze, które oficer personalny musi tylko wypełnić:

Zamówienie na zatrudnienie pracownika (ujednolicony formularz nr T-1 *);

O przeniesieniu pracownika do innej pracy (formularz nr T-5 *);

O udzieleniu pracownikowi urlopu (formularz nr T-6 *);

Po rozwiązaniu (rozwiązaniu) umowy o pracę z pracownikiem (zwolnienie) (formularz nr T-8 *);

Wysłanie pracownika w podróż służbową (formularz nr T-9*);

O awansie pracownika (formularz nr T-11 *).

Większość oficerów personalnych w Rosji posługuje się jednolitymi formami: sami oficerowie personalni, pracownicy i (co ważne) inspektorzy z inspekcja państwowa praca (GIT). Decyzję o zastosowaniu ujednoliconych formularzy dokumentów należy odnotować w zamówieniu (przykład 5).

Opracowanie własnych formularzy dokumentów można porównać z wynalezieniem roweru. Ale jeśli istnieje chęć, to w opracowanych formularzach nie powinno być mniej informacji niż w tych zatwierdzonych przez Państwowy Komitet Statystyczny.

Zunifikowane formy rozkazów są więcej niż wystarczające, aby sekretarz-personel mógł przetwarzać standardowe czynności personalne. Ale są inne zamówienia dla personelu: są one sporządzane w formie zamówień na główną działalność i nie mają żadnej ujednoliconej formy. Na przykład nakaz nakładający obowiązki na prowadzenie dokumentacji kadrowej (patrz Przykład 2). A może być też nakaz zmiany nazwiska, ustalenia zasiłku, cofnięcia lub przełożenia urlopu. Dokumenty te, sporządzone w formie zamówienia dla głównej działalności, pozostają zamówieniami dla personelu: zawierają dane osobowe i są przechowywane przez okresy ustalone dla zamówień dla personelu.

Prowadzenie rozkazów personelu. Zlecenia dla personelu z pierwszego dnia istnienia organizacji powinny być oddzielone od zleceń na działalność podstawową. Wynika to po pierwsze z różnych okresów przechowywania. Zgodnie z ust. „a” art. 19 Wykazu typowych zarządczych dokumentów archiwalnych generowanych w toku działalności” agencje rządowe, samorządy i organizacje, ze wskazaniem okresów przechowywania (zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558, z późniejszymi zmianami 16 lutego 2016 r.; dalej - Lista 2010 r.), zamówienia na główne aktywność są przechowywane na stałe. Zamówienia dotyczące personelu - 5 lat (klauzula „b” (2) listy 2010) lub 50 lat (klauzula 2 art. 22.1 ustawy federalnej z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej ”, ze zmianami z dnia 18 czerwca 2017 r.; dalej – ustawa federalna nr 125-FZ).

Po drugie, gdy organizacja zostanie zlikwidowana, zamówienia na personel zostaną przekazane do pieczy państwowej. Prawdopodobieństwo, że zamówienia na główną działalność będą przedmiotem zainteresowania Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, jest bardzo małe, więc najprawdopodobniej zostaną zniszczone.

Niuanse powstawania przypadków. Zamówienia dotyczące personelu są formowane w sprawy w ciągu rok kalendarzowy. Powinny być co najmniej dwa przypadki: pierwszy - z okresem trwałości 5, drugi - 50 lat. W przyszłości, gdy będzie więcej zamówień na personel, wzrośnie też liczba spraw. Na przykład zostaną utworzone oddzielne sprawy: „Nakazy dotyczące corocznego płatnego urlopu”, „Nakazy dotyczące zatrudnienia, zwolnienia, przeniesienia pracowników”, „Nakazy dotyczące urlopu rodzicielskiego” itp. Jednak w pierwszych latach pracy organizacji zakres tematów zamówień zwykle nie jest bardzo zróżnicowany, więc można sobie poradzić z dwoma rzeczami:

Przypadek 1 – nakazy świadczenia corocznych płatnych urlopów, wakacji studyjnych, postępowanie dyscyplinarne, o krótkoterminowych podróżach służbowych (okres trwałości - 5 lat);

Przypadek 2 - nakazy przyjęcia, przeniesienia, zwolnienia, premii, urlopu rodzicielskiego, urlopu bez wynagrodzenia (okres trwałości - 50 lat).

UMOWY O PRACĘ, KARTY OSOBISTE, DOKUMENTY PRACY

Umowy o pracę pracowników, ich karty osobiste i książeczki pracy są dokumentami biurowymi oficera personalnego. Nie rozmawialiśmy o nich w sekcji „Wymagane dokumenty kadrowe”, ponieważ nie są to lokalne przepisy, ale dokumenty, które dotyczą osobiście każdego pracownika. Wszystkie z nich są wymagane:

Umowa o pracę - zgodnie z art. 56 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;

Książka pracy - zgodnie z Regulaminem prowadzenia ksiąg pracy;

Karta osobista pracownika - konieczność jej utrzymania wskazuje pkt 12 Zasad prowadzenia ksiąg pracy.

Karta osobista (ujednolicony formularz nr T-2) jest uruchamiana jednocześnie z przyjęciem pracownika do organizacji. Zawiera dane osobowe pracownika, wszystkie informacje o jego ruchach w organizacji, wakacjach, nagrodach itp.

Umowa o pracę, karta osobista i książeczka pracy są ważnymi dokumentami przez cały okres pracy pracownika w organizacji. Jeśli pracownik pracuje w organizacji przez 20 lat, jego umowa o pracę, książeczka pracy i karta osobista przez 20 lat są przypadkami zbywalnymi. Są zamykane przez pracę biurową dopiero po zwolnieniu pracownika.

Chociaż te trzy dokumenty są ważne, są one przechowywane przez oficera personalnego i przechowywane tak, jak powinny być w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe (więcej na ten temat poniżej).

Umowy o pracę i karty imienne zamykane pracą urzędniczą są kierowane do przechowania do archiwum pracowniczego. Dokumenty dotyczące zatrudnienia są zwracane pracownikom po zwolnieniu. Oczywiście zdarzają się wyjątki, gdy z różnych powodów emerytowany pracownik nie odebrał zeszytu pracy – zdarza się to od czasu do czasu. Należy pamiętać, że skoroszyt jest dokumentem podlegającym zwrotowi, a pracownik (lub jego bliscy) może teoretycznie o to poprosić przez cały okres przechowywania tego dokumentu, a okres ten wynosi 50 lat (klauzula 2, art. 22.1 Ustawa federalna nr 125-FZ) . Dlatego zapomniane zeszyty pracy bynajmniej nie są ze sobą zszywane.

Niuanse powstawania przypadków. Umowy o pracę i karty imienne w archiwum stanowią sprawy zwane „Umowy o pracę zwalnianych pracowników” oraz „Imienne karty zwalnianych pracowników”. Sprawy te są ułożone w tomy w ten sam sposób: najpierw według lat zwolnienia, a następnie alfabetycznie według nazwisk byłych pracowników.

ARCHIWUM DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH PERSONEL: WKŁADANIE FUNDAMENTU

Zgodnie z art. 17 ustawy federalnej nr 125-FZ organizacja jest zobowiązana do przechowywania dokumentów dotyczących personelu. O ile sekretarz wykonuje tylko dodatkowo obowiązki oficera kadrowego, to oczywiście nie będzie w stanie prowadzić pełnego archiwum personalnego. Następnie, gdy organizacja rozrośnie się do działu personalnego, zajmą się tym specjaliści. Ale do tego czasu sekretarz będzie musiał spełnić obowiązkowe minimalne wymagania:

Zapewnij specjalny system przechowywania dokumentów kadrowych wypełnionych w pracy biurowej (jest to podstawa przyszłego archiwum);

Twórz skrzynki przez lata zgodnie z warunkami przechowywania;

Opracuj roczne sekcje spisu spraw według personelu.

• Przestrzegamy specjalnego reżimu przechowywania dokumentów które zawierają dane osobowe. Specjalny reżim oznacza wykluczenie dostępu do nich przez osoby nieuprawnione. Jeśli każdy metr powierzchni biurowej jest na wagę złota, a samo archiwum wciąż jest niewielkie, funkcje przechowywania może przejąć zwykła metalowa szafka zamykana na klucz. Ten mebel jest niedrogi, zajmuje mało miejsca i doskonale radzi sobie ze swoimi zadaniami. Powinien również przechowywać ważne dokumenty kadrowe, w tym książeczki pracy, ponieważ jest to dokument ścisła odpowiedzialność(punkt 42 Regulaminu prowadzenia ksiąg pracy). Do szafki powinno być kilka kluczy: jeden dla sekretarki, drugi np. dla głównego księgowego.
• Tworzymy sprawy z roku na rok. Rozmawialiśmy o tworzeniu skrzyń z roku na rok zgodnie z powyższymi okresami przechowywania. W ten sam sposób tworzone są sprawy z zamówieniami dotyczącymi personelu i dokumentów zwalnianych pracowników (umowy o pracę i karty osobiste).
• Sporządzamy listę spraw dla personelu. Co do spisu spraw przez personel, jest on zobowiązany do przechowywania go w paragrafie 4.12 Zasad organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów w organach państwowych, samorządach i organizacje (zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 31 marca 2015 r. Nr 526). Oferują również formę tego dokumentu (Załącznik nr 15) (Przykład 6). Zasady wypełniania inwentarza spraw przez personel są jasno opisane w paragrafach. 8.1-8.4 rozdziału 8 „Sporządzanie i wykonanie inwentaryzacji” zalecenia metodologiczne„Organizacja dokumentów zarządczych stałego przechowywania i personelu”2. Podsumujmy je krótko:

Roczna część inwentaryzacji za ostatni rok sporządzana jest corocznie;

Wszystkie roczne sekcje inwentarza stanowią jeden spis spraw przez personel;

Numeracja spraw w inwentarzu jest pełna i przechodzi przez wszystkie działy roczne od wpisu nr 1 do wpisu nr 9999 (jeżeli dział roczny za 2015 rok zakończył się nr 13, to dział roczny inwentarza dla 2016 zaczyna się od nr 14);

Każda jednostka magazynowa jest wprowadzana do inwentarza pod własnym numerem seryjnym; jednostka magazynowa - 1 tom; objętość powinna zawierać nie więcej niż 250 arkuszy dokumentów;

Każdy roczny dział inwentarza spraw jest zatwierdzany przez dyrektora generalnego.

Zarządzanie dokumentacją kadrową od podstaw, instrukcje krok po kroku, które mają charakter ogólny, obejmuje przygotowanie ram regulacyjnych i standardowego zestawu dokumentów, a także powołanie dyrektora.

Każdy początkujący przedsiębiorca będzie zainteresowany pracą w biurze personalnym od podstaw, instrukcje krok po kroku, dla których rozważymy później.

Gdy praca jest już ustanowiona, takimi sprawami zajmuje się wyspecjalizowany dział personalny.

Na wczesne stadia Zmiany personalne przeprowadzane są w niepełnym wymiarze godzin przez jednego z pracowników – sekretarkę lub głównego księgowego.

Zrozumiemy, jak zorganizowana jest praca w tym obszarze i od czego zacząć nowego oficera personalnego.

Kto odpowiada za HR

Kwestia zarządzania dokumentacją kadrową w 2017 roku dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, w których są pracownicy.

Uprawnienie przydziela się pracownikowi poprzez wydanie zarządzenia.

W zależności od liczby pracowników możliwe są dwie opcje:

1. Zarządzanie personelem przejmuje kierownik. W tym celu wydaje stosowne zarządzenie, które zabezpiecza te zobowiązania.
2. Ponieważ pracownicy są zatrudniani do personelu przedsiębiorstwa, pracę z personelem można powierzyć jednemu z nich. Wydawane jest również zarządzenie potwierdzające upoważnienie. Obowiązki są również zapisane w opisie stanowiska.

Instrukcje krok po kroku dotyczące akt osobowych nie są zdefiniowane prawnie.

Niemniej jednak przy jego opracowywaniu należy kierować się przepisami, w tym GOST R 7.0.8-2013.

Chociaż nie ustanowiono pojedynczej procedury, zapewniono ogólny plan, który pozwala usystematyzować rejestry personelu i ustalić jego utrzymanie.

W aktach kadrowych należy również zwrócić uwagę na normy prawa pracy.

Istnieje wiele instrukcji biznesowych. Istnieją również dokumenty akceptowane przez władze lokalne.

Pierwsze kroki — plan działania

Aby kompetentnie prowadzić dokumentację kadrową, musisz zacząć od rejestracji pierwszej osoby - szefa.

Sposób późniejszego wykonania tej pracy zależy od liczby pracowników i specyfiki przedsiębiorstwa.

A więc chodźmy - wymieniamy od podstaw główne etapy pracy biura personalnego:

1. Przygotowanie bazy informacyjnej – katalogi specjalistyczne, oprogramowanie, przepisy prawne.
2. Znajomość dokumentów założycielskich przedsiębiorstwa.
3. Sporządzenie listy dokumentów, które będą do dyspozycji pracownika personalnego.
4. Forma lidera.
5. Przygotowanie przepisów lokalnych, w tym obsady kadrowej i harmonogramu prac.
6. Przygotowanie korporacyjnej próbki umowy o pracę.
7. Opracowanie innych dokumentów księgowych, w tym formularzy zamówień, ksiąg rachunkowych itp.
8. Rejestracja pracownika, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg pracy.
9. Przypisanie pracowników na ich miejsca.

Podsumowując: przepisy nie ustanawiają ścisłej listy instrukcji dotyczących zarządzania dokumentacją kadrową od podstaw.

Powyżej znajduje się orientacyjny plan, który rozpoczyna się od przygotowania bazy informacyjno-dokumentacyjnej, rejestracji dyrektora i innych pracowników.

Przyjrzyjmy się każdemu z tych punktów bardziej szczegółowo.

Tworzenie ram regulacyjnych

Aby firma funkcjonowała zgodnie z prawem pracy, musisz zapoznać się ze wszystkimi wymaganiami.

• Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego nr 1 z dnia 4 stycznia 2001 r.;

Do zbierania informacji możesz wykorzystać wyspecjalizowane katalogi.

Od pracownika personalnego oczekuje się, że będzie on nie tylko opanował wszystkie bieżące zamówienia, ale także będzie świadomy wszelkich zmian w prawie pracy.

Będzie to wymagało regularnego odwoływania się do przepisów.

Ważny: aby mieć świadomość zmian w prawie pracy, warto uzyskać dostęp do jednej z baz informacji.

Kolejnym punktem jest poszukiwanie i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania.

Od 2017 roku 1C jest bardzo popularny. Istnieje jednak wiele programów, które już ominęły ten system pod względem funkcjonalności.

Zaletą 1C jest to, że w każdym mieście jest wystarczająca liczba specjalistów, którzy pracują z tym oprogramowaniem.

Etap drugi – zapoznaj się z Kartą

Kontynuując instrukcje krok po kroku, przystępujemy do zapoznania się z dokumentami założycielskimi.

Karta, która jest obowiązkowa, gdy zawiera następujące informacje:

• procedura powoływania dyrektora (w tym okres działania z nim, wysokość wynagrodzenia);
• procedura rejestracji pracowników na stanowiska kierownicze;
• planowanie.

Działalność pracownika personelu nie powinna być sprzeczna z wymaganiami w dokumentach założycielskich.

Musi śledzić zmiany wprowadzane do Karty.

Jakie dokumenty powinny być pod ręką u oficera personalnego?

W kolejnym etapie należy przygotować formularze, które znajdą się w dziale personalnym i służą do rejestracji pracowników.

Przyjrzyjmy się kilku tytułom.

1. Formularze zamówień. Należy opracować formularze w przypadku zatrudnienia, przeniesienia na inne stanowisko i zwolnienia. Będą one przechowywane przez 75 lat, ponieważ dane te służą do ustalenia stażu pracy. Druga grupa zleceń to personel. Obejmuje to zamówienia dotyczące wakacji, podróży służbowych, premii, grzywien. Przygotowywana jest również Księga Rejestracyjna, w której będą spisywane wszystkie wydane zamówienia oraz dziennik podróży służbowych.
2. . Znaki należy na nich sporządzić w ciągu trzech dni od przyjęcia nowego pracownika. Warto zauważyć, że w 2017 roku ich rejestracja jest obowiązkowa nawet dla indywidualnych przedsiębiorców, którzy zdali. Wraz z tymi formularzami uruchamiana jest księga rachunkowa ruchu ksiąg roboczych i wkładek.
3. Karty w postaci T-2. Zawierają kluczowe dane pracowników. Są one albo przechowywane oddzielnie, albo składane w aktach osobowych.
4. Forma umowy o pracę. Będzie zawierana z każdym nowym pracownikiem, niezależnie od tego, jak długo jest zatrudniony. Ma zastosowanie w niektórych sytuacjach.
5. Wycena specjalna warunki pracy (SUT). Dokumenty te są tworzone dla każdego miejsca pracy. Wymieniaj je w większości przypadków z częstotliwością co 5 lat.
6. Harmonogram personelu.
7. Lokalne przepisy pracy.
8. Dokumenty, na podstawie których przypisywane są wynagrodzenia.

Formularze te są obowiązkowe do rejestracji w dziale personalnym.

W razie potrzeby mogą zostać wydane dodatkowe przepisy i próbki, na przykład.

Ważny: nie jest to wymagane przez prawo, ale pomocne mogą być opisy stanowisk i układ zbiorowy.

Po ustaleniu listy formularzy, które znajdą się w dziale personalnym, instrukcje krok po kroku zalecają stworzenie Rozporządzenia w sprawie prowadzenia zarządzania aktami kadrowymi.

Opracowanie standardowej umowy o pracę

Wielkim błędem jest myślenie, że nie jest konieczne zawieranie umowy o pracę z pracownikami krótkoterminowymi.

W rzeczywistości dokument jest podpisany ze wszystkimi pracownikami.

Praca biura personalnego od podstaw obejmuje przygotowanie próbki korporacyjnej.

Formularz zawiera następujące pozycje:

• pełna organizacja-pracodawca, adres prawny i faktyczny;
• dane przedstawiciela pracodawcy - pełna nazwa;
• dane pracownika - imię i nazwisko;
• stanowisko, które będzie zajmował;
• czas umowy;
• rodzaj działalności - praca główna lub praca w niepełnym wymiarze godzin;
• obowiązki zawodowe (lista lub link do opisów stanowisk krok po kroku);
• rozmiar (pożądane jest szczegółowe określenie wszystkich szczegółów bezpośrednio w umowie);
• godziny otwarcia;
• Wyniki SOUT dla danej lokalizacji;
• dane pracodawcy i pracownika;
• podpisy.

Pracodawca może dodać do dokumentu dodatkowe pozycje.

Rejestracja pierwszej pozycji

Kogo należy zatrudnić pierwszy? Nietrudno zgadnąć, że praca w biurze personalnym od podstaw wiąże się z powołaniem najpierw dyrektora.

Jak wykonać to zadanie?

Wiele zależy od formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa. Rozważmy trzy typowe sytuacje.

1. Organizacja z założycielami. W takim przypadku to oni podpiszą postanowienie o powołaniu dyrektora.
2. Indywidualne przedsiębiorstwo (lub organizacja z jednym założycielem). Wówczas indywidualny przedsiębiorca sam (lub założyciel) podpisze umowę zarówno dla siebie, jak i dla pracownika.
3. Dyrektora powołuje się na podstawie wyników wyborów. Wtedy drugą stroną umowy o pracę będzie przewodniczący wybranego organu.

Ważny: niezależnie od tego, kto powołuje dyrektora, obowiązkowe pozostają dwie czynności – podpisanie umowy o pracę i wydanie zarządzenia o przyjęciu na stanowisko dyrektora.

Oficer personalny jest zobowiązany do przestrzegania porządku chronologicznego wydawania rozkazów.

Powołanie dyrektora będzie pierwsze, powinno zawierać datę rozpoczęcia pełnienia przez niego obowiązków.

W przyszłości musisz zadbać o to, aby wszystkie zamówienia były ponumerowane w porządek chronologiczny. Ten moment jest sprawdzany przez organy nadzorcze.

Przenoszenie pracowników do innych miejsc pracy

Zgodnie z instrukcjami krok po kroku, po dyrektorze należy wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg pracy.

Należą do form ścisłego raportowania, dlatego wymagają ostrożnego obchodzenia się.

Jeśli menedżer jeszcze nikogo nie zatrudnił i musi samodzielnie zarządzać aktami kadrowymi od podstaw, może te obowiązki przejąć.

W tym celu wydawane jest odpowiednie zamówienie. Następnie prowadzenie ksiąg pracy można powierzyć wynajętemu pracownikowi. Odbywa się to również na zamówienie.

Ważny: wymóg wydania nakazu prowadzenia ksiąg pracy poprzez wydanie nakazu określa dekret rządowy.

Praca w biurze personalnym od podstaw obejmuje jeszcze jeden etap – zatrudnianie pracowników.

Dla każdego nowego pracownika przygotowywany jest pakiet formularzy, w tym:

• umowa o pracę;
• Opis pracy;
• kolejność mianowania;
• indywidualna karta T-2;
• i inne dokumenty.

Będziesz także musiał sporządzić zeszyt ćwiczeń, umieścić w nim niezbędne znaki.

Formularze wraz z wnioskiem o zatrudnienie są połączone z aktami osobowymi.

Wszystkie niezbędne dokumenty są przekazywane do działu księgowości w celu dalszej rozliczenia płac.

Podsumujmy powyższe. Instrukcje krok po kroku aby rozpocząć pracę w biurze personalnym, mają tylko ogólny widok.

Obejmują one wybór regulaminu, sporządzenie listy dokumentów personalnych, projekt dyrektora i innych pracowników.

W 2017 roku, podobnie jak dotychczas, obowiązkowe jest podpisanie umowy o pracę ze wszystkimi pracownikami.

Wykład 1 Prowadzenie ewidencji kadrowej dla początkujących, umowa o pracę