A przy elektronicznym zarządzaniu dokumentami, czy te dokumenty mają moc prawną? jak potwierdzić fakt wysyłki? z góry dziękuję!

Jak zorganizować papierkową robotę w księgowości. Moc prawna elektronicznego zarządzania dokumentami. Co powinno znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości dotyczącej elektronicznego zarządzania dokumentami.

Pytanie: A przy elektronicznym zarządzaniu dokumentami, czy te dokumenty mają moc prawną? jak potwierdzić fakt wysyłki?

Odpowiedź: Tak, dokumenty podpisane podpisem elektronicznym (kwalifikowany, prosty, niekwalifikowany) są uznawane za równoważne z dokumentami na papierze, mają moc dokumentów papierowych z podpisem własnoręcznym.

Takie oświadczenie wynika z przepisów ust. 1 i 2 art. 6 ustawy z dnia 6 kwietnia 2011 r. o podpisie elektronicznym nr 63-FZ.

Racjonalne uzasadnienie

Jak zorganizować papierkową robotę w księgowości

Dokumenty elektroniczne

Jak wystawić i poświadczyć elektroniczny dokument podstawowy

Dokumenty pierwotne mogą być sporządzone zarówno na papierze, jak i w w formie elektronicznej(Część 5, art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ). Ta druga opcja jest możliwa, jeśli dokumenty są poświadczone podpisem elektronicznym ().

Format składania dokumentu przekazania towarów w operacjach handlowych w formularz elektroniczny zatwierdzone zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 30 listopada 2015 r. Nr ММВ-7-10/551. Format przesyłania dokumentu dotyczącego przekazania wyników pracy (dokument dotyczący świadczenia usług) w formie elektronicznej został zatwierdzony zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 30 listopada 2015 r. Nr MMV-7-10 / 552. Te formaty są istotne w działalność gospodarcza, oraz przy składaniu dokumentów na żądanie kontroli w formie elektronicznej.

A jeśli organizacja sporządza dokumenty nie w formacie zatwierdzonym przez Federalną Służbę Podatkową Rosji? Następnie przekaż formularze inspektorom w wersji papierowej - kopie potwierdź z adnotacją, że dokumenty są podpisane podpisem elektronicznym.

Podobne wyjaśnienia podano w piśmie Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 10 listopada 2015 r. Nr ED-4-15 / 19671.

Szczegółowe informacje na temat składania dokumentów do inspektorów podatkowych znajdziesz tutaj:

1. Jak składać dokumenty na żądanie inspektorów podczas kontroli podatkowej;
2. Jak złożyć dokumenty na żądanie inspektorów podczas kontroli podatkowej na miejscu.

Podpis elektroniczny

Istnieć następujące typy podpis elektroniczny:

1. prosty;
2. wzmocniony niewykwalifikowany;
3. wzmocnione kwalifikacje.

Jakiego podpisu elektronicznego należy użyć dla podstawowych dokumentów księgowych, określają federalne standardy rachunkowości (klauzula 4, część 3, art. 21 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ). Ale obecnie nie ma takiego standardu. Dlatego możesz podpisać podstawowy dowolny podpis elektroniczny.

Dokument podpisany prostym lub rozszerzonym podpisem niekwalifikowanym ma efekt dokumentu papierowego z podpisem odręcznym. Ale tylko wtedy, gdy istnieje umowa między kontrahentami, aby zweryfikować te podpisy. Podobne wnioski wynikają z paragrafów i art. 6 ustawy z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ i potwierdzają pisma Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 stycznia 2016 r. Nr 03-03-06 / 1/259, z dnia 5 maja 2015 r. Nr 07-01-06/25701 , z dnia 4 sierpnia 2015 r. Nr 03-03-06 / 44905 , Federalna Służba Podatkowa Rosji z dnia 19 maja 2016 r. Nr SD-4-3 / 8904 .

Należy zauważyć, że wcześniej Ministerstwo Finansów Rosji zajmowało inne stanowisko: dokumenty pierwotne muszą być poświadczone tylko wzmocnionym podpisem kwalifikowanym. Jeśli używasz prostego lub rozszerzonego podpisu niekwalifikowanego, to dokumenty nie mogą być przyjmowane do księgowości i księgowości podatkowej. Takie wyjaśnienia udzieliło Ministerstwo Finansów Rosji w pismach z dnia 12 kwietnia 2013 r. nr 03-03-07/12250 z dnia 25 grudnia 2012 r. nr 03-03-06/2/139 z dnia 28 maja 2012 r. nr 03-03-06/2/67, 7 lipca 2011 nr 03-03-06/1/409.

Biorąc pod uwagę fakt, że w późniejszych pismach Ministerstwo Finansów Rosji złagodziło swoje stanowisko, dokumenty cyfrowe mogą być opatrzone dowolnym podpisem elektronicznym. Bezpieczniej jest jednak używać ulepszonego podpisu kwalifikowanego.

Co powinno znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości dotyczącej elektronicznego zarządzania dokumentami

Jeżeli organizacja zdecydowała się na sporządzenie podstawowych dokumentów w formie elektronicznej, ten sposób prowadzenia dokumentacji musi znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości. W szczególności w polityce rachunkowości konieczne jest ustalenie:
- wykaz dokumentów związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentami;
- listę pracowników, którzy mają prawo do podpisywania dokumentów elektronicznych;
- metoda elektronicznej wymiany dokumentów (z udziałem lub bez udziału operatora elektronicznego zarządzania dokumentami);
- procedura przechowywania dokumentów elektronicznych;
- sposób składania dokumentów na żądanie inspekcji podatkowej (w formie elektronicznej lub papierowej).

Jednak formaty dokumentów elektronicznych, z których korzysta organizacja, nie muszą być odzwierciedlone w polityce rachunkowości. Zostało to potwierdzone przez Federalną Służbę Podatkową Rosji w piśmie z dnia 10 listopada 2015 r. nr ED-4-15/19671. Chociaż niniejszy list dotyczy zasad rachunkowości do celów podatkowych, zawarcie Federalnej Służby Podatkowej Rosji ma również znaczenie dla zasad rachunkowości do celów księgowych.

Ustawa federalna nr 63-FZ z dnia 6 kwietnia 2011 r. o podpisie elektronicznym

Artykuł 6

1. Informacja w formie elektronicznej, podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest uznawana za dokument elektroniczny, równoznaczny z dokumentem papierowym podpisanym własnoręcznym podpisem i może być wykorzystywana w dowolnym stosunku prawnym zgodnie z prawem Federacja Rosyjska, z wyjątkiem przypadku, gdy ustawy federalne lub regulacyjne akty prawne przyjęte zgodnie z nimi wymagają sporządzenia dokumentu wyłącznie na papierze.

2. Informacje w formie elektronicznej, podpisane prostym podpisem elektronicznym lub niekwalifikowanym podpisem elektronicznym, są uznawane za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu własnoręcznym podpisem, w przypadkach określonych w ustawach federalnych, regulacyjnych aktach prawnych przyjętych zgodnie z je lub porozumienie między uczestnikami interakcji elektronicznej. Regulacyjne akty prawne i umowy między uczestnikami interakcji elektronicznej, które ustanawiają przypadki uznawania dokumentów elektronicznych podpisanych niekwalifikowanym podpisem elektronicznym za równoważne z dokumentami papierowymi podpisanymi własnoręcznym podpisem, powinny przewidywać procedurę weryfikacji podpisu elektronicznego. Regulacyjne akty prawne i umowy między uczestnikami interakcji elektronicznej ustanawiające przypadki uznania dokumentów elektronicznych podpisanych prostym podpisem elektronicznym za równoważne z dokumentami papierowymi podpisanymi odręcznym podpisem muszą być zgodne z wymogami art. 9 niniejszej ustawy federalnej

Czy podpis elektroniczny jest prawnie wiążący??

To pytanie jest interesujące dla wielu użytkowników, którzy otrzymują lub chcą otrzymywać EDS.

Teraz postaramy się szczegółowo rozważyć ten problem i dowiedz się, co daje prawny siła dokument podpisany elektroniczny kryptograficzny podpis.

Cyfrowy podpis stał się narzędziem, bez którego obecnie niemożliwe jest wykonanie pewnych czynności, które prawny znaczenie, na przykład:

• Wykonuj papierkową robotę z agencje rządowe i organizacje kontrahentów.
• Zdalnie podpisuj umowy i duże kontrakty.
• Potwierdź swoje autorstwo.
• Podawać zwrot podatku, raporty księgowe.
• Uzyskaj informacje ze strony internetowej usług publicznych itp.

Ponieważ moc prawna jest specjalną właściwością, która jest dołączona do czegoś na mocy prawo, to ze względu na jego szczególne znaczenie Podpis elektroniczny jest prawnie wiążący. Ponadto legalne siła podaje się dokument cyfrowy: jego obowiązkowe dane, potwierdzenie władzy organu, który go wydał, autentyczność, autentyczność.

Oficjalne dokumenty cyfrowe wysyłane zdalnie:

• Potwierdź tożsamość osoby.
• są niezmienne.
• Posiadają specjalną ochronę przed fałszowaniem informacji.
• Są one podpisywane podpisem elektronicznym, który jest wydawany przez wyspecjalizowane organy i organizacje.

Wybierz podpis

Na podstawie tych cech można argumentować, że dokument podpisany EDS ma moc prawną w pełni.

Zgodnie z F Z Podpisane dokumenty nr 63 elektroniczny podpis, mają takie samo znaczenie prawne jak papier ręka podpisana przez mężczyznę. Tj, EDS jest analogiem odręcznie podpisy osoba podpisująca zdalnie dokument, dlatego moc prawna EDS niezaprzeczalny.

Elektroniczny dokument potwierdzony EDS, będzie miał siła absolutnie w każdym stosunku prawnym, czy to handlowym, bankowym, księgowym, finansowym, podatkowym i innych. Podpis elektroniczny i moc prawna- połączenie, które jest nierozerwalne, ponieważ jest ustanowione przez obecne ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Czy podpis elektroniczny jest ważny? Oczywiście, jeśli zostanie odebrany zgodnie ze wszystkimi zasadami ustanowionymi przez prawo i posiada wszelkie niezbędne cechy, aby uznać go za prawnie istotny.

Elektroniczny klucz cyfrowy używany do elektroniczny o obieg dokumentów i otrzymane zgodnie z wymaganiami prawo, robi dokument w elektroniczny formularz równoważny z papierem podpisanym odręcznie podpis osoba.

To jest najważniejsze znaczenie prawne podpis elektroniczny.

A więc znaczenie prawne elektroniczny podpisy i uznanie dokument odpowiednik wersji papierowej z odręcznie podpis ustanowiony (jak wspomniano powyżej) na mocy prawo lub za zgodą stron. Dlatego należy zastanowić się, co powinno być określone w takiej ustawie lub umowie.

Powinny więc zawierać:

1. Kolejność weryfikacji elektronicznego podpisu kryptograficznego.
2. Zasady, według których określa się sygnatariusza elektronicznego dokumentu cyfrowego.
3. Obowiązki osoby tworzącej EDS do przestrzegania warunków poufności.

Prawny wartość podpisu elektronicznego jest cechą charakterystyczną każdego e- podpis. To nie jest bezpośrednia wskazówka prawo, ale takie wnioski można wyciągnąć z analizy całego ustawodawstwa. Na przykład przepisy prawo„O rachunkowości” nie mówią jakiego rodzaju EDS powinien być używany do księgowości dokumenty być prawnie wiążące. Jednocześnie nie ma w tym żadnych ograniczeń. Dlatego możemy założyć, że każdy podpis będą uważane za równe odręcznie kryptograficzny podpisy osoba w tej dziedzinie.

Z jednej strony kod podatkowy rozpoznaje tylko dokument, podpisany przez ulepszony kwalifikowany procesor, z drugiej strony, gdy osoby fizyczne złożą deklarację, jest ona uznawana za znaczącą dokumenty, które są podpisane przez niewykwalifikowany EDS.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli mówimy o normatywnej regulacji relacji, które rozwinęły się podczas elektroniczny obieg dokumentów, widać duży problem. I jest praktycznie nie do rozwiązania. W Rosji nie ma prawo, który zawierałby wszystkie niezbędne informacje o elektroniczny dokument, jego znaczenie. Wynika to z faktu, że obecnie jest ich bardzo dużo dokumenty, bez formy papierowej. Papier obieg dokumentów jest mniej lub bardziej uregulowany ze względu na fakt, że dla długi czas rozwinęła się praktyka duża liczba akty prawne regulujące każdy rodzaj osobno dokument. Jednocześnie nie ma praktyki, ustaw, regulaminów, które określałyby zasady i tryb funkcjonowania elektroniczny cyfrowy obieg dokumentów wyjaśniłby znaczenie jednego lub drugiego dokument podpisany elektroniczny kryptograficzny podpis.

Dokumenty elektroniczne stopniowo stają się elementem działalności gospodarczej rosyjskich firm. Są wygodne, pozwalają nie zaśmiecać biura kupą papieru, a firmy mogą wymienić takie dokumenty w kilka sekund. Ale co jest potrzebne, aby dokument elektroniczny miał moc prawną? I jak udowodnić słuszność dokument elektroniczny w sądzie?

Na te pytania odpowiada prawnik elektronicznego systemu handlu B2B-Center Dmitrij Kazantsev.

Moc prawna elektroniki

dokument

Obecne rosyjskie prawodawstwo dopuszcza możliwość przetwarzania transakcji za pomocą dokumentu elektronicznego, pod warunkiem, że takie dokumenty są podpisane podpisem elektronicznym. Odpowiednie zasady zawarte są w art. 434 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej oraz w części 4 art. jedenaście prawo federalne z dnia 27 lipca 2006 r. nr 149-FZ „O informacji, technologia informacyjna oraz o ochronie informacji” (dalej – ustawa nr 149-FZ).

W formie elektronicznej można sporządzać nie tylko umowy, ale także pierwotne i skonsolidowane dokumenty księgowe - pod warunkiem, że są one poświadczone podpisem elektronicznym (art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. Nr 129-FZ „O rachunkowości” ). Artykuł 169 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej wyraźnie zezwala na przygotowywanie i wystawianie faktur w formie elektronicznej za obopólną zgodą stron transakcji i jeśli są one zgodne środki techniczne do akceptacji i pod warunkiem, że faktura elektroniczna jest podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym szefa firmy lub osoby przez niego upoważnionej (procedura wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej została zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dn. 25.04.11 nr 50n i ich formaty - na zlecenie Federalnej Służby Podatkowej Rosji nr ММВ-7-6/ [e-mail chroniony] około. autor.).

Tym samym kluczowym elementem każdego dokumentu elektronicznego, wskazującym na jego moc prawną i potwierdzającym fakt wysłania przez odpowiednią stronę, jest podpis elektroniczny. Jego obecność nie jest ostatnim faktem w toku procesu, dlatego też trzeba powiedzieć więcej o prawnej regulacji podpisu elektronicznego.

Elektroniczny

W ust. 1 art. 6 ustawy federalnej z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ „O podpisie elektronicznym” (dalej - ustawa nr 63-FZ) stanowi, że zgodnie z główna zasada informacja w formie elektronicznej podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest uznawana za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu własnoręcznym podpisem. Podobna zasada została ustanowiona w ust. 3 art. 11 ustawy nr 149-FZ. Wymóg ten jest sformułowany jako norma imperatywna, jednak sądy mają prawo do uznania prawidłowego poświadczenia informacji oraz prosty podpis co często robią w praktyce.

Tutaj dochodzimy do pytania o rodzaje podpisów elektronicznych zalegalizowanych we współczesnym ustawodawstwie rosyjskim. Artykuł 5 ustawy nr 63-FZ wymienia następujące rodzaje podpisu elektronicznego:

1. Prosty podpis elektroniczny.

Gdy jest stosowany, fakt złożenia podpisu elektronicznego przez określoną osobę potwierdza się za pomocą kodów, haseł lub innych środków.

2. Ulepszony podpis elektroniczny.

Ona musi:

1) powstały w wyniku kryptograficznego przekształcenia informacji przy użyciu klucza podpisu elektronicznego;

2) umożliwiają identyfikację osoby, która podpisała dokument elektroniczny;

3) umożliwiają wykrycie faktu dokonania zmian w dokumencie elektronicznym po chwili jego podpisania;

4) być złożone z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

3. Ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ulepszone podpisy elektroniczne dzielą się na kwalifikowane i niekwalifikowane. Klucz weryfikacyjny ulepszonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego musi być określony w kwalifikowanym certyfikacie.

Informacja w formie elektronicznej, podpisana prostym podpisem elektronicznym lub niekwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest uznawana za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu własnoręcznym podpisem. Jeżeli zgodnie z prawem lub praktyką gospodarczą dokument musi być poświadczony pieczęcią, wówczas dokument elektroniczny podpisany wzmocnionym podpisem elektronicznym jest uznawany za równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu własnoręcznie i poświadczonemu pieczęcią. Zasada ta jest ustanowiona w częściach 2 i 3 art. 6 ustawy nr 63-FZ. Innymi słowy, prosty i niekwalifikowany podpis elektroniczny odpowiada autografowi, a wzmocniony odpowiada poświadczeniu dokumentu podpisem i pieczęcią. W ten sposób wzmocniony podpis niekwalifikowany może być rozpoznawany zarówno jako analog podpisu, jak i jako odpowiednik podpisu z pieczęcią.

Elektroniczny

dokument w sądzie

Dokumenty wysłane przez E-mail, zgodnie z powyższą klasyfikacją, można nazwać podpisanym prostym podpisem elektronicznym. Sąd może jednak uznać wymianę takich dokumentów za prawidłowe zawarcie umowy, jeżeli okoliczności sprawy wskazują na realność transakcji: np. realizowana jest dostawa towaru, co potwierdzają faktury, listy przewozowe i zlecenia płatnicze. W szczególności taki stan prawny potwierdza postanowienie Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 17 października 2008 r. nr 13675/08.

Dokument elektroniczny jest składany do sądu w formie drukowanej z zaświadczeniem kierownika lub upoważnionego pracownika organizacji składającej ten dokument do sądu. To świadectwo musi wskazywać, że wydrukowana wersja papierowa odpowiada oryginałowi elektronicznemu. Jeżeli dokument jest podpisany prostym podpisem elektronicznym, to co najmniej data i godzina powstania takiego dokumentu elektronicznego oraz strona, która wysłała ten dokument, powinny być wyraźne z przesłanego wydruku. Jeżeli dokument elektroniczny jest podpisany podpisem wzmocnionym, to wydruk musi zawierać specjalny znak na podpisie elektronicznym.

Sąd może uznać umowę zawartą za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeżeli każda ze stron złożyła identyczne wydruki takiej umowy. Jednocześnie takie nawet identyczne odpisy papierowe, niepotwierdzone innymi dowodami, nie mogą stanowić potwierdzenia zawarcia umowy. Ale co, jeśli dowody nie zostaną zebrane, a przedłożone przez strony kopie umów zawierają różne warunki? Aby zapobiec takim sytuacjom podczas procesu, konieczne jest, nawet przy zawarciu umowy, poświadczenie jej wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Taki podpis umożliwi poświadczenie dwóch zasadniczych punktów: po pierwsze, że umowa została podpisana przez właściwą stronę (ponieważ certyfikat jest zarejestrowany i wystawiony ze stanowiskiem sygnatariusza), a po drugie, że dokument podpisany wzmocnioną kwalifikowany podpis elektroniczny po podpisaniu pozostał niezmieniony.

W części 1 art. 4 ustawy federalnej z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym”, która nadal obowiązuje, ustala się następujące cechy, przy jednoczesnym przestrzeganiu, które elektroniczne podpis cyfrowy uważane za równoważne z odręcznym:

1. Certyfikat klucza podpisu jest ważny w chwili weryfikacji lub w chwili podpisywania dokumentu elektronicznego.

2. Potwierdzono autentyczność podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym.

3. Podpis elektroniczny jest stosowany zgodnie z informacjami określonymi w certyfikacie klucza podpisu.

Autentyczność podpisu elektronicznego i niezmienność podpisanego tym podpisem dokumentu elektronicznego może potwierdzić ośrodek certyfikacji, który taki podpis wydał. W przypadku sporu w sądzie o treść dokumentu elektronicznego konieczne jest zlecenie egzaminu w centrum certyfikacji. Będzie mógł również potwierdzić ważność certyfikatu podpisu w momencie podpisywania dokumentu elektronicznego.

Należy wziąć pod uwagę fakt, że centrum certyfikacji nie może potwierdzić ani zaprzeczyć autentyczności podpisu elektronicznego wydanego przez inne centrum certyfikacji. Dlatego też, jeśli dokument elektroniczny jest poświadczony kilkoma podpisami elektronicznymi wydanymi przez różne centra certyfikacji, to w przypadku sporu co do treści dokumentu należy zamówić badanie w każdym z tych centrów certyfikacji.

Technologie informacyjne i dokumenty elektroniczne są mocno zakorzenione w naszym codziennym życiu. Czasami nawet nie podejrzewamy, ile informacji otrzymujemy i przekazujemy poprzez taką właśnie interakcję.

Mówiąc o dokumentach elektronicznych nie należy zapominać, że w ogólnym kontekście mogą to być dowolne informacje, wszelkie treści stworzone przez osobę lub uzyskane w wyniku komunikacji i interakcji z ludźmi lub systemami (warto odwołać się do pojęć „przekazu elektronicznego” oraz „dokument elektroniczny”, zapisany w ustawie federalnej „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”).

Jednak im więcej dokumentów elektronicznych przenika do naszego życie codzienne tym bardziej na nich polegamy. Dziś duża ilość ważnych i znaczących informacji przechowywana jest w formie elektronicznej, dzięki czemu można dokonać rezerwacji do słów klasyki z uwzględnieniem nowych technologii. Innymi słowy, czy tylko kawałek papieru może zabić nowoczesny mężczyzna? W tym artykule porozmawiamy o prawnym znaczeniu dokumentów elektronicznych.

Koncepcje znaczenia prawnego i mocy prawnej dokumentu

Skrót JUZED (dokument elektroniczny o znaczeniu prawnym) jest dość często używany w artykułach i raportach dotyczących zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Jaka jest różnica między dokumentem mającym znaczenie prawne? Aby to zrobić, musimy ustalić, jakie znaczenie prawne ma dokument. Wymagana definicja jest podana w GOST R 7.0.8-2013. System standardów informacyjnych, bibliotecznych i wydawniczych. Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje (dalej - GOST R 7.0.8-2013).

Prawne znaczenie dokumentu- własność dokumentu, który ma służyć jako potwierdzenie działalność biznesowa lub wydarzenia osobiste.

Znaczenie prawne jest ściśle związane z pojęciem mocy prawnej dokumentu, ale konieczne jest ich rozróżnienie (o tym mówiliśmy już w artykule „Papierowy czy binarny kodeks: test wytrzymałości”).

Ta sama norma, o której mowa powyżej, definiuje pojęcie mocy prawnej dokumentu.

Moc prawna dokumentu- własność dokumentu urzędowego powodująca skutki prawne.

Jak widać, w tej definicji nie mówimy już o prostym dokumencie, ale o oficjalnym. Wróćmy ponownie do standardu GOST R 7.0.8-2013.

Oficjalny dokument- dokument stworzony przez organizację, urzędnika lub obywatela, sporządzony w określony sposób.

A zatem, aby dokument miał moc prawną, musi mieć charakter urzędowy i prawnie istotny.

Wszystko to w pełni dotyczy dokumentów elektronicznych z zastrzeżeniem, że aby nadać im moc prawną, należy uwzględnić specyfikę ich formy.

Moc prawna dokumentu elektronicznego

Moc prawną dokumentu zapewnia przestrzeganie szeregu zasad:

1. Dokument jest sporządzony zgodnie z ustaloną procedurą.
2. Treść dokumentu nie jest sprzeczna z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.
3. Dokument podpisuje osoba upoważniona.

W przypadku dokumentów elektronicznych pojawia się jeszcze jedna pozycja:

4. Praca z takimi dokumentami musi być zgodna z przepisami ustanowionymi przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (dotyczy faktur).

Na przykład ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej pozwala nam zawierać umowy w formie elektronicznej i podpisywać je podpisem elektronicznym (dalej - ES), ale z zastrzeżeniem, że jednocześnie wymagania ustawodawstwa w zakresie stosowania ES są brane pod uwagę. Dlatego dokument elektroniczny podpisany przez prosty lub niewykwalifikowany ES nie będzie miał mocy prawnej w przypadku niezgodności z wymogami ustawy federalnej „O podpisie elektronicznym”.

Inny przykład można podać przywołując procedurę wymiany faktur w formie elektronicznej. Taka faktura będzie miała moc prawną, to znaczy da podatnikowi prawo do odliczenia podatku VAT tylko wtedy, gdy spełnione zostaną wymogi Rozporządzenia Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 10 listopada 2015 r. Nr 174n . W przeciwnym razie podatnik nie będzie mógł skorzystać z przysługującego mu prawa, gdyż nie będzie dokumentu je generującego.

Należy zauważyć, że sam operator elektronicznego zarządzania dokumentami w tym przypadku nie tyle zapewnia prawne znaczenie dokumentu, ile jest jednym z obowiązkowych elementów jego dostarczenia.

W przypadku dokumentów papierowych jest to prawie niemożliwe, dlatego przy pracy z dokumentami elektronicznymi należy wziąć pod uwagę ich specyfikę i zachować ostrożność w przestrzeganiu wymogów prawa w tym zakresie.

Należy również zauważyć, że wielu dokumentów po prostu nie da się przerobić na formę elektroniczną. I choć ustawodawca tego nie zabrania, a czasem wręcz bezpośrednio na to zezwala, to z przyczyn pośrednich (niemożność dalszej pracy z takimi dokumentami, brak regulacji dotyczących ich przechowywania itp.) nie można tego zrobić.

Na przykład, dokumenty personalne. Większość z nich dotyczy dokumentów o długotrwałym, a nawet stałym przechowywaniu (np. akta osobowe i karty przechowywane są przez 75 lat). Po pierwsze, aby zapewnić znaczenie prawne takich dokumentów w formie elektronicznej przez cały okres przechowywania, należy przestrzegać szeregu warunków technicznych; po drugie, dokumenty, które wymagają ponownego podpisania przez np. pracownika, wygodniej przechowywać na papierze.

Zagadnienia

Dla organizacji ważne jest zapewnienie mocy prawnej zarówno „wewnętrznym”, jak i „zewnętrznym” dokumentom elektronicznym. W przypadku nieporozumień, sporów czy sporów sądowych możesz udowodnić swoją sprawę tylko przy pomocy UŻYWANEJ (dotyczy to wszelkich dokumentów elektronicznych, a nie tylko dokumentów podmiotów gospodarczych).

Jednak często jednym z głównych czynników hamujących przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami dla organizacji jest obawa przed brakiem akceptacji i podejrzliwe podejście do takich dokumentów ze strony agencji rządowych i kontrahentów.

Co więcej, to właśnie państwo często inicjuje przejście (czasem wręcz obowiązkowe – jak w przypadku sprawozdawczości podatkowej) na elektroniczne zarządzanie dokumentami (np. najnowsze zmiany w prawodawstwie proceduralnym. Choć z reguły ustawodawca nie jest zaniepokojony o szczegółowe uregulowanie pracy z dokumentami elektronicznymi na całym ich koło życia(od stworzenia do zniszczenia), co rodzi wiele pytań i obaw. W każdym razie dokumenty elektroniczne są naszą rzeczywistością i trzeba nie tylko się z tym pogodzić, ale także wykorzystać na dobre.

Początkowo wydaje się, że wymagań dla dokumentów elektronicznych jest więcej i trudniej je spełnić niż praca „na papierze”, ale już na samym początku korzystania z elektronicznego zarządzania dokumentami staje się jasne, że to tylko kwestia nawyk.

Pod moc prawna każdy dokument jest zrozumiały zdolność nośnika materialnego z zapisanymi na nim informacjami samodzielnie lub w połączeniu z innymi dokumentami do wywoływania określonych skutków prawnych. To moc prawna dokumentu decyduje o jego znaczeniu prawnym i możliwości wykorzystania go jako dowodu w sądzie.

GOST R51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje” określa skutek prawny dokument jako własność dokumentów urzędowych, dołączone do niego przez obowiązujące prawodawstwo, kompetencje organu, który go wydał, oraz ustanowioną procedurę rejestracji.

Tak więc moc prawną dokumentu interpretuje się jako:

• 1) miejsce w ogólnej hierarchii normatywnych aktów prawnych
• (ustawa, dekret, dekret, instrukcja itp.);
• 2) obowiązek oparty na zasadzie legalności;
• 3) właściwość organu, który wydał akt.

Ponadto we wszystkich przypadkach dokument musi być sporządzony w określony sposób, a także pochodzić od osoby upoważnionej do jego tworzenia.

GOST 2.051-2006-ESKD „Dokumenty elektroniczne. Postanowienia ogólne”, wprowadzony w życie zarządzeniem Rostekhregulirovanie z dnia 22 czerwca 2006 r. Nr 119-st, ustalono, że dokument elektroniczny składa się z dwóch części: znaczący I wymagany. Ponadto w wymaganej części można wprowadzić dodatkowe szczegóły, z uwzględnieniem specyfiki aplikacji i obiegu dokumentu elektronicznego. Ustalono nomenklaturę dodatkowych szczegółów i zasady ich certyfikacji dokumenty normatywne samo przedsiębiorstwo.

W związku z tym szczególnie ważna jest wymagana część każdego dokumentu. Rozważmy to bardziej szczegółowo.

Treść dokumentu i jego forma prawna są zawsze powiązane z pewnymi szczegółami, które z reguły charakteryzują podmioty, które skompilowały i poświadczyły dokument, i umożliwiają ich identyfikację. Rekwizyty z kolei są powiązane z zewnętrzną i wewnętrzną formą prezentacji dokumentu. GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje” określa szczegóły dokumentu jako obowiązkowy element jego oficjalnej rejestracji.

Punkt orientacyjny dla poprawny projekt dokumenty i włączenie do ich treści niezbędnych atrybutów to GOST 6.10.4-84 „Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszynowym i machinogramowi stworzonemu przez technologię komputerową. Podstawowe postanowienia”, zatwierdzone dekretem normy państwowej ZSRR z 9 października 1984 nr 3549. Wśród szczegółów, ten GOST wzywa numer rejestracyjny dokument; Data rejestracji; podpis (kod) osoby odpowiedzialnej za sporządzenie dokumentu lub osoby zatwierdzającej dokument; treść dokumentu; nazwa organizacji – twórca dokumentu; lokalizacja organizacji itp. Należy zauważyć, że GOST 6.10.4-84 umożliwia również wprowadzenie dodatkowych szczegółów do dokumentu na nośniku maszynowym.

istnieje stała część rekwizytów dokument (niezmienna część dokumentu zastosowana podczas jego produkcji) oraz zmienna część rekwizytów(zmienna część danych dokumentu, wpisywana podczas jego wypełniania).

Brak jednego lub więcej szczegółów pociąga za sobą nieważność lub nieważność dokumentu elektronicznego. Jeśli treść lub wymagana część dokumentu jest zniekształcona, dokument może zostać sfałszowany. Taki nieprawdziwy dokument w niektórych przypadkach pociąga za sobą niekorzystne konsekwencje dla jego twórcy lub okaziciela. Na przykład w przypadku wykrycia fałszerstwa lub fałszerstwa takiego dokumentu powstaje negatywna odpowiedzialność prawna osób, które dopuściły się takich działań. W szczególności odpowiedzialność administracyjna jest przewidziana w Kodeksie wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w art. 14.13 (fałszowanie dokumentów księgowych i innych dokumentów księgowych); Sztuka. 19.23 (fałszowanie dokumentów, pieczęci, pieczęci lub formularzy, ich używanie, przekazywanie lub sprzedaż); odpowiedzialność karna wynika z art. 186.187, 233, 292, 327 Kodeksu Karnego Federacji Rosyjskiej.

Szczegóły tradycyjnych dokumentów. Moc prawna dokumentu urzędowego zapewnia dostępność niezbędnych szczegółów. Obowiązkowe szczegóły dla niektórych rodzajów dokumentów to obecność samego tekstu, podpis, data produkcji (kompilacja), nazwa organizacji - autora dokumentu, kod organizacji według krajowego klasyfikatora przedsiębiorstw i organizacji (OKPO), nazwa dokumentu, data, indeks, tekst, wizy, podpis urzędnicy, znak na wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie. W zależności od rodzaju dokumentu oraz trybu jego przygotowania i wykonania, skład detali może być bardzo różny.

Szczegóły dokumentu elektronicznego. Dokument elektroniczny musi mieć więcej niż szeroki zasięg rekwizytów, zwanych metadanymi, w porównaniu z tradycyjnymi, papierowymi dokumentami. To dlatego, że nowoczesne technologie umożliwiają dokonywanie zmian w tekście bez pozostawiania śladów na nośniku maszyny, dlatego w celu zapewnienia wiarygodności dokumentu elektronicznego potrzebne są dodatkowe mechanizmy ochrony prawnej i technicznej. Wymieńmy tylko kilka z nich:

• 1) dostarczenie dokumentu ES;
• 2) obecność innego odpowiednika podpisu odręcznego, np. EGP, który jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnych pieczęci, pieczęci, odręczne podpisy(podobizna). W szczególności EGP można od razu umieścić w dokumencie tekstowym i graficznym edytora Word, bez konieczności dodatkowego drukowania i skanowania dokumentu. Tym samym dokument podpisany przez PGP jest dodatkowo chroniony przed redakcją i nielegalnym kopiowaniem;
• 3) obliczenie charakterystyki kontrolnej pliku według określonych algorytmów (obliczenie funkcji skrótu).

Szczegóły wraz z treścią dają dokumentowi pewną pewność i niosą ze sobą Dodatkowe informacje. Dzięki tym atrybutom dokumentowi nadaje się orientację o silnej woli; dzieje się tak np. w momencie podpisywania przez strony umowy sieciowej. Szczegóły są dowodem, że informacje zawarte w treści dokumentu zostały sporządzone i zapisane na nośniku przez samą osobę, w imieniu której dokument został podpisany i wprowadzony do obiegu cywilnego.

Analiza wykazała, że ​​oznakami mocy prawnej dokumentu są:

• 1) oznaczenie osoby, która podpisała (sporządziła) dokument;
• 2) dostępność szczegółów (podpisy, pieczęcie, inne dane wyjściowe);
• 3) możliwość wykorzystania dokumentu jako dowodu w sądzie; dokument ze szczegółami jest w stanie poświadczyć pewne fakty, co nie pozwala na jego zmianę lub usunięcie bez kontroli.

Tak więc moc prawna dokumentu elektronicznego zależy od obecności niezbędnych atrybutów i wdrożenia niezbędnych procedur prawnych do ich wykonania. Jednocześnie dokument elektroniczny ma również swoją specyfikę, ze względu na inną technologię jego wytwarzania i obiegu. Główna różnica między dokumentem elektronicznym polega na tym, że nie można się na nim ani na piśmie podpisać.

• GOST 2.051-2006-ESKD. Dokumenty elektroniczne. Postanowienia ogólne. M.: Standartinform, 2006.
• GOST 6.10.4-84. Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszynowym oraz machinogramowi stworzonemu techniką komputerową. Postanowienia podstawowe. Moskwa: Wydawnictwo IPK Standards, 2001.