Dokumenty normatywne i aspekty prawne

Lista dokumentów, których nie można sporządzić w wersji papierowej. Chodźmy do dokumenty elektroniczne

Jakow Zorin
29 czerwca 2017 12:55

Kiedyś urzędnicy sprzeciwiali się przejściu z dzienników papierowych na elektroniczne systemy zarządzania dokumentami. Obecnie w większości organizacji wewnętrzne zatwierdzanie dokumentów odbywa się już w EDMS i nie budzi obaw. Teraz mamy nowe możliwości, które dają jeszcze więcej więcej perspektyw aby przejść całkowicie bez papieru. Jednocześnie jednak zaczynają nas ogarniać nowe lęki.

Niektórzy mogą mieć nieprzyjemne uczucie niepewności i zwątpienia podczas czytania frazy „dokument elektroniczny”. Od razu nasuwa się tak wiele pytań: czy to wiarygodne? Jak przechowywać? Czy sądy przyjmą?

Ale dlaczego nikt nie zadaje tych samych pytań podczas pracy z papierem, tylko dlatego, że jest znajomy i wydaje się niezawodny. Chociaż „papierowe” ustawodawstwo nie jest idealne i można znaleźć niedociągnięcia. Owszem, ramy regulacyjne dotyczące zarządzania dokumentami elektronicznymi również są dalekie od doskonałości i wciąż są białe plamy, ale rozwijają się i stale poprawiają, podczas gdy przepisy „papierowe” stopniowo stają się przestarzałe.

Ale co z naszymi pytaniami? Musimy szukać na nie odpowiedzi. Dokument elektroniczny - przechowuj go i sąduj.

Teraz nadszedł czas, aby nadążyć za dokumentami elektronicznymi, a nie żyć z papierowym wiekiem. Czas uzyskać odpowiedzi na swoje pytania i wątpliwości, aby nie być później w roli nadrabiania zaległości.

Znaczenie prawne dokumentu elektronicznego

Aby zrozumieć, co dokumenty mogą obejść się bez papieru, należy przede wszystkim dowiedzieć się, jak dokument elektroniczny jest postrzegany z prawnego punktu widzenia.

Istnieją jednak akta osobowe, które można już w pełni przekształcić w formę elektroniczną:

dziennik rejestracji umów o pracę i zmian do nich;

rejestr zleceń na zatrudnienie;

Formularz T-60 (nota-kalkulacja dotycząca udzielenia pracownikowi urlopu);

formularz T-61 (obliczanie notatek po rozwiązaniu (wypowiedzenie) umowa o pracę z pracownikiem (zwolnienie));

· karta czasu pracy itp.

Jeśli chodzi o przechowywanie tych dokumentów, zgodnie z przepisami, dokumenty elektroniczne są przechowywane przez taki sam czas, co wynika z ich papierowych odpowiedników. Jednak z uwagi na to, że nie jest to tylko dokument, który podobnie jak papier można po prostu wyjąć z półki, nakłada się dodatkowy wymóg wpłaty, zapewniający reprodukcję dokumentów elektronicznych, a także środki weryfikacji autentyczności podpisu elektronicznego. Okres przechowywania tych środków jest równy okresowi przechowywania dokumentu.

Korzystając z dokumentów elektronicznych należy pamiętać, że muszą one być gotowe do przekazania przez kontrahentów, organy regulacyjne oraz, w razie potrzeby, organy sądowe. W szczególności Federalna Służba Podatkowa nakłada surowe wymagania dotyczące formatu i metody wymiany. Z kontrahentami wymiana jest łatwiejsza.

Poniższa tabela przedstawia wszystkie możliwe dokumenty, które są akceptowane przez Federalną Służbę Podatkową w momencie pisania tego tekstu (zgodnie z zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej z dnia 29 czerwca 2012 r. Nr ММВ-7-6/ [e-mail chroniony]). Dokumenty dzielą się na te, które należy przesłać ściśle w określonym formacie (xml) oraz te, które można przesłać jako obrazy skanowane.

Dokumenty elektroniczne generowane według zatwierdzonych formatów, które można przekazać do kontroli w pliku xml (dokumenty sformalizowane)

Rodzaj dokumentu	Cel dokumentu	Dodatkowe informacje
Faktura		Faktura elektroniczna jest oryginałem o znaczeniu prawnym, podobnie jak jej papierowy odpowiednik. Zawiera te same dane i dane, musi być podpisany przez kierownika lub upoważnionego przedstawiciela i wydany w ciągu pięciu dni. Faktura elektroniczna musi być również zarejestrowana w księdze księgowej i księgach zakupów i sprzedaży oraz przechowywana w w formie elektronicznej co najmniej 4 lata. Może być przedstawiony jako podstawa do uzyskania odliczenia VAT. Zgodnie z zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 04.03.2015 nr ММВ-7-6/ [e-mail chroniony] musi zawierać identyfikator operatora elektronicznego zarządzania dokumentami. Sprzedający i kupujący muszą mieć te same faktury (tylko w formie elektronicznej lub papierowej). Używane do 30 czerwca 2017 r. Faktury utworzone przed 1 lipca 2017 r. są akceptowane do 31 grudnia 2020 r.
Księga zakupów	Przeznaczony do rejestracji dokumentów potwierdzających zapłatę podatku VAT od zakupu towarów, wykonanej pracy, świadczonych usług, w celu ustalenia kwoty podatku do odliczenia (zwrotu) w sposób określony w Kodeksie podatkowym Federacji Rosyjskiej.	Wypełnia się go ściśle według jednolitego formularza. Formularze arbitralne są zabronione do użytku i są odrzucane przez organy podatkowe. Forma księgi zakupów i sprzedaży została zatwierdzona dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 26 grudnia 2011 r. nr 1137. Należy przechowywać co najmniej 4 lata (od daty ostatniego wpisu). Format elektronicznych ksiąg zakupów i sprzedaży, zatwierdzony zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 03.04.2015 nr ММВ-7-6 / [e-mail chroniony]
Księga sprzedaży	Przeznaczony jest do rejestracji faktur, a czasem innych dokumentów przy sprzedaży towarów (wykonywanie pracy, prowizja za usługi) organizacje i przedsiębiorcy we wszystkich przypadkach, w których istnieje obowiązek:
Dziennik otrzymanych i wystawionych faktur	Dokument sprawozdawczy dotyczący podatku od towarów i usług (VAT), który odzwierciedla otrzymane i wystawione faktury.	Niezależnie od wstępnej rejestracji (w formie papierowej lub elektronicznej) jest ona przekazywana organom regulacyjnym wyłącznie w formie elektronicznej. Należy zauważyć, że przepisy nie przewidują konieczności składania poprawionego Dziennika, jeżeli po przesłaniu do organu regulacyjnego stwierdzono w nim błąd. Jednak większość ekspertów zaleca zrobienie tego po unieważnieniu błędnych wpisów. Czasopismo ma być przechowywane przez co najmniej 4 lata wraz ze wszystkimi podstawowymi dokumentami.
Dodatkowy arkusz Księgi Zakupów		Podobnie jak księgi zakupów i sprzedaży.
Arkusz uzupełniający Książka sprzedaży	Służy do rejestracji faktur skorygowanych po zakończeniu okresu podatkowego, w którym popełniono błąd
List przewozowy (TORG-12)
	Dokument będący podstawą do przyjęcia przez kupującego kwot podatku VAT przedstawionych przez sprzedawcę do odliczenia, który jest sporządzany w momencie przeniesienia kosztów wysłanego towaru (wykonanej pracy, świadczonych usług) prawa własności, w tym w przypadku zmiany ceny (taryfy) i (lub) określenia ilości (objętości) wysyłanych towarów (wykonanych prac, świadczonych usług), przeniesionych praw majątkowych.	Używane do 30 czerwca 2017 r. Faktury korygujące utworzone przed 1 lipca 2017 r. są akceptowane do 31 grudnia 2020 r. Od 1 lipca są tworzone zgodnie z zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej z dnia 13.04.2016 nr MMV-7-15/189.
Dokument dotyczący przekazania towarów w operacjach handlowych	Dokument formalizuje przyjęcie i przekazanie towarów podczas realizacji umów w ramach relacji kupna-sprzedaży.
Dokument o przekazaniu wyników pracy (o świadczeniu usług)	Dokument formalizujący przyjęcie i przekazanie wyników wykonanych prac (świadczonych usług)
Faktura i dokument wysyłki towaru (wykonanie pracy), przelew praw majątkowych (dokument świadczenia usług), w tym faktura	Uniwersalny dokument przelewu, który zastępuje dokument podstawowy lub zestaw dokumentów zamknięcia transakcji. UPD zastępuje: · Faktura; · Dokument pierwotny: faktura/akt; · Komplet dokumentów: faktura + list przewozowy/akt.	W zależności od jakości, w jakiej kompilator używa formatu, plik xml będzie zawierał zestaw pewnych obowiązkowych szczegółów. Jest obowiązkowy od 1 lipca 2017 r. Jeśli UPD jest używany jako dokument podstawowy, można go przenieść bez udziału operatora elektronicznego zarządzania dokumentami. Jeśli UPD jest używany jako faktura i dokument podstawowy, nie można obejść się bez operatora EDI.
Faktura korygująca oraz dokument o zmianach wartości wysłanego towaru (wykonanej pracy, świadczonych usług), przeniesionych praw majątkowych, w tym faktura korygująca	Uniwersalny dokument korygujący, który można wykorzystać do kilku celów jednocześnie: · dla faktur korygujących; podczas poprawiania podstawowych dokumentów; przy korekcie dokumentów podstawowych, w tym faktury (dokumenty przelewu uniwersalnego).	W zależności od jakości, w jakiej kompilator używa formatu, plik xml będzie zawierał zestaw pewnych obowiązkowych szczegółów. Obowiązkowe od 1 lipca 2017 r. Jeżeli nowy format jest używany tylko z funkcją dokumentu o zmianie kosztów wysłanego towaru (wykonanej pracy, świadczonych usług), przeniesionych praw majątkowych (UKD ze statusem „2”), to zawiera on również plik wymiany dla reprezentujący informacje sprzedającego oraz plik wymiany dla reprezentacji informacji kupującego, które (w zależności od przepisów Kodeksu Cywilnego Federacji Rosyjskiej) mogą nie istnieć. Jednocześnie plik wymiany informacji sprzedawcy nie będzie zawierał faktury korygującej iw związku z tym taki plik będzie podpisany wyłącznie podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za rejestrację faktu życia gospodarczego.
Odpowiedz na prośbę o wyjaśnienie	Odpowiedź udzielana jest na prawo inspekcji podatkowej, o której mowa w art. 88 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, na podstawie wyników kontroli biurowej deklaracji i innych dokumentów zawierających informacje o podatku od wartości dodanej i odliczeniach podatników za okres sprawozdawczy, aby zażądać wyjaśnień do deklaracji VAT.	Od 1 stycznia 2017 r. odpowiedź na wniosek o wyjaśnienia w zakresie podatku VAT będzie musiała być składana wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych (TCS). Odpowiedź na żądanie przesłaną do kontroli w formie papierowej uważa się za nie złożoną. Jest to wyraźnie przewidziane w art. 88 ustawy federalnej z dnia 1 maja 2016 r. Nr 130-FZ. Za nieprzedłożenie (lub nieterminowe złożenie) wyjaśnień przewidziana jest grzywna w wysokości 5000 rubli.

Dokumenty elektroniczne w dowolnym formacie (lub dokumenty na papierze), które można zgłosić do wglądu przez Internet w formacie graficznym jpg, tif, pdf lub pgn (dokumenty surowe)

Rodzaj dokumentu	Cel dokumentu	Dodatkowe informacje
Faktura	Dokument poświadczający faktyczną wysyłkę towaru lub wykonanie usług oraz ich koszt.	Opisane powyżej
List przewozowy	Podstawa do potwierdzenia kosztów transportu towaru. Wydawane w niektórych przypadkach, w tym w przypadku, gdy dostawa towaru realizowana jest przez osobę trzecią	Wydawana jest wraz z UPD przy przewozie towarów i jest wypełniana w 4 jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla odbiorcy i nadawcy oraz 2 dla firmy transportowej. Od 1 lipca 2017 r. nie ma zmian. Na ten moment wymagana jest kopia papierowa. Możesz jednak zwrócić się do organów regulacyjnych za pośrednictwem TCS. Należy zauważyć, że elektroniczne tłumaczenie tego dokumentu jest ważną kwestią dla firmy transportowe. W tej chwili są nawet propozycje usprawnienia procesu wymiany TTN, można je znaleźć w artykule
Akt odbioru i dostawy robót (usług)	Potwierdza fakt wykonania robót (usług).	Opisane powyżej
Deklaracja celna ładunku / deklaracja tranzytowa	Główny dokument wystawiany przy przewozie towarów przez granicę celną państwa (eksport, import). Służy jako podstawa do przejścia przez granicę.	Błędy, plamy, skreślenia wykluczone. Jeśli popełniłeś błąd podczas wypełniania deklaracji, możesz skreślić nieprawidłowe dane, a nad nimi wskazać prawidłowe. Każda zmiana jest poświadczona podpisem i pieczęcią zgłaszającego. Zaleca się jego wypełnienie w formie elektronicznej w celu uniknięcia sytuacji opisanych powyżej (które mogą prowadzić do zwrotu oświadczenia do rewizji, w tym z powodu nieczytelnego pisma ręcznego). Korzystając z elektronicznego formularza zgłoszenia, osoba zgłaszająca towary deklaruje w formie elektronicznej informacje, które należy wskazać w zgłoszeniu celnym, a także przekazuje informacje z dokumentów niezbędnych do odprawy celnej towarów zgodnie z wybranym reżimem celnym, organ celny poprzez metoda elektroniczna wymiana informacji.
Dodatkowa blacha do ładunku deklaracja celna/deklaracja tranzytowa	Stosuje się go przy wywozie towarów z obszaru celnego.	Takie same jak zgłoszenie celne ładunku/zgłoszenie tranzytowe.
Specyfikacja (kalkulacja, kalkulacja) ceny (kosztu)	Dokument, który dokładnie, kompletnie i w możliwej do zweryfikowania formie definiuje wymagania, projekt, zachowanie lub inne cechy systemu, komponentu, produktu, wyniku lub usługi, a także procedury pozwalające określić, czy te warunki zostały spełnione. Służy do określania kosztów w formie wartościowej (pieniężnej) dla wytworzenia jednostki lub grupy jednostek produktów lub dla niektórych rodzajów produkcji.	Funkcje nie są ujawniane.
List przewozowy (TORG-12)	Wydawanie towarów i materiałów osobom trzecim oraz prowadzenie ewidencji odpowiednich transakcji.	Opisane powyżej
Dodatek do umowy	Aneks lub załącznik do niego stanowiący integralną część umowy. Dodatki do umowy co do zasady ulegają zmianie niezbędne warunki umowy i jest podpisywane albo jednocześnie z umową, albo później, w trakcie realizacji transakcji.	Przede wszystkim strony muszą zawrzeć między sobą dwie dodatkowe umowy. W pierwszej z nich zostanie opisany sposób wymiany dokumentów, jaki wybiorą strony (dziś jedną z najbezpieczniejszych opcji można nazwać wymianą za pośrednictwem usług operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami). W drugiej umowie należy wskazać rodzaj ES, który strony zgodziły się używać i zrównać go z odręcznym podpisem. Jeżeli strony zgodziły się na stosowanie wzmocnionego podpisu kwalifikowanego, nie ma potrzeby zawierania drugiej umowy, ponieważ ten gatunek ES jest równoznaczny z własnoręcznym podpisem i pieczęcią organizacji. Umowy mogą być zawierane w formie elektronicznej lub papierowej. Tak więc, zgodnie z ustawodawstwem i praktyką elektronicznych platform obrotu, składając zamówienie państwowe na podstawie wyników aukcji otwartej, można zawrzeć tylko umowę elektroniczną. Ale jeśli zamówienie zostało złożone w inny sposób, istnieje możliwość wydania wersji papierowej.
Umowa (umowa, umowa)	Porozumienie dwóch lub więcej osób w sprawie ustanowienia, zmiany lub wygaśnięcia praw i obowiązków obywatelskich
Faktura korygująca	Dokument, na podstawie którego nabywca przyjmuje do odliczenia kwoty podatku VAT przedstawione przez sprzedawcę, które sporządza się w przypadku przeniesienia kosztów wysłanego towaru (wykonanej pracy, świadczonych usług), przeniesienia praw majątkowych, w tym w przypadku zmiana ceny (taryfy) i (lub) określenie ilości (objętości) wysyłanych towarów (wykonanej pracy, świadczonych usług), przeniesionych praw majątkowych.	Opisane powyżej
Raport B+R	Raport z przeprowadzonych prac mających na celu pozyskanie nowej wiedzy i praktyczne zastosowanie w tworzeniu nowego produktu lub technologii.	Aby przekazać go organom podatkowym, konieczne jest wykorzystanie przepływu dokumentów do realizacji pisemnych wniosków subskrybentów (załącznik nr 5 do zarządzenia Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 09.11.2010 nr ММВ-7-6 / [e-mail chroniony]).

Po wejściu w życie Zarządzenia Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 18 stycznia 2017 r. Nr ММВ-7-6/ [e-mail chroniony], który zatwierdził nowy format pliku xml inwentaryzacji dokumentów, stało się możliwe przesyłanie zarówno plików xml, jak i dokumentów papierowych w postaci zeskanowanych obrazów (w formatach jpg, tif, pdf) zgodnie z TCS. Nowy spis jest ważny od 06.01.2017. Dzięki temu za pośrednictwem TCS można przesyłać nie tylko dokumenty elektroniczne, ale także dokumenty, które pierwotnie zostały sporządzone w formie papierowej.

Jednocześnie należy pamiętać, że kontener przekazany do urzędu skarbowego może zawierać jednocześnie zarówno pliki z rozszerzeniem xml, jak i pliki zeskanowane w odpowiednich formatach.

Lista dokumentów podana w powyższej tabeli jest (na chwilę obecną) wyczerpująca i jeśli podatnik zostanie poproszony o inne dane, wówczas nie będzie możliwe wykorzystanie jakichkolwiek konto osobiste podatnika, ani elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. W takim przypadku konieczne jest zastosowanie dowolnej innej metody określonej w art. 93 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Zamiast wyjścia

Aby nadążyć z duchem czasu, trzeba zawsze iść, a czasem biegać, ramię w ramię z nowymi produktami. A żeby ten bieg był łatwym spacerkiem, trzeba użyć wszystkich dostępnych narzędzi. W tym przypadku najważniejszym narzędziem jest system elektronicznego zarządzania dokumentami (wewnętrzny) oraz prawnie obowiązujące usługi wymiany elektronicznej (zewnętrzne). Sprzedawcy i operatorzy są na bieżąco z przepisami i technologią, mogą doradzić i pomóc w prawidłowej organizacji pracy z dokumentami elektronicznymi.

dokument to uporządkowany zbiór informacji przeznaczonych do percepcji człowieka, który może stanowić integralny przedmiot wymiany między użytkownikami i/lub systemami informacyjnymi.

Elektronicznydokument jest dokumentem utrwalonym na nośniku maszynowym i zawierającym zidentyfikowane informacje, których autentyczność jest poświadczona elektronicznym podpisem cyfrowym.

Pojawienie się terminu „dokument elektroniczny” wiąże się z intensywnym wykorzystaniem technologii informacyjnych w przedsiębiorstwach i organizacjach oraz tworzeniem różnych informacji na nośnikach maszynowych: naukowych, technicznych, przemysłowych, menedżerskich itp.

Ze względu na nieznajomość dokumentów regulacyjnych, które określają status dokumentu elektronicznego, termin ten jest często używany przy tworzeniu elektronicznych kopii raportów, pism, zleceń płatniczych, paragonów, innego rodzaju informacji tekstowych, a także baz danych na nośnikach maszynowych.

Zgodnie z Ustawą Republiki Białoruś z dnia 10 stycznia 2000 r. nr 357-Z „O dokumencie elektronicznym”, dokument elektroniczny jest informacją zapisaną na nośniku maszynowym i spełnia wymagania określone w tej ustawie.

Nośnik maszynowy – dysk magnetyczny, taśma magnetyczna, dysk laserowy i inne nośniki materialne służące do rejestrowania i przechowywania informacji za pomocą komputerów elektronicznych.

Podstawowe wymagania dotyczące dokumentu elektronicznego

Dokument elektroniczny musi spełniać następujące wymagania:

być tworzone, przetwarzane, przesyłane i przechowywane za pomocą oprogramowania i sprzętu;

posiadać strukturę ustanowioną przez Ustawę Republiki Białoruś z dnia 10.01.2000 nr 357-Z „O dokumencie elektronicznym” i zawierać dane umożliwiające jego identyfikację;

być przedstawione w formie czytelnej dla człowieka.

Struktura dokumentu elektronicznego

Dokument elektroniczny składa się z dwóch integralnych części - ogólny I specjalny.

Ogólny część dokumentu elektronicznego stanowią informacje stanowiące treść dokumentu. Informacje o adresacie należą do części ogólnej.

Specjalny część dokumentu elektronicznego składa się z jednego lub większej liczby elektronicznych podpisów cyfrowych.

Elektroniczny podpis cyfrowy(EDS) - zbiór znaków generowanych za pomocą elektronicznego podpisu cyfrowego, który jest integralną częścią dokumentu elektronicznego.

EDS jest używany przez osoby fizyczne i prawne jako odpowiednik odręcznego podpisu do nadania dokumentu elektronicznego skutek prawny, równą mocy prawnej dokumentu na papierze, podpisanego własnoręcznie przez upoważnioną osobę i opieczętowanego.

Elektroniczny podpis cyfrowy to narzędzia programowe i sprzętowe, które zapewniają opracowanie i weryfikację elektronicznego podpisu cyfrowego i posiadają certyfikat zgodności lub certyfikat uznania certyfikatu wydany przez Narodowy System Certyfikacji Republiki Białorusi.

Do tworzenia EDS wykorzystywane są narzędzia ochrony informacji kryptograficznej (CIPF), wykorzystujące tzw. algorytmy asymetryczne, w których wykorzystywane są klucze publiczne i prywatne każdego użytkownika.

Prywatny klucz podpisywania- zestaw znaków należących do konkretnej osoby i użytych do opracowania elektronicznego podpisu cyfrowego.

Klucz publiczny weryfikacji podpisu- zestaw znaków dostępny dla wszystkich zainteresowanych i używany przy weryfikacji podpisu elektronicznego.

Karta klucza publicznego weryfikacji podpisu– dokument papierowy zawierający wartość klucza publicznego do weryfikacji podpisu i potwierdzający, że należy on do dowolnej osoby fizycznej lub prawnej.

Klucz osobisty użytkownika przechowywany jest na nośniku maszynowym w miejscu niedostępnym dla innych osób, klucz publiczny przekazywany jest wszystkim uczestnikom wymiany informacji.

Dokument elektroniczny może być używany we wszystkich obszarach działalności, w których wykorzystywane jest oprogramowanie i sprzęt niezbędny do tworzenia, przetwarzania, przechowywania, przesyłania i odbierania informacji. Za pomocą dokumentów elektronicznych można dokonywać transakcji (zawierać umowy), dokonywać rozliczeń, prowadzić korespondencję i przekazywanie dokumentów oraz innych informacji.

Dokumenty elektroniczne można przesyłać dowolnymi środkami komunikacji, w tym systemami i sieciami informacyjnymi, o ile nie jest to sprzeczne z ustawodawstwem Republiki Białoruś i umowami międzynarodowymi Republiki Białorusi.

Dokument elektroniczny ma formy reprezentacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Formularz reprezentacji wewnętrznej Dokument elektroniczny to zapis informacji stanowiących dokument elektroniczny na nośniku maszynowym.

Formularz reprezentacji zewnętrznej Dokumentem elektronicznym jest reprodukcja dokumentu elektronicznego na ekranie wyświetlacza, na papierze lub innym materialnym przedmiocie wyodrębnionym z nośnika maszynowego w formie dostępnej wizualnie (bez dodatkowych urządzeń technicznych) oraz w formie zrozumiałej dla ludzkiej percepcji.

Ustawa Republiki Białoruś „O dokumencie elektronicznym” definiuje podstawowe pojęcia związane z mocą prawną oryginału i kopii dokumentu elektronicznego.

Oryginalny dokument elektroniczny istnieje tylko na nośnikach maszynowych. Wszystkie kopie dokumentu elektronicznego utrwalone na nośniku maszynowym i identyczne ze sobą są oryginałami i mają taką samą moc prawną.

W przypadku, gdy jedna osoba tworzy dokument papierowy i dokument elektroniczny o identycznej treści, oba dokumenty rozpoznany niezależne dokumenty. W takim przypadku dokument papierowy nie jest kopią dokumentu elektronicznego.

Kopie dokumentu elektronicznego są tworzone poprzez poświadczenie, zgodnie z procedurą ustanowioną przez prawo, formy zewnętrznej reprezentacji dokumentu elektronicznego na papierze. Kopie dokumentu elektronicznego na papierze muszą zawierać informację, że są kopiami odpowiedniego dokumentu elektronicznego.

Tożsamość zewnętrznego formularza zgłoszeniowego dokument elektroniczny na papierze można przeprowadzić:

notariusz lub inna osoba uprawniona do dokonywania czynności notarialnych;

indywidualny przedsiębiorca lub osoba prawna mająca prawo do prowadzenia takiej działalności zgodnie z ustawodawstwem Republiki Białorusi.

Reprodukcja dokumentu elektronicznego na przedmiocie materialnym innym niż papier, dającym się oddzielić od nośnika maszyny, lub jego kopia na papierze, nieodpowiednio poświadczona, nie mają mocnych kopii dokumentu elektronicznego.

Dokument elektroniczny na nośniku maszynowym jest utożsamiany z dokumentem na papierze i ma: to samo z nim skutek prawny.

Jeżeli ustawodawstwo Republiki Białoruś wymaga, aby dokument był sporządzony na piśmie lub złożony na piśmie lub na piśmie, uważa się, że dokument elektroniczny spełnia te wymagania.

Oryginały dokumentów elektronicznych i ich kopie na papierze mają równa moc prawna.

Główne kwestie nadawania statusu prawnego dokumentom elektronicznym, a także ochrony dokumentów elektronicznych regulują następujące akty prawne i dokumenty regulacyjne Republiki Białorusi:

Ustawa Republiki Białoruś z dnia 10.01.2000 nr 357-Z „O dokumencie elektronicznym”, która określa status prawny dokumentu elektronicznego jako dokumentu urzędowego, wymagania dotyczące jego wykonania, a także prawa, obowiązki i odpowiedzialność uczestników stosunków prawnych powstałych w zakresie obiegu dokumentów elektronicznych;

STB 1221-2000, który ustanawia jednolite wymagania dotyczące procedury tworzenia, operacyjnego obiegu i archiwizacji oficjalnych dokumentów elektronicznych, niezależnie od sposobu wymiany, przetwarzania informacji i zakresu;

STB RB 1176.1-99 „Technologia informacyjna. Ochrona danych. procedura haszowania”;

STB RB 1176.2-99 „Technologia informacyjna. Ochrona danych. Procedury opracowywania i weryfikacji elektronicznych podpisów cyfrowych”;

Obecnie istnieje wiele sposobów na stworzenie kopii dokumentu papierowego, przeniesienie z formatu papierowego na elektroniczny itp. Jeśli do tworzenia kopii dokumentów papierowych potrzebna jest tylko kopiarka, to do konwersji dokumentu papierowego na jego format elektroniczny wymagany jest nie tylko specjalny sprzęt, ale także oprogramowanie.

Jak stworzyć elektroniczną wersję dokumentu?

Aby stworzyć elektroniczną kopię dokumentu, użytkownik będzie potrzebował skanera lub urządzenia wielofunkcyjnego ( urządzenie wielofunkcyjne). Oczywiście, jeśli nie ma potrzeby posiadania urządzenia wielofunkcyjnego, to nie warto go kupować, łatwiej sobie poradzić ze skanerem. Po pierwsze będzie kosztować znacznie mniej, a po drugie będzie pełnić dokładnie taką funkcję, jakiej potrzebuje użytkownik, czyli zeskanować dokument i przetłumaczyć go na format elektroniczny.

Aby skaner działał, potrzebne będzie specjalne oprogramowanie - sterownik. Zwykle jest dostarczany z urządzeniem, ale jeśli go tam nie ma, zawsze możesz go znaleźć w Internecie. Możesz użyć uniwersalnego programu ABBY Finereader, który bezpośrednio skanuje i rozpoznaje tekst.

Cała procedura konwersji dokumentu papierowego na format elektroniczny sprowadza się do tych dwóch procedur (skanowania i rozpoznawania tekstu). Aby wykonać elektroniczną kopię dokumentu należy: przejść do menu Start, a na liście wszystkich programów znaleźć sterownik skanera lub urządzenia wielofunkcyjnego albo program ABBY Finereader i go uruchomić. Po uruchomieniu programu i skanera można otworzyć okładkę i położyć na niej papierowy dokument tekstem do dołu. Dokument powinien być umieszczony na powierzchni skanera możliwie równomiernie w stosunku do krawędzi powierzchni roboczej urządzenia. Następnie należy jak najmocniej docisnąć pokrywę, aby oświetlenie nie spadło na powierzchnię roboczą. W przeciwnym razie dokument elektroniczny okaże się oświetlony, to znaczy część tekstu wystawiona na działanie światła nie będzie widoczna.

Następnie w ustawieniach należy wybrać optymalne parametry skanowania, takie jak kolor, rozmiar wyjściowy, rozdzielczość wyjściowa itp. Gdy wszystko będzie gotowe, możesz kliknąć przycisk „Skanuj”. Po zakończeniu procedury należy kliknąć „Rozpoznawanie”, za pomocą którego tekst zostanie skonwertowany do formatu elektronicznego, np. .doc, a dokument można otworzyć w edytorze tekstu w celu wprowadzenia zmian.

Andriyanova Karina Vladimirovna
Instytut Kemerowo (oddział) RGTEU, Kemerowo

Wraz z masową komputeryzacją, pojawienie się bardziej zaawansowanych technologii i oprogramowanie istnieje realna możliwość przejścia na tzw. „bezpapierową” pracę biurową, której podstawą jest „dokument elektroniczny” – dokument o nowych, odmiennych od tradycyjnych cechach.

Historia pojawienia się pojęcia „dokumentu elektronicznego” zaczyna się w latach 70. w ZSRR od terminu „dokumenty do odczytu maszynowego”. GOST 6.10.4-84, wydany w 1984 roku, utrwalił fakt obecności dokumentacji na nowych mediach w środowisku dokumentalnym. Przez dokument do odczytu maszynowego rozumiano „dokument nadający się do automatycznego odczytania zawartych w nim informacji”.

GOST 6.10.1-88 zawierał cztery definicje związane z dokumentem do odczytu maszynowego: dokument zorientowany maszynowo, dokument na nośniku maszynowym, dokument na nośniku magnetycznym do odczytu maszynowego (taśma magnetyczna, dysk magnetyczny) i program maszynowy . Osobliwość takich dokumentów jest tylko to, że muszą nadawać się do przetwarzania na komputerze lub być stworzone przy użyciu technologii komputerowej, ale ich szczegóły są w tym przypadku sporządzane w sposób ustalony dla wszystkich dokumentów.

Nieco inną interpretację dokumentu do odczytu maszynowego podaje GSDOU(2.3.3.1) 1991: jest on rozumiany jako „dokument nadający się do automatycznego odczytania zawartych w nim informacji”. Według M.V. Larina, błąd tej definicji polega na wyolbrzymianiu możliwości technologii odczytu informacji w trybie automatycznym. Nawet dzisiaj, przy ogromnym postępie technologii komputerowej, nie zawsze jest to możliwe bez interwencji człowieka.

We współczesnym prawodawstwie istnieje kilka definicji pojęcia „dokumentu elektronicznego”:

1) Dokument elektroniczny - dokument na nośniku do odczytu maszynowego, do użytku którego wymagany jest sprzęt komputerowy (klauzula 3.1 GOST 7.83-2001).

2) Dokument elektroniczny to obiekt informacyjny składający się z dwóch części:

Rekwizyt zawierający atrybuty identyfikujące (imię i nazwisko, czas i miejsce powstania, informacje o autorze itp.) oraz elektroniczny podpis cyfrowy;

W razie potrzeby dokument elektroniczny może uzyskać różne formy wizualnego wyświetlania: na ekranie lub na papierze (R 50.1.031-2001).

3) Dokument elektroniczny – dokument, w którym informacje są prezentowane w formie elektronicznej w postaci cyfrowej. W ta definicja istota dokumentu elektronicznego nie jest w żaden sposób zdefiniowana: jeśli zastosuje się taką definicję, to wszelkie informacje w formie elektronicznej będą uważane za dokument elektroniczny.

4) Dokument elektroniczny” to udokumentowana informacja przedstawiona w formie elektronicznej, tj. w formie nadającej się do percepcji człowieka za pomocą komputerów elektronicznych, a także przekazu w sieciach informacyjnych i telekomunikacyjnych lub przetwarzania w systemy informacyjne ach.

5) Dokument elektroniczny – informacja w formie elektronicznej, podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, równoważna dokumentowi w formie papierowej, podpisana odręczny podpis, z wyjątkiem przypadku, gdy ustawy federalne lub regulacyjne akty prawne przyjęte zgodnie z nimi wymagają sporządzenia dokumentu wyłącznie na papierze.

Ostatnia definicja zawarta jest w ustawie federalnej z dnia 6 kwietnia 2011 r. N 63-FZ „O podpisie elektronicznym”. Jest to najbardziej udane, ponieważ zakłada obecność formularza elektronicznego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Różnorodność definicji prawnych tłumaczy się brakiem jednolitej ustawy o dokumentach elektronicznych.

W 2005 roku podjęto próbę stworzenia takiego prawa. Duma Państwowa Zgromadzenia Federalnego Federacji Rosyjskiej złożyła projekt prawo federalne nr 159016-4 „Na dokumencie elektronicznym”. Projekt ustawy miał na celu określenie reżimu prawnego dokumentu elektronicznego, w tym określenie wymagań dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa dokumentu elektronicznego, a także nadania mu mocy prawnej. Projekt nie uzyskał poparcia rządu Federacji Rosyjskiej. Należało doprecyzować zapisy projektu, które w dużej mierze powielały ustawę federalną z 10 stycznia 2002 r. N 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym”. Obecnie nie ma alternatywnych projektów mających na celu ustanowienie reżimu prawnego dokumentu elektronicznego.

W konsekwencji problem prawnej regulacji ustroju nie doczekał się rozwiązania legislacyjnego.
Należy zauważyć, że istnieje znacząca doświadczenie zagraniczne regulacja prawna public relations w zakresie dokumentów elektronicznych Obecnie w Republice Armenii, republikach Białorusi, Mołdawii, Uzbekistanie i Kazachstanie obowiązują przepisy dotyczące dokumentów elektronicznych. Ustawa Republiki Białoruś z dnia 28 grudnia 2009 r. Nr 113-3 „O dokumencie elektronicznym i elektronicznym podpisie elektronicznym” wprowadziła takie pojęcia, jak „kopia dokumentu elektronicznego”, integralność dokumentu elektronicznego. Dokument elektroniczny, zgodnie z art. 17 ustawy, składa się z dwóch integralnych części - ogólnej i specjalnej. Na część ogólną dokumentu elektronicznego składają się informacje stanowiące treść dokumentu. Specjalna część dokumentu elektronicznego składa się z jednego lub większej liczby elektronicznych podpisów cyfrowych i może również zawierać dodatkowe dane niezbędne do weryfikacji elektronicznego podpisu cyfrowego i identyfikacji dokumentu elektronicznego, które określają przepisy techniczne.

Naukowcy studiujący ten problem, podają swoje definicje pojęcia „dokumentu elektronicznego”. Są one albo podobne do koncepcji proponowanych we współczesnym prawodawstwie, albo różnią się od nich. Na przykład sztuczna inteligencja Zemskov podaje definicję dokumentu elektronicznego, która jest identyczna z definicją zawartą w paragrafie 3.1 GOST 7.83 - 2001: „tablica informacji o pełnej treści, utrwalona w sposób czytelny maszynowo na nośniku do odczytu maszynowego”. Takie rozumienie dokumentu elektronicznego jest niedopuszczalne, ponieważ mówi tylko o fakcie istnienia takiego dokumentu, bez określenia jego szczegółów, ustalonych zasad rejestracji i obecności elektronicznego podpisu cyfrowego.

W I. Tichonow uważa, że ​​„dokumenty elektroniczne to dane elektroniczne zawierające atrybuty i szczegóły umożliwiające ich identyfikację”. Dlatego podkreśla potrzebę, aby dokument zawierał szczegóły, elektroniczny podpis cyfrowy, co jest niewątpliwie pozytywne.
M.N. Kostomarow odrzuca wszystkie proponowane definicje, wierząc, że termin „ formularz elektroniczny dokument”, a „dokument elektroniczny” to tylko stan pośredni, tymczasowa forma przechowywania w pamięci komputera elementów składających się na dokument.

Tak więc przy istniejącej różnorodności opinii na temat pojęcia „dokumentu elektronicznego” w żadnym przypadku nie istnieje jedna definicja tego zjawiska. świat nauki ani we współczesnym prawie. Idealna koncepcja powinna odzwierciedlać obowiązkową obecność szczegółów, podpisów. Pojęcie „dokumentu elektronicznego” nie powinno zawierać tak niezrozumiałych zwrotów, jak „nadaje się do ludzkiej percepcji”. Dokument elektroniczny to elektroniczna forma wyrażenia informacji zawierająca szczegóły oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.

Tak więc przyjęcie aktu ustawodawczego w sprawie dokumentu elektronicznego jest jednym z aktualnych kierunków rozwoju regulacji legislacyjnej zapewniającej prawne znaczenie dokumentów elektronicznych, pozwala usunąć ograniczenia i usunąć przeszkody w korzystaniu z dokumentów elektronicznych, ustalić reżim prawny tych dokumentów, a na koniec zaproponować jedna koncepcja„dokument elektroniczny”.

Teraz prawie wszystkie szanujące się przedsiębiorstwa odrzucają obieg papieru, zastępując go bardziej nowoczesnym. - najbardziej aktualna forma istnienia ze wszystkich nowoczesne pliki zawierający duża ilość najważniejsze informacje.

Główne zalety

Głównym plusem jest to, że pozwala na szybką i wydajną pracę. Materiały w tym formacie są łatwe do podpisania, nawet jeśli wszyscy, którzy powinni je popierać, są daleko od siebie. Dzięki temu można zaoszczędzić ogromne pieniądze i wysiłek.

Między innymi obecność archiwum elektronicznego pozwala uniknąć konieczności utrzymywania ogromnej ilości dokumentów w organizacji. Do przechowywania dokumentów akumulacyjnych konieczne będzie wydzielenie odpowiedniego obszaru na terenie przedsiębiorstwa, a także zatrudnienie wysoko wykwalifikowanego archiwisty, który szybko zrozumie dostępne materiały. Do przechowywania archiwum elektronicznego wystarczą tylko kompaktowe nośniki wymienne lub kilka dysków twardych.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami Diadoc to najprostszy sposób na wymianę ważnych z prawnego punktu widzenia dokumentów i faktur elektronicznych.

Co oznacza ED

Dokument elektroniczny to materiał utrwalany na specjalnych nośnikach (dyski, pendrive'y, wyposażenie dodatkowe).

Może to być cały zestaw obrazów, plików dźwiękowych i symboli. Taki plik można przenieść w czasie i przestrzeni za pomocą specjalne środki telekomunikacja. Kanały telekomunikacyjne mogą być również wykorzystywane do publikacji, przechowywania i dalszego przetwarzania. Najważniejsze tutaj jest prawidłowe przetwarzanie wszystkich istniejących danych.

Przez taki dokument należy również rozumieć specjalny formularz, za pomocą którego można wykorzystać dane do zupełnie innych celów. Mowa tu o utrwaleniu informacji na nośnikach elektronicznych lub magnetycznych, a następnie o ich dalszym przetwarzaniu i przesyłaniu do wszystkich uczestników procesu poprawiania danych.

Wszystkie udokumentowane materiały, które zostały przekonwertowane na format elektroniczny, nadają się do przetwarzania w istniejących strukturach informacyjnych i przesyłania przez TCS. Wszystkie te pliki nadają się do przetwarzania analitycznego, które można przeprowadzić za pomocą systemów informatycznych.

Dokument elektroniczny i podpis cyfrowy

Dokumenty elektroniczne muszą mieć moc prawną - w przeciwnym razie nie można ich używać przy pracy z innymi strukturami. Możesz naprawić działanie dokumentu za pomocą elektronicznego podpisu cyfrowego, który ma takie same możliwości jak zwykły papierowy.

EDS będzie miał znaczenie, jeśli podczas jego tworzenia zostanie spełniony szereg warunków:

• certyfikat klucza kontrolującego działanie podpisu musi być aktualny w momencie zatwierdzania plików elektronicznych;
• Należy dostarczyć dowód, który można wykorzystać do ustalenia, kiedy plik został podpisany;
• autentyczność EDS musi być potwierdzona w tym samym pliku, w którym jest używany;
• Podpis należy złożyć zgodnie z informacją podaną w załączonym certyfikacie.

Aby uzyskać taki podpis, musisz skontaktować się z centrum certyfikacji. W takim przypadku konieczne jest wcześniejsze przygotowanie pakietu dokumentów. Lokalizację organizacji można wyjaśnić w biurze terytorialnym Funduszu Emerytalnego Rosji, gdzie można również uzyskać SNILS.

Oprócz SNILS wskazanych w zaświadczeniu emerytalnym będziesz musiał dostarczyć kopię paszportu i aktualny adres e-mail. Dodatkowo należy wcześniej przygotować dysk USB, na którym pracownicy ośrodka certyfikacji będą musieli wpisywać klucze i certyfikaty niezbędne do zatwierdzania dokumentów elektronicznych.

Dane dokumentu elektronicznego są ważne tylko wtedy, gdy są poświadczone elektronicznym podpisem cyfrowym. EDS jest równie ważny jak papierowy odpowiednik, jednak w tym przypadku wszystko niezbędne warunki. Podpis musi być zgodny z prawem, zarejestrowany w CA.

Dokumentacja elektroniczna

Koncepcja dokumentu elektronicznego przewiduje, że może on składać się nie tylko z symboli zrozumiałych dla użytkowników. Informacje nieustrukturyzowane mogą być dekodowane system operacyjny. Najważniejsze, że materiał musi być przechowywany na specjalnym nośniku.

Ważnym elementem dokumentu jest również formularz z zestawem atrybutów niezbędnych do jego opisu. Plik powinien zatem zawierać informacje o:

• data jego powstania;
• autor danych;
• nazwa dokumentu;
• format, który jest niezbędny do poprawnej lektury materiałów.

Im bardziej szczegółowe informacje o istniejącym dokumencie, tym łatwiej będzie z nim pracować w przyszłości. dokument elektroniczny i elektroniczne zarządzanie dokumentami są ze sobą ściśle powiązane, bez pierwszego drugiego jest niemożliwe. Jednocześnie obieg materiałów jest znacznie uproszczony, jeśli organizacje wymieniające informacje korzystają z tych samych systemów telekomunikacyjnych i oprogramowania.

Dokumentacja elektroniczna może zawierać materiały, które można wykorzystać do wyszukiwania plików lub klasyfikowania ich według tej lub innej cechy. Wszystkie istniejące pliki mogą mieć różne uprawnienia, nie mogą też zawierać żadnych elementów strukturalnych. W takim przypadku dokument elektroniczny zależy bezpośrednio od jego właściciela. Treść ustrukturyzowana może zawierać specjalne elementy, które mogą być używane przez zewnętrzne aplikacje dodatkowe w celu uzyskania danych o poszczególne elementy plik.

Dokumentów papierowych i elektronicznych nie można ze sobą porównywać, ponieważ dokumenty cyfrowe mają szereg zalet. Pomiędzy nimi:

• możliwość długoterminowego przechowywania;
• wygoda w wykonywaniu dodatkowych operacji (edycja, usuwanie, archiwizacja itp.);
• możliwość wyszukiwania danych w plikach za pomocą markerów;
• łatwość obsługi materiałów systemy zautomatyzowane wykorzystywane przez organizacje praktykujące obieg elektroniczny.

Obecnie istnieje kilka formatów dokumentów elektronicznych, ale najpopularniejszym jest format „odf”, który jest wygodny podczas pracy z dowolnym oprogramowaniem.

Koncepcja i struktura dokumentu elektronicznego mogą się znacznie różnić. Ogromny wpływ na to ma oprogramowanie do jego przetwarzania. Oddzielnie konieczne jest podkreślenie materiałów przetworzonych za pomocą 1C. Takie pliki znacznie różnią się od innych, ponieważ nie są podzielone na osobne dokumenty. Można je traktować jedynie jako jednostkę informacyjną z unikalnymi identyfikatorami i sposobami modyfikacji.

Taka dokumentacja może również obejmować materiały, które powstają w wyniku energicznego działania stosowanych systemów informatycznych. Są one generowane dynamicznie z wykorzystaniem istniejących magazynów materiałów. Tym samym nie niosą ze sobą żadnych informacji o sobie, można je przeglądać jedynie za pomocą systemu.

Gdy tylko dokument zostanie wydrukowany lub przejrzany, przestaje istnieć w systemie jako obiekt. Od teraz funkcjonuje jako specjalna aplikacja. W przypadku, gdy plik będzie musiał zostać otwarty przy użyciu innego oprogramowania, będzie musiał zostać przekonwertowany.

Jakie dokumenty elektroniczne istnieją

Dokument elektroniczny to plik zawierający pewne informacje, które nie zawsze są jasne dla użytkownika. Aby tworzyć archiwa i fundusze tych plików, musisz znać ich klasyfikację.

• Według jednej opcji materiały mogą się różnić w przypadku obecności lub braku podobnych drukowanych dokumentów.
• Pliki mogą również różnić się zawartymi w nich informacjami. Ta klasyfikacja odnosi się do:

1. tekst,
2. obrazowy,
3. dźwięk,
4. publikacje multimedialne,
5. produkty oprogramowania.

Te ostatnie należy uznać za utwory wyalienowane lub publikacje odrębnych fragmentów tekstów programów i kodów.

• Za największą klasyfikację należy uznać rodzaje dokumentów elektronicznych zgodnie z ich przeznaczeniem. Najczęściej publikowane są oficjalne publikacje agencje rządowe, zwykle zawierają przepisy.
• Publikacje produkcyjne wykorzystywane są w przedsiębiorstwach. Przenoszą informacje o organizacji istniejącej produkcji. Niektóre materiały zostały specjalnie stworzone, aby informować pracowników niektórych obszarów produkcyjnych o istnieniu norm i wymagań, gdy znajdują się na terenie przedsiębiorstw.
• Tworzone są publikacje edukacyjne i referencyjne, które są łatwe w użyciu. Znaleźć niezbędne informacje w takim pliku można to zrobić w kilka sekund, oszczędza to ogromną ilość czasu i wysiłku. Z takich dokumentów mogą korzystać nie tylko uczniowie, ale także nauczyciele.
• Partie polityczne dość często wykorzystują publikacje elektroniczne jako materiały kampanii. Zawierają dzieła o znaczeniu publicznym, przeznaczone dla szerokiego grona czytelników. W takich materiałach najczęściej można znaleźć informacje analityczne wykorzystywane przez politologów i socjologów na całym świecie.
• Inna klasyfikacja dokumentów wyróżnia je sposobem dystrybucji. Istnieją publikacje lokalne, które mogą być wykorzystywane w ramach jednego przedsiębiorstwa, wydawane są również w wersji papierowej i w Limitowana ilość identyczne kopie.
• Publikacje internetowe są przeznaczone do szerokiego użytku, ich liczba nie jest ograniczona. Dodatkowe kopie papierowe w tym przypadku nie są obowiązkowe, od tego wartość dokumentu elektronicznego wzrasta kilkukrotnie. Takie dokumenty można łatwo przesłać do archiwum.

Dokumenty w aktach elektronicznych są wymogiem współczesnego społeczeństwa

Teraz wiesz, czym jest dokument elektroniczny, jakie są jego rodzaje i jak można ich używać w Życie codzienne. W takim przypadku informacje mogą znajdować się w plikach w formacie zaszyfrowanym. Aby z nimi pracować, musisz użyć istniejących haseł, które możesz zmienić w dowolnym momencie.

Każdy użytkownik kanałów telekomunikacyjnych ma prawo do tworzenia własnych dokumentów. Jedyne, czego potrzebuje do tego, to obecność specjalnego oprogramowania. Okres przechowywania takich plików nie jest ograniczony. W każdej chwili możesz z nimi wykonywać dowolne operacje.