Macierz Eisenhowera i jej zastosowanie w życiu codziennym. Ważna i pilna matryca

W niekończącym się strumieniu codziennych czynności łatwo można się pogubić, bo z każdym dniem jest ich coraz więcej. Wczorajsza niedokończona sprawa staje się dzisiejszą, a to, czego nie mieliśmy dzisiaj zrobić, automatycznie przenosi się na jutro. W rezultacie może się nagromadzić tak wiele rzeczy, że później nie będziesz w stanie zrozumieć: co zostało zrobione, co jest w trakcie i co jeszcze czeka na ciebie na skrzydłach.

Takie lub szczegółowe sytuacje zdarzają się często u osób, które nie zwracają należytej uwagi na proces planowania swoich działań. Oczywiście umiejętności nie uczy się w szkole, a wielu rodziców i innych osób, które pełnią rolę wychowawców w procesie naszego rozwoju, często nie bardzo wie, jak samemu zaplanować swoje działania, choć nie jest to wcale trudne. Po prostu nie przyciąga uwagi, na jaką zasługuje.

Jednak dzisiaj istnieje wiele doskonałych technik planowania, które pozwalają nauczyć się racjonalnego wykorzystywania zasobów czasowych i czerpania maksymalnych korzyści z tego procesu dla siebie. Ale w tym artykule nie rozważymy wszystkich tych technik, ale podamy przykład tylko jednej, która wyróżnia się prostotą i skutecznością. Ta technika nazywa się „Macierzą Eisenhowera”.

Matryca Eisenhowera jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania czasem i jest używana przez wiele osób na całym świecie: od zwykłych pracowników i menedżerów średniego szczebla po prezesów dużych firm i światowej sławy korporacji. Założycielem tej matrycy jest 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight David Eisenhower. Jak można się domyślić, ten człowiek był bardzo zajęty i musiał robić wiele różnych rzeczy związanych z jego działalnością. Z tego powodu był zaangażowany w optymalizację swojego harmonogramu pracy i listy rzeczy do zrobienia. Wynikiem jego badań była macierz, którą rozważamy.

Znaczenie macierzy Eisenhowera polega głównie na nauce prawidłowego rozdzielania wszystkich zadań, rozróżnianiu między ważnymi i pilnymi, niepilnymi od najmniej ważnych, a także na skróceniu do maksimum czasu na prowadzenie jakiejkolwiek działalności, która nie daje wszelkie znaczące wyniki. Porozmawiajmy o tym, jak to wszystko działa w praktyce.

Esencja macierzy Eisenhowera

Macierz Eisenhowera składa się z czterech ćwiartek, których podstawą są dwie osie - jest to oś ważności (w pionie) i oś pilności (w poziomie). W rezultacie okazuje się, że każdy kwadrant różni się wskaźnikami jakościowymi. Wszystkie zadania i przypadki są rejestrowane w każdym z kwadrantów, dzięki czemu powstaje niezwykle jasny i obiektywny obraz tego, co należy zrobić najpierw, co należy zrobić w drugiej kolejności, a czego w ogóle nie robić. Wszystko to jest dość proste, ale w żadnym wypadku nie będzie zbyteczne podawanie kilku wyjaśnień.

Kwadrant A: sprawy ważne i pilne

Przy idealnym planowaniu ta ćwiartka macierzy powinna pozostać pusta, ponieważ pojawienie się ważnych i pilnych spraw jest wskaźnikiem dezorganizacji i założenia blokady. Ta część harmonogramu zapełnia się dla wielu osób z powodu ich wrodzonego lenistwa i niewłaściwego ustalania priorytetów. Oczywiście czasami takie przypadki mogą pojawić się u każdej osoby, ale jeśli zdarza się to codziennie, to czas zwrócić na to uwagę.

Należy więc unikać pojawiania się przypadków w kwadrancie A. A do tego konieczne jest tylko terminowe wypełnienie punktów pozostałych kwadrantów. Ale jeśli coś jeszcze warto wpisać do pierwszego kwadrantu, to to:

Przypadki, których niepowodzenie wpływa niekorzystnie na osiągnięcie celów
Rzeczy, które, jeśli nie zostaną zrobione, mogą powodować trudności i kłopoty
Sprawy związane ze zdrowiem

Należy również pamiętać, że istnieje coś takiego jak „delegacja”. Oznacza to, że jeśli w Twoim kwadrancie A są sprawy, które można komuś przekazać, zdecydowanie należy wykorzystać tę możliwość, aby jak najszybciej rozwiązać inne ważne i pilne sprawy.

Kwadrant B: ważny, ale nie pilny

Na największą uwagę zasługuje drugi kwadrant, ponieważ sprawy, które w nim są, są najbardziej priorytetowe i obiecujące, i to z nich powinny składać się codzienne zadania każdej osoby. Zauważono, że osoby zajmujące się głównie sprawami tego kwadrantu osiągają największe sukcesy życiowe, awansują w służbie, zarabiają więcej pieniędzy mieć wystarczająco dużo wolnego czasu i żyć szczęśliwym i satysfakcjonującym życiem.

Zwróć również uwagę na fakt, że brak pilności pozwala bardziej celowo i konstruktywnie podchodzić do rozwiązania wszelkich problemów, a to z kolei pozwala osobie w pełni ujawnić swój potencjał, samodzielnie przemyśleć wszystkie niuanse aktywność i zarządzanie ramami czasowymi swoich spraw. Ale tutaj między innymi musisz pamiętać, że rzeczy z kwadrantu B, jeśli nie zostaną zrobione na czas, mogą łatwo wpaść w kwadrant A, stając się jeszcze ważniejsze i wymagające szybkiego ukończenia.

Doświadczeni specjaliści od zarządzania czasem zalecają uwzględnienie w kwadrancie B wszystkich bieżących spraw związanych z główną działalnością, planowaniem i analizą pracy, szkoleniami oraz przestrzeganiem optymalnego harmonogramu. Tych. wszystko, co składa się na naszą codzienną rutynę.

Kwadrant C: pilne, ale nieważne

Czynności, które znajdują się w tym kwadrancie, są w większości rozpraszające i nie zbliżają osoby do zamierzonych rezultatów. Często po prostu przeszkadzają w skupieniu się na naprawdę ważnych zadaniach i zmniejszają wydajność. Najważniejsze podczas pracy z matrycą nie jest mylenie pilnych spraw z kwadrantu C z pilne sprawy z kwadrantu A. W przeciwnym razie jest zamieszanie i to, co należy zrobić w pierwszej kolejności, pozostaje w tle. Zawsze pamiętaj o swoim i naucz się odróżniać ważne od drugorzędnego.

Rzeczy w kwadrancie C to na przykład spotkania lub negocjacje narzucone przez kogoś z boku, obchody urodzin niezbyt bliskich osób, nagłe obowiązki domowe, eliminacja rozproszeń, które nie są istotne, ale wymagają uwagi (rozbity wazon, kuchenka mikrofalowa zepsuła kuchenkę, przepaliła się żarówka itp.), a także wszelkiego rodzaju inne rzeczy, które nie popychają cię do przodu, a jedynie spowalniają.

Kwadrant D: Niepilne ani ważne

Zadania związane z ostatnim kwadrantem nie przynoszą żadnych korzyści. W wielu przypadkach warto nie tylko zajmować się nimi na końcu, ale nie zajmować się nimi w ogóle. Chociaż na pewno musisz o nich wiedzieć, ponieważ. są pożeraczami czasu.

Interesująca jest też inna cecha etui z tej grupy: są one bardzo atrakcyjne dla wielu osób – są łatwe w wykonaniu i sprawiają przyjemność, pozwalają się zrelaksować i miło spędzić czas. Dlatego opieranie się pokusie ćwiczeń z nimi może być dość problematyczne. Ale jest to absolutnie konieczne.

W kwadrancie D można pisać takie rzeczy jak rozmowa przez telefon ze znajomymi o czymś nieważnym, niepotrzebnej korespondencji lub spędzanie czasu na portalach społecznościowych, oglądanie programów telewizyjnych i różnych „ogłuszających” programów telewizyjnych, gry komputerowe itp. Oczywiście każda osoba powinna okresowo odpoczywać i jakoś się bawić, ale są na to ciekawsze i rozwijające się sposoby: czytanie, odwiedzanie siłowni i basenów, wycieczki na łono natury itp. Jeśli nie możesz lub nie chcesz całkowicie uwolnić się od robienia rzeczy z kwadrantu D, to musisz odłożyć ich realizację przynajmniej do momentu, w którym sprawy z kwadrantu B i C zostaną zakończone i do czasu, w którym poświęcona sprawom kwadrantu D powinna być zminimalizowana. Tutaj dla każdego będzie odpowiednie znane przysłowie: „Bo jest czas, zabawa to godzina”.

Jak tylko opanujesz macierz Eisenhowera i nauczysz się prawidłowo rozprowadzać w niej swoje sprawy, zauważysz, że masz całkiem sporo nowego wolnego czasu, udaje Ci się załatwić wszystko na czas i bez pośpiechu, wszystkie Twoje sprawy są w porządku , cele są osiągane jeden po drugim, a Ty prawie zawsze jesteś w dobry humor i pogodny nastrój. Wszystko sprowadza się do bycia zorganizowanym i skupionym. Pewnie sam od czasu do czasu zauważasz, że niezorganizowani ludzie są zawsze w kręgu jakichś niezrozumiałych spraw, zawsze są zajęci czymś głupim, ale „bardzo ważnym”, wyglądają na zmęczonych i zirytowanych. Cechy charakterystyczne wiele z nich można cytować. Ale nie to jest ważne, ale fakt, że jeśli ty i ja nie chcemy mieć podobnych wyników, to musimy działać inaczej. Mianowicie musimy być zorganizowani, jasno rozumieć, co i kiedy musimy zrobić oraz dlaczego to wszystko robimy. A matryca Eisenhowera jest do tego świetna.

Życzymy powodzenia i pomyślnego opanowania nowych umiejętności!

„Pilne rzeczy często stają na drodze ważnych rzeczy”
Podręcznik MBA

Często, gdy jest za dużo do zrobienia, zaczynamy czuć się jak „wiewiórka w kole”. I dlaczego? Ponieważ te góry rzeczy, które odgarniamy w ciągu dnia, pochłaniają nasz czas i męczą nas w większym stopniu, niż prowadzą nas do naszych celów. Kręcimy, biegamy, próbujemy, śpieszymy się, robimy coś non stop, rozwiązujemy, drukujemy, kompilujemy, stemplujemy, transportujemy, ładujemy, prezentujemy, naprawiamy itp. itp. Lista może być kontynuowana w nieskończoność. A na jutro spada na nas jeszcze większa sterta spraw i wydaje się, że nie ma w tym końca, nie ma przewagi. Fakt, że tak się dzieje, pokazuje, że w naszej codziennej pracy, sprawach domowych i osobistych, my bardziej zajmują się pilnymi sprawami niż ważnymi! I wszystko byłoby dobrze, tylko jeśli dzieje się to przez długi czas, to z czasem motywacja do robienia czegokolwiek jest stracona! W krytycznych przypadkach może nawet dojść do tego, że kiedyś kochana praca staje się po prostu znienawidzona! I nawet długo oczekiwane wakacje tylko trochę oszczędza!
Jak być? Jak, pozostając skutecznym, nie zatracić się w wirze „ubijania”?
środkowy tydzień pracy dobrze nadaje się do dokładnego zastanowienia się nad tym, jak uczynić resztę czasu najbardziej efektywną i owocną. Wykorzystując starożytną ideę współrzędnych kartezjańskich (znaną wszystkim od czasów szkolnych), oferujemy bardzo skuteczny i jednocześnie prosty mechanizm uszeregowania spraw wzdłuż dwóch osi – oś X jest „pilna”, oś Y oś jest „ważna”.
Po narysowaniu arkusza na 4 kwadraty zwykłym ruchem otrzymujemy następującą macierz:

WAŻNE - NIE PILNE	WAŻNE - PILNE
NIE WAŻNE - NIE PILNE	PILNE - NIE WAŻNE

Instrukcja użycia:

1. Aby rozpocząć, zbierz WSZYSTKIE SWOJE PRZYPADKI na jednej liście- do tego możesz użyć zwykłych edytorów tekstu, planistów, swojego pamiętnika lub po prostu czystej kartki papieru. Zapisz wszystkie swoje zadania z rzędu na tej liście. Wszystko, co zaplanowałeś na dany dzień, wszystko, co „rozciąga się” z dnia na dzień przez wiele tygodni, wszystko, co trzeba zrobić „ale nie dociera do Twoich rąk” i tak dalej. Z moich obserwacji wynika, że lista może okazać się dość imponująca i 40 pozycji i 120, a nawet ponad 200, więc wybieraj czas przeznaczony na skompletowanie jej indywidualnie – od 2-3 godzin do 2-3 dni.
2. Następnie uzupełnij powyższą macierz TYLKO LISTĄ przypadków. Jeśli są rzeczy, których nie ma na liście, przed dodaniem ich do matrycy zadaj sobie pytanie: „Czy naprawdę są dla mnie tak ważne? Czy naprawdę są pilne?”. Jeśli odpowiesz „Tak” na oba te pytania, to mam do Ciebie jeszcze jedno pytanie: „Dlaczego zatem nie zostały one uwzględnione na oryginalnej liście?” W każdym razie to do Ciebie należy decyzja, czy uwzględnić w macierzy zapomniane przypadki, czy nie.

3. Po całkowitym wypełnieniu matrycy, zacznij wdrażanie planów od prawego górnego kwadratu. Gdy wszystkie zawarte w nim przypadki zostaną „zoptymalizowane” lub przekreślone, postępuj zgodnie z priorytetami robić rzeczy w lewym górnym lub prawym dolnym kwadratu. „Magia” korzystania z matrycy „ważne-pilne” polega na tym, że prawie nigdy nie trzeba kompletować elementów z lewego dolnego kwadratu - albo zrobi je ktoś za Ciebie (dla kogo np. są one przeznaczone). zadania z kwadratu „ważne i pilne” ) lub znikną „jako niepotrzebne” (zasada obrony przeciwlotniczej – czekaj, aż zostanie anulowana – nikt jej jeszcze nie odwołał).
PS Kilka lat temu zaproponowałem wypełnienie tej matrycy jednemu z moich klientów – „wielkiemu szefowi”, który wciąż ma pod sobą „armię pracowników”: w pewnym momencie narzekał, że jest „przytłoczony biznesem” i chciałbyś wypracować system, który pozwoli Ci szybko ustalić priorytety bieżących problemów. Następnie narysowałem kartkę papieru w 4 kwadraty, każdy z nich oznaczyłem, jak widać na obrazku, i położyłem przed nim, szczegółowo opisując, jak wypełnić matrycę.
Uważnie wysłuchał instrukcji, spojrzał na matrycę, spojrzał na mnie - rozłożył prześcieradło, przysunął go do mnie i uśmiechając się powiedział: "Cóż, Oksanochka, co mi oferujesz? Nie robię nieistotnych rzeczy - ja mam do tego podwładnych. A ja mam wszystkie ważne i pilne sprawy - w tym problem!"
Słysząc tę odpowiedź, również się uśmiechnąłem i napisałem tylko jedno słowo na kartce, oddając matrycę klientowi. Kolejne pół godziny spędziliśmy na wypełnianiu kwadratów matrycy różnymi zadaniami z listy w dzienniku. Po 2 dniach wszystkie sekretarki i pracownicy firmy zostali „wyposażeni” w tę matrycę do codziennego planowania (podwładnym oczywiście zaproponowano pierwszą wersję). I od tego czasu oprócz matrycy „ważne-pilne” mam jako osobne narzędzie macierz „ważne-pilne” dla menedżerów!
Możesz wymyślić „zaawansowaną” wersję matrycy już teraz, jeśli znajdziesz słowo, które radykalnie przeniesie uwagę, zachowując główną ideę pracy z matrycą w stanie nienaruszonym, lub przyjdziesz na kurs – na pewno opowiedz tę historię i zaoferuj zaktualizowany formularz „dla liderów”.

Przeczytaj: 7 189

Dlaczego plany się rozpadają? Bo w toku codziennych spraw mamy tendencję do załatwiania spraw pilnych, zapominając o tym, co ważne i obowiązkowe. Jaka jest różnica? W odpowiednich priorytetach! Ważne rzeczy nie zawsze są pilne, a pilne nie zawsze są ważne. Jak to? Bardzo prosta. A kwadranty Coveya pomogą sobie z tym poradzić. Ich drugie imię to macierz priorytetów Eisenhowera.

Ważne i pilne: warunki i wyjaśnienia

Znaczenie i pilność.

pilne sprawy wymagają natychmiastowego, natychmiastowego zaangażowania lub decyzji. Muszą być zrobione natychmiast, w przeciwnym razie wybuchnie pożar, siła wyższa, katastrofa. Pilne sprawy wymagają reakcji, wymuszając anulowanie wszystkich planów i ważnych spraw.

Rzeczy do zrobienia implikować . Są potrzebne do osiągnięcia wyznaczonych celów globalnych, wstępnego rozwiązania ważnych zadań, realizacji szans. Angażując się w realizację ważnych rzeczy, osoba osiąga wysokie wyniki, sukces. Życie płynie jasno, miarowo i celowo.

Niestety rzeczy ważne w naszym życiu są często pozbawione priorytetu. Czemu? Ponieważ całe życie codzienne ma na celu rozwiązywanie pilnych problemów.

Jak to naprawić?

Użyj macierzy Eisenhowera jako narzędzia do ustalania priorytetów. Czasami w tym samym celu zalecane są kwadraty czasu Coveya.

Jaka jest różnica między macierzą kwadrantową Stephena Coveya a macierzą przypadków Eisenhowera?

W zasadzie nic.

Obie metody obejmują identyczne podejścia do planowania. ALE różne nazwy otrzymane ze względu na słynnych twórców systemu. Tak się składa, że Dwight Eisenhower używał w swojej codziennej pracy tej samej techniki, którą Stephen Covey opisał w swojej książce.

Dwóch wspaniałych ludzi. Dwa tytuły. Jedna metoda.

Kwadranty Coveya: macierz struktury przypadku

Priorytetyzacja zgodnie z macierzą Eisenhowera obejmuje klasyfikację wszystkich przypadków i zadań w 4 blokach według ich ważności i pilności:

ważne/pilne;
ważne / niepilne;
nieważne/pilne;
nieważne/niepilne.

Jeśli zrobisz to z wyprzedzeniem - wypisz wszystkie bezpośrednie i odległe sprawy na jednej liście, a następnie możesz łatwo wypełnić dowolny kwadrat Stephena Coveya. Wystarczy ocenić znaczenie i pilność wszystkich dostępnych zadań.

Jak podzielić zadania według macierzy Eisenhowera?

Matryca Eisenhowera Wysoce efektywne zarządzanie czasem

Jeśli spojrzysz na strukturę każdego bloku z otwartym umysłem, zobaczysz cechy każdego kwadratu:

Kwadrat A – stała presja czasu, „ogień”, nerwy i reaktywny rytm życia.
Kwadrat B - decyzja cele strategiczne, proaktywność, praca na wyniki i sukces.
Kwadrat C - chronofagi w różnych wersjach.
Kwadrat D - kunktatorstwo.

Oznacza to, że przy ustalaniu priorytetów za pomocą macierzy Eisenhowera na uwagę zasługują tylko przypadki z drugiego bloku. Ale w rzeczywistości jesteśmy zaangażowani w zadania „pilnych” kwadratów, marnując nerwy i rozpraszając się niepotrzebnymi czynnikami.

Co zrobić z tą wiedzą?

Wszystko jest bardzo proste. Planowanie czasu zgodnie z macierzą Eisenhowera oznacza proaktywne podejście i zastosowanie najlepsze narzędzia zarządzanie czasem.

Możesz użyć:

C - wszelkiego rodzaju rozpraszacze, które należy kontrolować i kontrolować.
D - bezsensowna rozrywka, którą łatwo zastąpić zasłużonym zaplanowanym odpoczynkiem po zrobieniu rzeczy.

Ktoś uważa, że gospodynie domowe nie potrzebują planowania i jasnego harmonogramu. Wszystko jest odwrotnie.

Nieskończenie zajęte sobą i dziećmi kobiety bardziej niż ktokolwiek inny potrzebują odpowiedniej struktury dnia.

Macierz pilności i ważności Eisenhowera jest wygodnym ćwiczeniem, asystentem i doradcą na co dzień. Zastosowanie kwadrantów Coveya znacznie zmniejsza poziom stresu w Życie codzienne i czyny.

Czym jest macierz Eisenhowera Dwighta Davida? Jak 34. prezydent Stanów Zjednoczonych zaplanował czas? Jaka zasada organizacji pozwoliła sobie poradzić ogromne ilości sprawy? Opowiem o tym wszystkim teraz.

Zarządzanie czasem opiera się na zasadzie planowania. A najważniejszą rzeczą w planowaniu jest ustalanie priorytetów - które rzeczy należy zacząć najpierw, a które później.

Bardzo prostą i niezwykle skuteczną technikę zastosował 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, nazwany później jego imieniem - zasada Dwighta Davida Eisenhowera. Wszyscy rozumieją, że prezydent ma wiele do zrobienia i od prawidłowego zaplanowania czasu jednej osoby zależy los milionów ludzi.

Jak zachował się prezydent Eisenhower?

Właśnie tak - Wszystkie zadania podzielił na ważne i pilne. Aby lepiej zrozumieć tę metodę, narysujmy macierz Dwighta Davida Eisenhowera, dzieląc kwadrat na 4 równe części. W rezultacie otrzymujemy 4 kwadraty. Teraz podpiszmy każdą następującą nazwą: Ważne, nieważne, pilne, niepilne.

Istotą zasady Eisenhowera jest to, że ustalając priorytety, musisz najpierw ukończyć wszystkie ważne i pilne rzeczy. Potem ważne i niepilne. Następnie nieważne pilne. A jeśli jest czas, w końcu nieważne i niepilne.

Po co?

Co daje zastosowanie zasady Eisenhowera? Po co rysować macierz? Dlaczego nie możesz zrobić wszystkiego bez żadnych problemów?

Zapewne wszyscy borykali się z brakiem czasu - gdy chce się zrobić wszystko co zaplanowano, ale to nie wychodzi, każdy dzień przynosi nam niespodzianki i trzeba dostosować swoje plany, rezygnując z zaplanowanych wakacji, nowych możliwości pracy, itp.

Nie da się przewidzieć nieplanowanego, co oznacza, że czy nam się to podoba, czy nie, niektóre plany trzeba anulować. Ale... A co, jeśli najpierw wykonamy główne zadania, a mniej istotne zostawimy na później. Od czego nie szkoda odmówić? Na przykład spędzimy czas z rodziną zamiast spotykać się z klientem, który raczej nie zgodzi się na współpracę.

To jest odpowiedź na pytanie: „po co sortować sprawy”. Po prostu robimy najważniejsze, odkładamy drugorzędne i stajemy się bardziej skuteczni i produktywni w życiu. W końcu pilne nie znaczy ważne i na odwrót.

1 kwadrat: ważne i pilne

Obejmują one pilne sprawy, których nieprzestrzeganie może skutkować negatywnymi konsekwencjami. Wszystko zaczynamy od tego działu, bo to są dla nas najważniejsze zadania, a poza tym pilne. Ta sekcja zawiera: „Pilna operacja”, „Nieplanowane spotkania”, „termin dostarczenia projektu”.

Najważniejsze jest, aby to pudełko było idealnie puste, ponieważ najważniejsze zadania nie są na początku pilne i przy odpowiednim zaplanowaniu można je wykonać, zanim staną się pilne. Wszystkie zadania w tym kwadracie pojawiają się z 2 powodów:

- zależny od nas (przyczyny wewnętrzne), to na co mamy wpływ i jest to w większości przypadków największy udział. Na przykład: brak profesjonalizmu, motywacji, siły itp. Na ogół możemy ten powód usunąć samodzielnie;

- poza naszą kontrolą (przyczyny zewnętrzne): Kiedy nie możemy na nie wpływać, na przykład siła wyższa, nagły ból, pilna prośba o pomoc itp. Idealnie, przy odpowiednim zaplanowaniu, tylko te powody powinny znaleźć się w polu ważnych i pilnych.

Ponadto wszyscy rozumiemy, że nie zawsze można przeznaczyć tyle czasu, ile potrzeba na pilne sprawy. Przykładem z życia jest zdawanie egzaminów, jeśli przygotowujesz się ostatniego dnia, to może po prostu nie wystarczyć czasu na przygotowania. Ponadto praca w pośpiechu jest wyczerpująca, pogarsza kondycję psychiczną i fizyczną. Dlatego wszystkie ważne zadania powinny być wykonane zanim staną się pilne, czyli praca z placem jest ważna, a nie pilna.

Drugie pole: ważne i nie pilne

Regularne wykonywanie wszystkich zadań z tego kwadratu jest wskaźnikiem Twojego sukcesu i produktywności. Ten kwadrat zawiera sprawy, które mogą poczekać, ale jeśli nie zostaną zrobione, będą poważne Negatywne konsekwencje.

Zadanie ważne różni się od nieważnego tym, że konsekwencje niewykonania ich są inne.. Im ważniejsze zadanie, tym silniejsze negatywne konsekwencje jego niepowodzenia. Dlatego dajemy pierwszeństwo realizacji ważnych zadań, a dopiero później pilnych.

W idealnym przypadku wszystkie ważne zadania, zarówno pilne, jak i niepilne, powinny być wykonane w całości. Wśród przypadków z tego obszaru można wyróżnić: zadania dla rozwój osobisty opieka zdrowotna, na przykład: terminowe wizyty u lekarza i zapobieganie chorobom, opanowanie podstawowych umiejętności po angielsku o awans w pracy itp. z reguły ten kluczowe zadania które mogą mieć duże znaczenie w Twoim życiu.

Wszyscy rozumiemy, że w większości przypadków nie da się zapanować nad wszystkim, co zaplanowano. Choćby z powodu nieprzewidzianych okoliczności, które poważnie korygują plany. Biorąc pod uwagę ten fakt, lepiej wykonywać ważne zadania, od których w dużym stopniu zależy Twoje życie, niż nieważne zadania. Dlatego tak ważne jest sortowanie zadań według zasady Eisenhowera.

Kiedy prawidłowo rozłożymy sprawy i zaczniemy pracować z najważniejszymi, mniej jest pilnych prac, czyli mamy czas na załatwienie spraw, zanim staną się pilne. A to przecież bardzo ważne, kiedy na pilne sprawy nie zawsze wystarczy czasu – okazują się one niedokończone, a my testujemy nerwy, starając się dotrzymać terminu. Jednocześnie przy regularnej pracy z placem jest to ważne i nie pilne, każdemu zadaniu można poświęcić dokładnie tyle czasu, ile wymaga, w efekcie zmniejszy się liczba pośpiesznych prac i sytuacji stresowych, a wzrośnie jakość pracy. Analogicznie do zwykłego życia, lepiej jest zapobiegać chorobom na czas, niż zaczynać i w końcu doświadczyć silnego bólu i poważnych konsekwencji w przyszłości.

3. kwadrat: to nie ma znaczenia, pilnie

Pilne nie znaczy ważne, wielu pilnych rzeczy lepiej nie robić, jeśli z ich powodu nie masz czasu na ważne rzeczy. Aby poprawnie zrozumieć, który biznes jest ważniejszy, po prostu zadaj pytanie: „Co się stanie, jeśli tego nie zrobimy”. Jeśli negatywne konsekwencje są minimalne, to sprawa jest nieistotna i należy ją rozpocząć po wykonaniu ważniejszych zadań, jeśli nie zostanie ukończona, wystąpią poważniejsze negatywne konsekwencje. Do nieistotnych zadań należą: kolega zadzwonił i poprosił o pomoc w błahym zadaniu, zaproponowano Ci udział w sieci społecznościowej. ankieta lub po prostu przyjaciel przyszedł porozmawiać o życiu.

Minus pilne sprawy jest to, że przeszkadzają w efektywnej pracy, ponieważ Ty:

Zmuszony do przerywania ważnych zadań;

Na tle pilności zaczynasz się martwić, a emocje uniemożliwiają podjęcie właściwych decyzji.

Na przykład pracujesz nad dużym projektem, nad którym Twoje kariera i dochody firmy, a w tym momencie koledzy dzwonią do ciebie i proszą o pilne zadzwonienie, wydrukowanie, przesłanie dokumentu pocztą itp. Oczywiście musisz pomóc kolegom, ale wszystko ma swój czas. Najpierw musisz zrobić ważne rzeczy, a później rzeczy drugorzędne, nawet jeśli są pilne. Po prostu powiedz współpracownikom, że są aktualnie zajęci, a kiedy zakończysz pracę nad ważną sprawą, oddzwoń.

Jeśli będziesz starał się nadążyć za wszystkimi pilnymi sprawami, wtedy życie może przerodzić się w ciągłą presję czasu, a z powodu zamieszania będziesz coraz mniej martwił się, że będziesz mógł poświęcić się na ważne zadania, które mają ogromny wpływ na Twoje życie.

4 kwadraty nie są ważne i nie są pilne

To ostatnia lista rzeczy do zrobienia, którą powinieneś zacząć, ponieważ zawiera ona najbardziej niepotrzebne zadania.

Ale nawet najbardziej niepotrzebne rzeczy można podzielić na 2 części:

1. Życie drobiazg, takie rzeczy nadal mają wartość, ale tylko wtedy, gdy wykonałeś wszystkie inne ważniejsze zadania z 3 kwadratów. A jaka jest wartość? Np. demontaż blokady na antresoli – niby drobiazg, ale fajny, albo wymiana cieknącego kranu w kuchni, wzmocnienie stołu, żeby się nie chwiał. Ogólnie rzecz biorąc, takie zadania zapewniają komfort, poprawiają nastrój, więc powinieneś spróbować dostać się do czwartego kwadratu, aby żyć bardziej harmonijnie i pełniej.

Ale jeśli zrobisz te drobiazgi przed wykonaniem ważniejszych zadań z ostatnich 3 kwadratów, to nie przyniesie to odpowiedniej satysfakcji.

2. Robić bzdury. Gry komputerowe, media społecznościowe sieci, oglądanie telewizji, picie - wszystko to zajmuje tylko cenny czas. Wielu powie, ale czy to pomaga się zrelaksować? Tak, bez wątpienia każda bzdura jest relaksująca, ale nie tak, jak zdrowe wakacje. Komputer, telewizor nie są w stanie przekazać tak silnych emocji, odczuć dotykowych, zapachów i innych doznań jak w prawdziwe życie. Ponieważ komputer i telewizor używają mniej zmysłów, zmniejsza się szybkość powrotu do zdrowia, czyli odpoczynku. Alkohol jest również nieefektywnym sposobem na relaks, ponieważ oprócz negatywny wpływ na zdrowie, po takim odpoczynku w cudzysłowie - marnotrawstwo, bół głowy i inne problemy.

Cóż, to wszystko złe nawyki są stratą czasu i należy je całkowicie porzucić, ale jest to idealny przypadek. W rzeczywistości każda osoba ma złe nawyki, bo walka z nimi wymaga czasu, więc wszystkie takie śmieci jak gry komputerowe, telewizja, alkohol itp. umieszczamy na kwadracie bez względu na to i nie pilnie na samym dole listy rzeczy do zrobienia.

Praktyka stosowania macierzy Eisenhowera autorstwa Dwighta Davida

Narysujmy 4 kwadraty Eisenhowera, każdy kwadrat oznaczmy literami:

ALE. Ważne i pilne (czerwony);

B. Ważne i nie pilne (zielone);

W. Bez znaczenia i pilne (niebieski);

G. Nieważne i niepilne (białe).

Zacznijmy robić rzeczy alfabetycznie czyli najpierw zadania punktu „A”, potem „B”, „C” i na końcu „D”. Dopóki nie wykonamy zadań z kwadratu „A”, nie przechodzimy do „B”. Następnie, dopóki nie wykonamy punktu „B”, nie zaczynamy zadań od „C” itd. Na ogół pracujemy sekwencyjnie krok po kroku bez zmiany kolejności.

A teraz, aby przećwiczyć, załóżmy, że mamy następującą listę nadchodzących spraw:

Posortujmy teraz listę przychodzących zadań, umieszczając przy każdym elemencie literę kwadratu, do którego można to zadanie przypisać.

Teraz wiesz, od czego zacząć, aby mieć czas na zrobienie najważniejszej rzeczy. Po prostu zrób najpierw rzeczy w kwadrancie A, potem B, potem C i D, jeśli masz czas.

Ważne jest, aby ocenić stopień ważności nie w umyśle, ale na kartce papieru, ponieważ gdy jest więcej niż 7+-2 zadań, priorytetyzacja może być błędna, ponieważ nasz mózg nie jest przystosowany do takich operacji w umysł. Jest to około 7+-2 przypadków, które możemy przechowywać w pamięci, reszta jest zapomniana. Zadania zapisane na kartce są dużo łatwiejsze i szybsze, a co najważniejsze, można je dokładniej posortować, nie tracąc czasu na nagrywanie.

Możesz również przepisać listę w kwadraty dla jasności, zwłaszcza gdy zaczniesz używać metody Eisenhowera, ale nie jest to konieczne.

Jak już rozumiesz, istotą pracy z zasadą Eisenhowera jest podział zadań i koncentracja na dwóch pierwszych kwadratach.

Praca zgodnie z zasadą Eisenhowera pomoże zredukować liczbę pośpiechu w pracy i staniesz się bardziej produktywny.

PS Jeśli masz jakiekolwiek trudności lub pytania dotyczące przeczytanego artykułu, a także na tematy: Psychologia (złe nawyki, doświadczenia itp.), sprzedaż, biznes, zarządzanie czasem itp., zapytaj, postaram się pomóc. Możliwa jest również konsultacja przez Skype.

PS. Możesz również wziąć udział w szkoleniu online „Jak uzyskać 1 godzinę dodatkowego czasu”. Pisz komentarze, swoje dodatki;)

Subskrybuj przez e-mail

Dodaj siebie

Bardzo łatwo jest się pogubić w cyklu wydarzeń życiowych. Dzieci uczą prawidłowego podziału czasu przez dorosłych, którzy często odkładają wszystko na później. Z reguły to „później” nigdy nie nadchodzi. Wszystkie zaplanowane sprawy są płynnie spychane na bok przez innych i ostatecznie zamieniają się w jedną ciągłą bryłę nierozwiązanych zadań.

Problem najczęściej tkwi nie w liczbie spraw, ale w irracjonalnie opracowanym harmonogramie. Ludzie nie zwracają należytej uwagi na planowanie swoich działań. Ale poświęcając sporo czasu na naukę podstaw zarządzania czasem, możesz dużo zaoszczędzić w przyszłości. Wtedy w życiu znajdzie się miejsce nie tylko na wieczne problemy, ale także dla Ciebie i Twojej rodziny. Jeden z najprostszych i sprawny technik planowanie jest zasadą Eisenhowera.

Jaka jest istota technologii?

Zasadą macierzy Eisenhowera jest właściwy podział zadań w zależności od stopnia ich znaczenia. Pomaga rozbić całą listę zadań na ważne i mało ważne, pilne i mało ważne. Korzystając z macierzy można określić czas, jaki będzie potrzebny na rozwiązanie problemu, ponieważ coś wymaga większej uwagi, a niektóre rzeczy nie są warte pięciu minut spędzonych na nich.

Aby osiągnąć sukces, musisz postępować zgodnie z określonym algorytmem. Kolejność niezbędnych działań zależy od priorytetu zadań. Z reguły różne czynniki uniemożliwiają skoncentrowanie się na jednym celu: problemy osobiste, ludzie wokół ciebie, nawyki i tak dalej. Pozbądź się słabości i skup się tylko na korzystne działania metoda Eisenhowera może pomóc.

Jak powstała ta zasada, kto ją utworzył?

Trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki Dwight David Eisenhower uzasadnił opisaną zasadę zarządzania czasem. Figura polityczna Nie mogłem pozostawić ani jednego zadania nierozwiązanym, dlatego starałem się, aby mój harmonogram był jak najbardziej racjonalny i zoptymalizowany. W rezultacie Eisenhower przekształcił wszystkie zadania w macierz.

Dziś z metody prezydenta korzystają pracownicy biurowi, menedżerowie i wyżsi rangą liderzy. Sugeruje to, że ta metoda ustalania priorytetów jest rzeczywiście skuteczna i istotna.

Czym jest macierz Dwighta Eisenhowera?

Kwadrat Eisenhowera (lub zasady opierają się na konstrukcji macierzy. Podstawą macierzy jest oś ważności (odcięta) i oś pilności (rzędna). Ich wzajemne przecięcie daje cztery kwadraty, z których każdy jest wypełnione zadaniami, zgodnie z ich rozkładem.

Na początek warto więc zdecydować, co jest ważne, a co pilne. Na osiągnięcie wyników największy wpływ mają rzeczy ważne, a pilne zadania wymagają natychmiastowej realizacji. Ogólnie powstaje obraz, który daje pełny obraz stanu rzeczy.

Matryca pozwoli ustawić odpowiednie priorytety – co może poczekać, a co nie będzie opóźnione.

Co jest w polu A?

Pierwszy kwadrat, znajdujący się w lewym górnym rogu, nazywa się kwadratem A. W tej komórce zapisywane są najważniejsze i pilne zadania. Idealnie, ten kwadrat powinien być pusty, ponieważ racjonalnie rozłożony czas pozwala w zasadzie uniknąć obecności tego rodzaju przypadków.

Sprawy o wyższym priorytecie obejmują:

problemy zdrowotne, które zwykle występują w najbardziej nieodpowiednich momentach;
coś, co może negatywnie wpłynąć na wyniki operacji;
przypadki, których niewykonanie może prowadzić do nowych problemów.

Za pełnię tego kwadratu odpowiada samokontrola osoby. W końcu, jeśli codziennie w komórce A pojawiają się nowe przypadki, zasada Eisenhowera nie pomoże. Tutaj powinieneś w zasadzie zwrócić się do zarządzania czasem, ale najpierw musisz zająć się wszystkimi przypadkami, które wypełnią kwadrat A w krótkim okresie.

Pomimo najwyższego priorytetu tego kwadratu, możliwe jest przeniesienie rozwiązania problemów wypełniających komórkę na kogoś innego. Ale dzieje się tak tylko wtedy, gdy jest to możliwe, a sprawy niekoniecznie wymagają osobistego udziału.

Jakie zadania obejmuje kwadrat B?

Ta część matrycy wypełniona jest codziennymi czynnościami. Z reguły znajduje się tutaj wszystko, co zasługuje na największą uwagę. Są to ważne, ale nie pilne sprawy, z których większość związana jest z główną działalnością człowieka. Niska pilność zadań pozwoli Ci nie podejmować nagłych decyzji, a konstruktywne i rozsądne podejście pozwoli sprawniej załatwić wszystkie sprawy.

Działania osób, które głównie rozwiązują problemy z kwadrantu B, są bardziej produktywne. Na dobre wyniki tacy ludzie mają wystarczająco dużo czasu na życie osobiste, nie doświadczają ciągłego stresu. Na ten plac składają się zadania mało ważne i może w pewnym stopniu codzienne, ale to na nich głównie składa się ludzka działalność.

Zadania z kwadrantu B mają silny wpływ zarówno na morale, jak i kondycję materialną. Są to zajęcia sportowe, dieta, sen, edukacja i praca – te rzeczy, bez których nie można się obejść, ale zazwyczaj poświęcają im najmniej uwagi, oddając wiele samemu sobie.

Jakie przypadki zawiera kwadrat C?

Kwadrat C obejmuje te rzeczy, które nie zbliżają do upragnionego celu, a wręcz przeciwnie spowalniają wydarzenia, odkładają realizację naprawdę ważnych zadań. Najczęściej wymagają pilnej inwestycji czasu, ale rozpraszają i sprowadzają na manowce. Tutaj ważne jest, aby zawsze pamiętać o wynikach swoich działań i celach i nie przełączać się na drugorzędne.

W tym sektorze możesz bezpiecznie uwzględnić prace domowe i złożone komuś obietnice. Generalnie te sprawy są nie tyle ważne, ile pilne.

Co zawiera kwadrat D?

Dla osób, które nie wiedzą, jak właściwie zaplanować swój czas, rzeczy z tego placu zajmują najwięcej duża ilość czas. Zadania te można raczej nazwać nie problemami, ale przyjemnymi zmartwieniami, które zresztą nie przynoszą absolutnie żadnej racjonalnej korzyści. Wpływ kwadratu D musi, jeśli nie być wykluczony, to przynajmniej spróbować zredukować.

Nie zastępuj odpoczynku bezcelowym monitorowaniem portale społecznościowe, oglądanie programów telewizyjnych lub seriali, bezczynne rozmowy przez telefon. Czas wolny Możesz go również wydać z korzyścią dla siebie i swoich bliskich: rodziny, krewnych i przyjaciół.

Gdzie jest stosowana zasada Dwighta Eisenhowera?

Opisany sposób podziału zadań służy nie tylko racjonalizacji czasu. Analiza przyspieszona według zasady Eisenhowera służy m.in. do określenia niezbędnych funkcji obiektów handlowych. Doskonalenie produktu na wszystkich etapach koło życia tzw. Zasada ta łączy w sobie ekonomię i technika określając stosunek właściwości produktu do jego kosztu. Te ostatnie muszą być logiczne i płatne.

Jaka jest zasada Eisenhowera w FSA, badana przez wielu ekspertów z krajów o gospodarce rynkowej: Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii, USA. W rezultacie stwierdzono, że w celu określenia zakresu istotnych funkcji obiektu ważne jest zachowanie proporcji między ich koniecznością a kosztem. Zasadą Eisenhowera w FSA jest analiza produktu i podział jego właściwości na trzy kategorie:

Kategoria A. Główne lub podstawowe funkcje: bezpośredni cel produktu, na którego spełnienie należy wydać więcej pieniędzy.
Kategoria B. Drugorzędne cechy produktu, które są powiązane z głównym. Obecność takich dodatków jest mile widziana, ale ich brak nie wpływa zbytnio na sprzedaż.
Kategoria C. Dodatkowe cechy, których brak w żaden sposób nie wpłynie na jakość produktu. Unikając wydatków na dodatki, które są zupełnie niepotrzebne, możesz sporo zaoszczędzić.

Praktyka stosowania zasady Eisenhowera

Absolutnie nie jest konieczne rozdzielanie zadań dokładnie w formie macierzy - do kwadratu, ale na początku możesz to zrobić, aby zapewnić widoczność. Wygodnie jest przekształcić normę w kilka list lub ogólny plan, gdzie sprawy z różnych kwadratów są wyróżnione kolorem. Na przykład zarówno pilne, jak i ważne zadania (kwadrat A) można zapisać czerwonym atramentem, ważne, ale nie pilne w zielonym(sektor B), zadania nieważne, ale pilne (kwadrat C) - na niebiesko, a na czarno - nieważne i niepilne. Jednocześnie stopień ważności konkretnej sprawy należy oceniać nie w umyśle, ale na papierze. W ten sposób zadania nabierają kształtu, a ich realizacja staje się bardziej realna.

Dlaczego należy stosować tę metodę?

Ta zasada może pomóc zmienić twoje życie pod względem racjonalizacji czasu osobistego. Korzystanie z tej metody pozwala spędzać mniej czasu na niepotrzebnych zadaniach i robić najbardziej obiecujące rzeczy, a także poświęcić wystarczająco dużo czasu na odpowiedni odpoczynek, unikając tzw. tak jak.

Osoba, która stosuje zasady zarządzania czasem w swoich codziennych działaniach, jest nie tylko bardziej skuteczna od innych, według statystyk, ale także zdrowsza, ponieważ nie doświadcza ciągłego stresu związanego z przeciążeniem i ciągłymi terminami. (zasada Eisenhowera lub jakakolwiek inna) pomoże zoptymalizować Twoje czynności życiowe we wszystkich obszarach.