Nota serwisowa dotycząca poprawy jakości pracy. Tworzenie notatki: wideo. Kto może pisać

Obywatele działający na różnych polach działalności często mają do czynienia z nieprzewidzianymi sytuacjami, dlatego są zainteresowani odpowiedzią na pytanie, jak pisać notatka a gdzie mogę dostać próbkę?

Ten dokument jest jednym z najpopularniejszych i najczęstszych sposobów dla firm i pracowników. W tym artykule powiemy Ci, jak poprawnie napisać notatkę i dostarczymy przykładową notatkę do recenzji.

Konieczność napisania notatki

Notatka to forma przepływu pracy w przedsiębiorstwie, która pozwala: krótki czas szybko rozwiązywać bieżące sytuacje produkcyjne. Nota serwisowa ma na celu spełnienie następujących celów:

• • Szybkie powiadomienie urzędnik o ten moment problem
  • Przedstawianie propozycji jego eliminacji lub uzgadnianie planu planowanych działań

Złożenie notatki ma szereg pozytywnych aspektów dla procesu produkcyjnego w przedsiębiorstwie. Dokument ten jest bezpośrednim dowodem na to, że specjalista, wykrywszy problem w procesie pracy, za który jest odpowiedzialny, niezwłocznie zwrócił na niego uwagę kierownictwu.

W sytuacjach, gdy specjalista nie jest w stanie samodzielnie poradzić sobie z zaistniałą nieprzewidzianą sytuacją i za pomocą notatki przekazuje ją do rozwiązania innym specjalistom, tym działaniem zwalnia się z odpowiedzialności za złą jakość lub nieterminowość decyzja problematyczny problem.

Nie została ustalona konkretna forma notatki, w związku z czym papier jest sporządzany w dowolnej formie i przekazywany do kierownictwa zarówno w formie papierowej, jak i za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Robienie notatki

Ustaliliśmy powyżej, w jakich przypadkach konieczne jest napisanie i przesłanie notatki do kierownictwa. Rozważmy teraz przykład kompilacji dokumentu, który rozważamy, i jak powiedzieliśmy powyżej, nie ma specjalnej formy notatki, ale istnieją ogólnie przyjęte wymagania dotyczące treści dokumentu.

Wśród nich są:

1. Adresata notatki należy wskazać w prawym górnym rogu dokumentu. Konieczne jest wpisanie nazwiska, imienia, patronimiku, stanowiska osoby, w imieniu której sporządzana jest notatka.
2. Pod tymi danymi zapisany jest numer i nazwa dokumentu.
3. Następnie specjalista ujawnia istotę problematycznego zagadnienia, z którym się zetknął w zakresie swojej działalności w przedsiębiorstwie. Albo opisuje sytuację, z którą sam sobie nie radzi, a to wymaga pomocy innych specjalistów.
4. Ponadto konieczne jest przepisanie propozycji rozwiązania obecnej sytuacji. Albo autor notatki ogłasza działania, których oczekuje od urzędnika, w imieniu którego składany jest dokument.
5. Na dole dokumentu wskazane jest nazwisko, imię, nazwisko i stanowisko osoby, która wysłała notatkę.

W razie potrzeby każdy pracujący obywatel może skorzystać z tego szablonu notatki.

Jak napisać notatkę - próbka i przykład pisania

Spójrzmy na konkretny przykład jak napisać notatkę (przykład). Poniższy przykład zawiera tekst notatki, którą można potraktować jako próbkę podczas pisania pracy biznesowej.

Przykład notatki

Poniżej podajemy przykład pisania notatki na papierze, gdzie przedmiotem odwołania i podmiot, do którego skierowana jest notatka, a także istota problemu – są fikcyjne.

Dyrektor UAB "Kamelia"
Krawczenko Anatolij Pietrowicz
Krasnodar 15 lipca 2015

NOTATKA

Od 13 lipca 2015 r. piec w gorącej hali przedsiębiorstwa stał się bezużyteczny, a w celu naprawienia awarii należy zakupić części zamienne z poniższej listy. Całkowity koszt części i pracy w celu wyeliminowania awarii wynosi 15 700 (piętnaście tysięcy siedemset rubli 00 kopiejek).

Obecnie limit środków na naprawę i konserwację sprzętu został wyczerpany, a potrzebne części nie są dostępne. Aby uniknąć przestojów w hot shopie, prosimy:

1. Zaznacz określony suma pieniędzy zgodnie z listą załączoną do dokumentu.
2. Zapewnij zespół naprawczy do przeprowadzenia prac związanych z wymianą zużytych części.

Z poważaniem, szef gorącego sklepu Onoprienko Valeria Viktorovna.

W wielu organizacjach odbywa się wymiana informacji za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, więc korzystanie z poczty elektronicznej ułatwia przesłanie notatki. Taki obieg dokumentów w przedsiębiorstwie ma oczywistą zaletę - to szybkość rozpatrywania wniosków pracowników.

Jak napisać notatkę do w formie elektronicznej? Dokument nie różni się znacząco od klasycznej wersji papierowej. Przykładowa notatka w formie elektronicznej prawie nie różni się od omówionego powyżej przykładu. Znaczna część notatki w formie elektronicznej będzie podobna do naszego przykładu. W szczególności opis zaistniałej sytuacji oraz zestaw propozycji zgłoszonych przez pracownika do rozpatrzenia.

Różnica nadal będzie – w notatce nie będzie konieczne wskazywanie adresata. V e-mail w wierszu „Adres” podasz nazwę użytkownika, do którego zaadresowany jest dokument. Jeśli dla całego działu jest tylko jeden adres e-mail, w wierszu „Temat” musisz wskazać odbiorcę, czyli imię i nazwisko urzędnika, do którego wysłana jest notatka.

Ponadto, korzystając z poczty e-mail (własnej skrzynki pocztowej), często masz już podpis, który jest automatycznie wstawiany do tekstu. To znacznie oszczędza czas, w szczególności podczas pisania notatki. Jeśli Twoja skrzynka e-mail nie pozwala na identyfikację nadawcy (na przykład, gdy w przedsiębiorstwie jest tylko jedna skrzynka e-mail), to na końcu listu musisz podać swoje stanowisko i imię i nazwisko.

Pamiętaj, że wysyłając dokument do e-mail ważne jest, aby poprosić o powiadomienie, że wysłane przez Ciebie pismo zostało przeczytane przez adresata. Aby to zrobić, zaznacz odpowiednie pole. Takie powiadomienie jest dowodem, że faktycznie wysłałeś notatkę do konkretnego urzędnika w określonym czasie.

Wielu pracowników wie o wewnętrznych dokumentach organizacji tylko ze słyszenia - notatki są mylone z oficjalnymi i są nieprawidłowo kompilowane. Narusza to wykonywanie głównej funkcji takich dokumentów - oficjalnej komunikacji w zespole, co prowadzi do niemożności dobrze skoordynowanej pracy. Dlatego istotna staje się kwestia kompilacji notatki, jej różnic i podobieństw z innymi artykułami, specyfikacji pisma.

Terminologia

środek komunikacji między urzędnikami, podziały strukturalne. Czasami określa się go jako dokument o wykonaniu zadania/pracy, choć może mieć inny charakter. Próbki, które zostaną omówione w tym artykule, odzwierciedlają tylko możliwą treść notatki.

Oficjalnie klasyfikator dokumentów zarządczych nie zawiera informacji o takim papierze jak notatka. Nie podano przykładu, jak go napisać, ale nie neguje to faktu, że taki dokument jest szeroko rozpowszechniony w sferze pracy z wielu powodów.

Powody używania

Notatka jest często używanym dokumentem pomocniczym. Odpowiada za zapewnienie komunikacji pomiędzy elementami systemu pracy, czyli pracownikami. Dlaczego ten dokument jest tak popularny? Wiele momentów pracy można i należy rozwiązać bez ingerencji wyższych stanowisk – dowodzi to niezależności i efektywności działów autonomicznie i jako całości.

Osobliwości

Różnica w stosunku do powyższego memorandum polega na tym, że to drugie oznacza odwołanie się do wyższych rang, a notatka, której przykład zostanie omówiony poniżej, tworzy połączenie na poziomie poziomym. Może to być odwołanie do administratora innego działu lub kierownika innego działu. W każdym przypadku, o ile wymienione osoby zajmują równorzędne stanowiska, możemy mówić o notatce. Gdy pojawia się nierówność, trzeba ją sporządzić.Niektóre z przedstawionych tu przykładów mogą być definicyjnie niejednoznaczne, przyczyny tego zostaną omówione później.

Temat notatek

Zwykle sporządzane są notatki dotyczące kwestii wsparcia: informacyjnego, ekonomicznego, logistycznego czy organizacyjnego. Notatka może często zawierać jakąś prośbę lub sugestię. Dla każdego z elementów strukturalnych zwykle część tematów jest priorytetowa i koreluje z obszarem, w którym działa sam element.

Rejestracja

Wykonanie notatki odbywa się w taki sam sposób, jak sporządzenie memorandum. Dlatego zmienia się tylko treść. Rejestracja notatek jest regulowana przez GOST. Pozwala to zachować jednolitość konstrukcji wszystkich dokumentów zarządczych.

Przykład jak napisać notatkę:

Departament Technologii Informacyjnych ( góra strony, lewa strona)

Szef Służby Bezpieczeństwa górna prawa strona) Lyubchenko R.L.

NOTATKA

14.09.2015 № 11

W piątek 17.09.2015 nastąpi wymiana bazy materiałowej i technicznej. W związku z tym proszę o przyznanie dostępu następujących pracowników organizacja PE „AMIR” do wykonywania tych prac:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Miszkow Lew Georgiewiczu

Szef działu ( Od lewej strony) _malarstwo_ Antipov R. D. ( po prawej stronie)

Projekt notatki zakłada typowy format arkusza - A4.

Zalety

Zasadniczo, odpowiednik wiadomości głosowej, notatka ma wiele zalet w porównaniu ze zwykłą komunikacją w pracy:

• zachowanie na piśmie;
• oficjalna dokumentacja;
• wygoda w przypadku złożonego przekazywania informacji;
• możliwość wysłania jednej wiadomości do kilku osób jednocześnie.

Logiczne konsekwencje tego to:

• możliwość potwierdzenia/odrzucenia niektórych stwierdzeń;
• jasne określenie zadania i jego precyzyjna realizacja;
• terminowość realizacji;
• efektywność.

Postać

Napisanie notatki może mieć następujący charakter:

• informacyjne (wiadomość, zawiadomienie, odprawa itp.);
• inicjatywa (prośba);
• raportowanie.

Notatka, której przykład podano powyżej, ma charakter informacyjny, ponieważ kierownik jednego działu powiadamia drugi o nadchodzącej pracy, dodatkowo daje prostą instrukcję, co musi zrobić.

Ostatnie dwa punkty często współistnieją: raport jest odpowiedzią na inicjatywę (prośba).

Struktura

Zastanów się, jak poprawnie napisać notatkę na podanym przykładzie. Tak więc ten dokument musi zawierać:

• dane adresata (w tym przypadku rolę tę pełnił szef ochrony);
• nazwa dokumentu (odpowiedni napis znajdował się bezpośrednio przed tekstem);
• data dokumentu;
• tekst;
• dane i podpis adresata (kierownika działu informacji).

Z kolei tekst może być również rozłożony według struktury. To prawda, znacznie bardziej warunkowe:

1. Pierwsza część określa podstawę i motyw pisania. Notatka, której próbkę przedstawiono powyżej, wyjaśnia prośbę już w pierwszym zdaniu.
2. Druga część odzwierciedla istotę: w przykładzie pojawia się po słowach „w związku z…”.
3. Trzecia część to ostatnia. Może zawierać stwierdzenie faktu, sugestię lub prośbę.

Notatka serwisowa, której przykład pomaga nam zrozumieć zasady projektowania, łączy drugą i trzecią część w jedną. Rozdzielenie staje się bardziej widoczne w złożonych notatkach. Trzecia część koniecznie pojawia się w dokumentach odpowiedzi.

Stylizacja

Chociaż dla tego artykułu, jak również dla wszystkich innych dokumentów kierowniczych, dozwolony jest dowolny format, aby wiedzieć, jak poprawnie napisać notatkę, konieczne jest swobodne wyrażanie swoich myśli w stylu biznesowym, ponieważ to on jest używany przy tworzeniu wszelkiego rodzaju dokumentacji.

Rodzaje

Notatki nie mają jasnej klasyfikacji, ale jednocześnie można je warunkowo podzielić na typy.

Na przykład jest notatka:

• o wzroście;
• do zakupu;
• odpisy itp.

Każdy typ ma swoją własną specyfikację pisowni. Aby lepiej zrozumieć, jak napisać notatkę, podane zostaną również przykłady.

O podwyżce

Notatka o podwyżce płac może być potrzebna pracownikom, którzy uważają, że otrzymują za swoją pracę niewystarczające wynagrodzenie pieniężne. Logiczne jest, że przede wszystkim zwrócą się do swojego szefa - napiszą memorandum.

Notatkę tego typu sporządza kierownik działu pracownika, skierowaną do kierownika działu. Czasami robi to również dział HR. Wtedy początkowo mówimy o komunikacji między działem pracownika, który chce otrzymać wyższą pensję, a działem personalnym. Przyczyny wzrostu płac (zmiany wielkości pracy, kwalifikacji pracowników itp.) muszą być zawarte w notatce.

Przykład pokazano poniżej.

Dział księgowości

Do dyrektora generalnego PE „Agro Darina” Aninnikov G.L.

NOTATKA

09.04.2013 № 45

Sankt Petersburg

O podwyżce płac Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna pracuje w stanie wyjątkowym „Agro Darina” od 4 marca 2011 roku jako wiodący specjalista w dziale księgowości aktywów materialnych. Jest dyplomowaną mistrzynią swojego rzemiosła, wykazującą się wysoką wydajnością, punktualną, obowiązkową i sumienną. W czasie pracy nie otrzymałem ani jednej sankcji dyscyplinarnej. W związku z powyższym proszę o zwiększenie wynagrodzenie Furmanets Galina Viktorovna od 23 000 rubli do 25 000 rubli.

Kierownik Działu Księgowości Materiałowej_Signature_Galkin S.A.

Wzrost oznacza nie tylko wzrost płac, ale może również oznaczać przejście na wyższą pozycję. Notatkę o awansie pisze również kierownik wydziału.

To ważna uwaga: ta sama notatka do dyrektora, czyli notatka od podwładnego do szefa, jest uważana za memorandum.

• podnoszenie swoich kwalifikacji;
• otrzymujący wyższa edukacja(pierwsza sekunda);
• staż pracy i doświadczenie zawodowe;
• za wybitne zasługi.

Powody należy podać bezpośrednio w notatce. Na przykład następny.

Dział Logistyki

S. Yu Lyashenko, dyrektor generalny Netflix PP

NOTATKA

19.02.2001 № 15

O promocji Yu.O. Belousova

Belousova Julia Olegovna pracuje w oprogramowaniu Netflix od 7 stycznia 1999 roku jako administrator działu logistyki. Jest wykwalifikowanym profesjonalistą w swojej dziedzinie. Pracownik jest sumienny i odpowiedzialny, ma dużą zdolność do pracy i wytrzymałość w sytuacjach stresowych. 15 lutego 2001 roku uzyskała tytuł magistra rachunkowości i audytu. W związku z powyższym rekomenduję Julię Olegovnę Belousovą do awansu na stanowisko starszego administratora.

Kierownik Działu Logistyki_Podpis_Elchaninov P.L.

Do kupienia

Nabycie odnosi się do naprawy lub wymiany dowolnego sprzętu. Notatka dotycząca przejęcia jest sporządzana przez dział, który musi zaktualizować bazę materiałową i techniczną.

Notatka, której próbkę prezentujemy poniżej, została sporządzona na potrzeby zakupu komputera.

Dział Personalny

Do szefa działu IT Epam LLC Penkov D.M.

NOTATKA

12.11.2009 № 4

O naprawie komputera (wymiana)

Uprzejmie informuję, że od 6 listopada 2009 r. Tatiana Jewgienijewna Maszkina, starszy administrator, pracownik Działu Personalnego, ma regularne awarie swojego komputera osobistego.

W związku z powyższym, prosimy o jak najszybszą naprawę lub wymianę tego komputera.

Kierownik działu personalnego _podpis_ Chistenko V.T.

Wakacje

Urlop pamięciowy nie oznacza tu udania się na zasłużony odpoczynek, ale telefonowanie do pracownika z urlopu, napisane przez kierownika działu, w którym znajduje się odpowiedni pracownik. Podaje przyczynę cofnięcia. Dokument jest przekazywany kierownikowi firmy / organizacji, on z kolei musi napisać odpowiedź - zgodę lub odmowę.

Poniżej przykład takiej notatki wraz z odpowiedzią.

nie mam nic przeciwko

Dział HR do przygotowania niezbędnych dokumentów__Sergeev 21.03.2014

Do dyrektora generalnego PE „Aukro” Siergiejew V.P.

NOTATKA

21.03.2014 № 1

Biorąc pod uwagę chorobę starszego księgowego Departamentu Rachunkowości i Audytu Tatiany Wiktorownej Morozowej, proponuję zadzwonić do księgowego Pavla Sergeevny Matveychuk z wakacji od 22.03.2014.

Kierownik Działu Rachunkowości i Audytu _podpis_ Marinina R.A.

Należy zauważyć, że oprócz napisania i otrzymania uchwały w sprawie notatki konieczne jest również uzyskanie zgody samego pracownika na wycofanie się z urlopu. Powinno to być również formalnie udokumentowane. Dlatego notatka jest tylko pierwszym etapem tego procesu.

O bonusach

Notatka premiowa jest pisana, gdy szef chce nagrodzić pracownika za produktywną pracę. Z punktu widzenia pracownika proces premiowania jest prosty, ale dla szefa, zwłaszcza jeśli organizacja nie ma regulaminu premiowego i woli się bez niego obejść, staje się to znacznie bardziej pracochłonne. Ale jednym z etapów tego procesu będzie w każdym razie napisanie notatki.

Przede wszystkim trzeba przestudiować specyfikację przedsiębiorstwa w tym zakresie – każda z firm ma swoje warunki premiowe. Mogą to być określone przypadki, w których pracownik nie może zostać nagrodzony ( postępowanie dyscyplinarne, naruszenia administracyjne itp.), źródła składek i tym podobne. Po dokładnym przestudiowaniu możesz przejść bezpośrednio do pisania.

Notatka dotycząca premii musi koniecznie zawierać powody, dla których kierownik działu uważa, że ​​należy zachęcać pracownika. Jeśli klauzula premiowa zawiera jasne klauzule, które wskazują, jaki rodzaj nagrody należy się za co, proces jest znacznie prostszy. Szef może jedynie powiadomić dyrektora o realizacji takich a takich punktów. To jest zawiadomienie. W innym przypadku kierownik działu tylko zachęca pracownika i sam określa wysokość premii - ponownie, biorąc pod uwagę materialny system motywacyjny organizacji.

Ciekawostką jest to, że notatki serwisowe o bonusach są często określane mianem notatek – ponieważ są pisane w imieniu wyższej rangi. Podobny dylemat pojawia się w przypadku notatek z urlopu, notatek promocyjnych itp.

Do odpisu

Notatki nie są potrzebne, gdy nieruchomość jest uszkodzona lub baza logistyczna jest nieaktualna. Ten rodzaj dokumentu jest ściśle związany z notami zakupowymi i ma podobną specyfikację: na przykład kierownik działu z powyższym problemem pisze podobną notatkę do działu, który zajmuje się uszkodzonym mieniem (jak w przykładzie komputerowym: odwołanie poszło do działu informacji).

Poniżej próbka takiej notatki.

Dział informacyjno-techniczny

Do kierownika działu kontroli i rewizji Troyanda LLC Sukhorukov D. D.

NOTATKA

22.01.2006 № 42

O likwidacji komputerów

Informuję, że w chwili obecnej komputer elektroniczny należący do działu informacyjno-technicznego jest przestarzały i nie jest w stanie obliczyć mocy wystarczającej do pełnej wydajności tego działu.

W związku z powyższą przyczyną proszę o spisanie w/w nieruchomości jako przestarzałej i powiadomienie mnie o konieczności uzupełnienia bazy materiałowo-technicznej.

Kierownik działu informacyjno-technicznego _podpis_ Chastchenko V.T.

Separacja notatek według typu

Wszystkie powyższe przykłady można podzielić na dwa typy:

• notatka dla pracownika, dyrektora;
• notatka do dowolnego działu.

Jeśli chodzi o dylemat, który powoduje pierwszy punkt, został on już wspomniany w tym artykule. Pomimo tego, że jest mnóstwo informacji o tym, jak napisać notatkę do reżysera, a także przykładów i próbek pisarskich, w istocie nie jest to do końca prawda. Ta zasada może działać tylko w organizacjach korporacyjnych, w których wszystkie działy są równe, ale nie ma dyrektora naczelnego. Wtedy pisanie notatek pomiędzy działami automatycznie staje się usługą, a nie raportem. We wszystkich innych przypadkach zdecydowanie zaleca się, aby pisząc notatki dotyczące odwołania pracownika z urlopu, jego premii, zwolnienia, awansu, używaj nazwy dokumentu „Memorandum”. Inne wymagania dotyczące pisania pozostają takie same.

Wszystkie pozostałe próbki są klasyfikowane jako notatki do działów - o odpisywaniu, o pozyskiwaniu itp. Dają bardziej poprawne wyobrażenie o istocie notatek: komunikacji między równorzędnymi działami, która nie wymaga ingerencji kierownictwa.

Przechowywanie

Notatki odnoszące się bezpośrednio do poszczególnych pracowników są przechowywane w ich aktach osobowych. Cała reszta trafia do archiwum firmy.

Oryginalne notatki mogą być potrzebne przy sprawdzaniu organizacji z wyższymi władzami: dają dokładna informacja o wewnętrznych działaniach firmy, interakcji elementów strukturalnych.

Również notatki, jako dokumenty urzędowe, mogą być dowodem lub zaprzeczeniem w postępowaniu w dowolnej sprawie.

Podobnie jak inne dokumenty uzupełniające, notatki mogą być traktowane jako dodatek do zewnętrznej dokumentacji firmy.

Częste korzystanie z notatek służy jako kryterium oceny ogólnego nastroju firmy i jej pracowników dla socjologów, marketerów, psychologów organizacja pracy ramki.

Pół biznes, pół freestyle pisanie notatek wyraźnie odzwierciedla sytuacyjne relacje w zespole roboczym. Szczególnie ciekawa jest dokumentacja nie między działami, ale między konkretnymi pracownikami działów – jest mniej powszechna, a przez to bardziej wizualna.

notatka jest dokumentem informacyjnym i referencyjnym, narzędziem korespondencja biznesowa wewnątrz organizacji.

Notatka jest sporządzana w celu podkreślenia wszelkich kwestii biznesowych związanych z pracą działu lub konkretnego pracownika, których rozwiązanie zależy od innej komórki strukturalnej organizacji lub pracownika.

W przeciwieństwie do tego, sporządzanie notatek odbywa się pomiędzy jednostkami strukturalnymi lub pracownikami o równorzędnym statusie służbowym, którzy nie są bezpośrednio podporządkowani.

Jak napisać notatkę

Chociaż forma pisania notatki jest dowolna, podczas jej tworzenia należy wziąć pod uwagę następujące szczegóły:

• „kapelusz”, który wskazuje, do kogo jest adresowany (stanowisko, nazwisko, imię, patronimik w przypadku celownika);
• nazwa dokumentu - Nota;
• data zestawienia i numer;
• tytuł do tekstu dokumentu – mówi o temacie notatki;
• tekst dokumentu - najpierw jest opis aktualnej sytuacji, a potem konkretna prośba;
• stanowisko kompilatora, podpis i transkrypcja podpisu - nazwisko, imię, patronimik autora.

Przykładowa notatka na zakup komputera

notatka
05.10.2013 № 2
Moskwa

O naprawie komputera (wymiana)

Zwracam uwagę, że od 20 września 2013 r. Komputer osobisty przypisany do kierownika personelu Moroz Tatiana Iwanowna często zawodzi oprogramowanie.

W związku z tym proszę o naprawę tego komputera lub wymianę.

Przykładowa notatka serwisowa dotycząca wydawania produktów

NOTATKA
2013-09-20-CN z dnia 20.09.2013

O wydaniu produktów

Proszę o wyrażenie zgody na wstrzymanie akcji dla TM "J".

Cel promocji:
- wzrost sprzedaży soków TM "J" w sprzedaży detalicznej;
- wzrost rozkładu liczbowego i jakościowego.

Okres promocji: październik-listopad 2013

Region: Petersburg, Woroneż

Uczestnicy akcji: sprzedawcy punktów handlowych

Mechanizm promocji: przy zamówieniu 5 litrów soku TM "J" w punkcie sprzedaży 1 litr soku TM "J" dostarczany jest w prezencie.

Podział puli nagród:
Petersburg - 400 opakowań (po 1l)
Woroneż - 60 opakowań (po 1l)
Wydajność: planowany wzrost sprzedaży to 30-40%.
Reszta niewykorzystanych produktów zostanie zwrócona do magazynu.

Rejestracja notatki odbywa się na arkuszu formatu A4, jeśli organizacja nie prowadzi elektroniczne zarządzanie dokumentami.

)? Z takim pytaniem spotykają się okresowo przedstawiciele różnych dziedzin działalności. Notatka to jeden z najczęstszych i najpopularniejszych sposobów interakcji między pracownikami przedsiębiorstwa a jego kierownictwem. Poniżej podamy przykładową notatkę i powiemy, jak poprawnie napisać notatkę.

Dlaczego musisz napisać notatkę?

Notatka to forma wewnętrznego przepływu pracy, która pozwala na najskuteczniejsze i najszybsze rozwiązywanie bieżących sytuacji produkcyjnych.

Celem notatki jest powiadomienie dowolnego urzędnika o istniejący problem, przedstawianie propozycji jego rozwiązania lub koordynację planowanych działań.

Dodatkową zaletą takich dokumentów jest to, że są bezpośrednim dowodem na to, że specjalista zwrócił uwagę na problem, który leży w jego zakresie odpowiedzialności. Jeżeli specjalista nie jest w stanie samodzielnie rozwiązać problemu i w formie notatki przekazuje go do rozwiązania innym specjalistom, tym samym zrzeka się odpowiedzialności za nieterminowe lub złej jakości rozpatrzenie problemu.

Nie ma specjalnej formy notatek, są one sporządzane w dowolnej formie, mogą być przekazywane w formie papierowej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przykład kompilacji notatki, jej forma, szablon

W jakich przypadkach dokument biznesowy, który rozważamy, został przesłany, zorientowaliśmy się. Teraz musisz zdecydować się na przykład pisania notatki. Jak wspomnieliśmy powyżej, nie ma specjalnego formularza na notatkę. Istnieją jednak ogólne wymagania dotyczące treści dokumentu.

Obejmują one:

1. Obowiązkowe wskazanie adresata zawiadomienia służbowego. W prawym górnym rogu musisz wpisać nazwisko, imię i nazwisko, a także stanowisko osoby, do której wysłano odwołanie.
2. Nazwa dokumentu i jego numer są wskazane poniżej.
3. Następnym krokiem jest określenie istoty problemu, z jakim spotkał się autor dokumentu lub sytuacji, z którą należy się uporać.
4. Poniżej znajdują się sugestie rozwiązania problemu, czyli wskazanie działań, jakich autor notatki oczekuje od jej adresata.
5. Na końcu dokumentu wskazuje się nazwisko i inicjały osoby, która wysłała odwołanie, a także jej stanowisko.

W razie potrzeby możesz użyć tego szablonu notatki.

Jak napisać notatkę: przykładowy projekt

Jak napisać notatkę (przykład), rozważ prosty przykład. Tekst notatki może być identyczny z poniższym.

Przykład notatki

Dyrektor Gvozdika LLC

Słobodin Władimir Aleksandrowicz

NOTATKA

Od 02.01.2018 taśmociąg jest zepsuty w cukierni. Do jego naprawy konieczny jest zakup części zgodnie z załączoną listą. Całkowity koszt prac naprawczych, z uwzględnieniem zakupu części, wynosi 12 500 (dwanaście tysięcy pięćset rubli 00 kopiejek). Z uwagi na wyczerpanie limitu funduszu na naprawę i konserwację sprzętu, brak niezbędnych części, w celu uniknięcia przestojów warsztatu

1. Przydziel wymaganą kwotę zgodnie z załączoną listą.
2. Zapewnij zespół naprawczy do pracy.

Z poważaniem szef cukierni Dmitrienko Denis Sergeevich.

Jak napisać notatkę w formie elektronicznej, powiemy poniżej.

Funkcje elektronicznego zarządzania dokumentami

Jeżeli organizacja dopuszcza wymianę danych z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej, w tym poczty elektronicznej, wówczas wysyłanie notatki jest uproszczone. Do zalet takiego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie należy również sprawność rozpatrywania wniosków.

Jak napisać notatkę w formie elektronicznej? Dokładnie tak samo jak w klasycznej wersji na papierze. W dokumentach nie ma znaczących różnic. Próbka w tym formacie praktycznie nie różni się od poprzedniego przykładu.

Główna część Twojej notatki (czyli opis samej sytuacji i zgłoszone do rozpatrzenia propozycje) pozostaje dokładnie taka sama jak w naszym przykładzie.

Jedynym wyjątkiem jest to, że nie musisz wskazywać adresata w notatce. W wierszu „Adres” zostanie wpisana nazwa użytkownika, do którego wysyłane jest odwołanie. Jeśli mówimy o wymianie dokumentów za pośrednictwem udostępnionego zasobu (na przykład jednego adresu e-mail na dział), musisz wskazać w wierszu Temat, do kogo jest adresowana wiadomość.

Ponadto przy korzystaniu z poczty e-mail (indywidualnej skrzynki pocztowej) w większości przypadków istnieje już podpis, który jest automatycznie wstawiany do tekstu listu. Pozwala to znacznie zaoszczędzić czas, w tym pisanie notatki. Jeśli Twoja poczta nie pozwala na zidentyfikowanie nadawcy (na przykład podczas korzystania z udostępnionej skrzynki pocztowej), pamiętaj, aby na końcu listu podać swoje imię i nazwisko oraz stanowisko.

Ważne: wysyłając informacje e-mailem, nie zapomnij poprosić o powiadomienie o przeczytaniu wysłanej wiadomości (w tym celu musisz zaznaczyć odpowiednie pole). To powiadomienie jest dowodem, że faktycznie wysłałeś notatkę do określonego odbiorcy w określonym czasie.

Większość osób pełnoletnich to pracownicy tej czy innej organizacji. Ludzie zwracają się do przełożonych z prośbami lub życzeniami poprzez oświadczenia lub notatki. Opiszmy proces kompilacji i przesyłania dokumentów dla menedżera.

Co to jest?

Najpierw musisz zrozumieć, czym jest notatka. Jest to dokument wewnętrzny lub zewnętrzny, w zależności od funkcji i adresata. Taka notatka jest najczęściej adresowana do osoby przełożonej spośród jej podwładnych i jest rodzajem prośby, uwagi lub sugestii.

W zależności od znaczenia notatki może być raportowa, wyjaśniająca, wyjaśniająca lub analityczna.

Dokument ten obejmuje najczęściej kwestie techniczne lub problemy ekonomiczne, podano opis sporu lub wyjaśnienie, którego wymagają od Ciebie przełożeni. Główna różnica między notatką polega na tym, że nie tylko określa istotę problemu, ale także go podaje szczegółowy opis a czasami rozwiązania.

Obsługa i raportowanie: podobieństwa i różnice

Niektórzy pracownicy mylą memorandum z notatką, a to nie jest przypadek. Są podobieństwa, ale są też różnice. Zastanówmy się nad tym. Tak więc zarówno ta, jak i druga notatka mają na celu poinformowanie władz o wszelkich niepowodzeniach w pracy. Jednak memorandum najczęściej informuje o problemie, a notatka zawiera również prośbę o jego usunięcie, a czasem wskazuje się również sposoby rozwiązania konkretnego problemu.

Sporządzanie notatek dla przełożonych

Najczęściej takie dokumenty są przesyłane do kierownictwa. Dzieje się tak, ponieważ notatka jest dokumentem, który zgłasza wszelkie problemy wewnętrzne. Przykładowa notatka nie jest nigdzie zarejestrowana, nie ma przykładowego tekstu, więc są kompilowane w dowolnej formie. Najważniejsze jest opisanie istoty problemu i proponowanych sposobów jego rozwiązania. Na co jeszcze należy zwrócić uwagę to to, że Twoja notatka jest zarejestrowana w organizacji. Dzięki temu masz pewność, że dotrze do władz.

Jednak sytuacje są inne. Wyobraź sobie, że piszesz notatkę nie o awarii sprzętu, ale np. o pracowniku Twojej firmy, który zrobił coś złego. Sytuacje są różne. Twoja notatka może po prostu zostać „zgubiona”. Aby temu zapobiec, możesz się upewnić. Zrób notatkę w dwóch egzemplarzach. Przekaż je sekretarce do rejestracji i poproś na swoim egzemplarzu, aby napisał, że notatka została zarejestrowana pod takim a takim numerem, w takim a takim terminie i została przyjęta do rozpatrzenia. Dzięki temu nawet jeśli Twoja skarga „nie dotrze” do władz z jakiegokolwiek powodu, masz potwierdzenie i jej treść.

Wymiana notatek między oddzielnymi działami

Czasami notatki służą jako środek komunikacji między oddzielne dywizje tej samej firmy. Sporządzenie takiego dokumentu dla innej jednostki nie różni się od notatki dla kierownictwa. Jedyną różnicą, jaka istnieje, jest to, że musisz określić same jednostki, możesz również podać adres. W takim przypadku notatka nadal jest dokumentem wewnętrznym.

Nagłówek notatki musi być sporządzony zgodnie z wzorem wniosku, który jest wpisany w imieniu kierownika. Następnie pisany jest sam tekst, który wyjaśnia wszystkie problemy konkretnej jednostki. Pożądane jest opisanie nie tylko istoty problemu, ale także szczegółowo wszystkich niuansów. Możesz również zasugerować sposoby jego rozwiązania.

Należy podać szczegóły dokumentu: datę i numer. Jest to konieczne, aby stało się oficjalne.

Notatki dla innej organizacji

Czasami jednak zdarza się, że działa jako dokument zewnętrzny. Dość częstym przypadkiem pisania notatki jest inna organizacja. W ten sposób firmy wymieniają się niezbędnymi informacjami. Również w tym przypadku notatka jest dokumentalnym dowodem roszczenia lub wniosku.

Takie notatki są również sporządzane w dowolnej formie. Mogą im towarzyszyć kserokopie. wymagane dokumenty. Najczęściej takie notatki sporządza się w imieniu dyrektora jednej firmy od szefa innej. W przypadku negocjacji z kontrahentem konieczne jest sporządzenie dwóch egzemplarzy notatki. Drugi egzemplarz z pieczęcią, podpisem i numer rejestracyjny musisz odebrać i zachować ten dokument, dopóki problem nie zostanie rozwiązany.

Jeśli napiszesz notatkę dla innej organizacji, możesz otrzymać ten sam list w odpowiedzi. Nie ma w tym nic złego. Być może kierownictwo nie do końca zrozumiało problem lub prośbę, a może po prostu zdecydowało się zaproponować własną wersję rozwoju dalszych działań. Musisz również zarejestrować taką notatkę i odpowiedzieć na nią akcją lub odpowiedzią na żądanie. Dlatego komunikacja między organizacjami za pomocą notatek może trwać dość długo.

Jak napisać notatkę

Dokument zaczyna się od nazwy organizacji i danych osoby, do której jest przeznaczony, następnie wskazane są ich własne dane. Słowa „Memorandum” są napisane w środku. Ponadto tekst zaczyna się od czerwonej linii. Jak wspomniano wcześniej, jest napisany w dowolnej formie. Na końcu wskazana jest data i składany podpis wraz z transkrypcją.

Jeśli tekst notatki jest duży, dzieli się na kilka akapitów. Pierwsza to opis problemu. Druga to sama prośba. Jeśli wniosek jest zbiorowy, w trzecim akapicie możesz wskazać dział i nazwiska pracowników, którzy go napisali. W takim przypadku podpis na notatce składa kierownik wydziału. Osobno możesz dołączyć arkusz z podpisami wszystkich pracowników.

Notatka jest napisana na arkuszu A4, jak każda aplikacja. Podpis musi być napisany odręcznie, a nie faksymile. Wskazane jest również wystawienie notatki z jej numerem seryjnym i datą jej sporządzenia. Można go również wydrukować na komputerze, ale nawet w tym przypadku podpis musi być osobisty.

Wysłanie dokumentu za pośrednictwem komunikacji elektronicznej

Nierzadko zdarza się, że organizacja prowadzi elektroniczne zarządzanie dokumentami, a wszystkie prośby i notatki muszą być przesyłane przez Internet lub sieć wewnętrzną. W tym przypadku nie ma się czego bać, nie ma się czym martwić. Jednak w tym celu pożądane jest posiadanie osobistego podpis cyfrowy abyś mógł potwierdzić swoją prośbę.

Możesz też napisać notatkę na kartce papieru, podpisać ją i zeskanować. Wersję elektroniczną wyślij na wskazany adres i poczekaj na odpowiedź.

Czy zawsze konieczne jest złożenie oferty na piśmie?

Często pojawia się pytanie: czy można ustnie skontaktować się z kierownictwem przedsiębiorstwa? Odpowiedź jest bardzo prosta: zawsze można aplikować doustnie, ale nie wiadomo, czy da to jakieś rezultaty. Wiadomość pisemna jest zawsze dokumentem urzędowym, niezależnie od jej treści i adresata. Ale wiadomość słowna to tylko słowa, na które nie można odpowiedzieć.

Dlatego wskazane jest, aby wszelkie propozycje, wyjaśnienia i wyjaśnienia dla władz sporządzać wyłącznie na papierze. W przeciwnym razie po prostu możesz nie otrzymać odpowiedzi na swoją prośbę lub propozycję.