Jak prowadzić korespondencję biznesową: wymagania etykiety. Zasady i etykieta korespondencji biznesowej

Korespondencja biznesowa- ważny element wizerunku firmy. Może to być bardzo pomocne w udanej karierze lub zaszkodzić partnerstwu.

Korespondencja biznesowa to rodzaj sztuki. Można to porównać do oratorstwa. Wszyscy wiemy, że oratorium trzeba się uczyć i przekazywać naszą wiedzę i umiejętności w prawdziwym życiu. W ten sam sposób podczas prowadzenia korespondencji biznesowej należy przestrzegać pewnych zasad korespondencji biznesowej, a także bardzo ważne jest stosowanie etykiety korespondencji biznesowej do kompetentnego sporządzania ważnych dokumentów.

Główną cechą pisania listów biznesowych jest użycie język biznesowy. Korespondencja formalna posługuje się jednolitymi wzorcami mowy, na które składają się standardowe zwroty używane w pisaniu biznesowym. Oznacza to, że w korespondencji biznesowej używane są osobliwe zwroty frazesów, które pozwalają dokładniej wyrażać myśli za pomocą zwięzłej interpretacji. Ta pisownia jest używana od wielu lat i zawsze pomaga w ciągu kilku minut z łatwością skomponować żądany tekst.

Nigdy w korespondencji biznesowej nie używaj stylu emocjonalnego ekspresja myśli. Zwykle używaj neutralnego stylu narracji. Zastosuj logiczne narzędzia oceny. Nie używaj wyrażeń dialektycznych i potocznych. Zabronione jest używanie wykrzykników i zdrobnień w przyrostkach. Odradza się również używanie słów modalnych. Dokument biznesowy powinien mieć jasną, logiczną myśl.

To znaczy, jeden z ważne warunki pisanie dokumentu biznesowego to coś, co musi być przestrzegane z dokładnością semantyczną.

Praktyczna wartość dokumentu biznesowego zależy od dokładności i spójności. Ostrożnie używaj dwuznacznych słów, aby odbiorca mógł Cię poprawnie zrozumieć.

Korespondencja biznesowa powinna również zawierać nie tylko osądy i przemyślenia, ale także element merytoryczny (czyli wszystko musi być poparte faktami). Jednak fakty muszą być prawdziwe, które muszą być starannie dobrane, przestudiowane i sprawdzone pod kątem wiarygodności. Jest to konieczne, aby odbiorca mógł łatwo zrozumieć znaczenie Twojego listu.

Jeśli kompetentnie i rozsądnie skomponowałeś list biznesowy, to skompilowałeś nowe narzędzie aby osiągnąć swój cel.

Zakończmy: Główne składniki dokumentu biznesowego to zweryfikowane dane, dobrze dobrane fakty i dowody.

etykieta korespondencji biznesowej jest zbiorem utrwalonym społecznie pewne zasady i zalecenia. Podczas przygotowywania dokumentów konieczne jest przestrzeganie tych zasad.

Przez lata stosowania korespondencja biznesowa ulegała przeobrażeniom, zmianom i dziś posiada specjalne formularze, które pozwalają na wyrażenie prośby, zawiadomienia, przypomnienia lub odmowy.

Przygotowanie dokumentu biznesowego, nie stosuj własnej percepcji, używaj standardowe formularze skontaktuj się w imieniu firmy, a nie w swoim imieniu. Oznacza to, że cała historia jest opowiedziana w pierwszej osobie. mnogi(przyjmij zaimek „my”), a zakończenie czasownika podkreśli, że jest to publiczny charakter prezentacji.

Zwróć także uwagę na formularze zabezpieczeń. Najlepiej używać Strona bierna. Spójrzmy na przykład. Sformułowanie „Nie dotrzymałeś terminu, sprzęt nie został dostarczony” brzmi zbyt ostro i wydaje się, że obwiniana jest konkretna osoba, natomiast zdanie „Zobowiązania do dostarczenia sprzętu nie zostały spełnione” podkreśla fakt niedostarczenia zamówienia i nie ponosi opłat.

Ta sama droga zasady korespondencji biznesowej zaleca się wybrać formy formy czasownika - doskonały i niedoskonałe gatunki czasowniki. Niekiedy stosuje się dodatkowe akcenty – zwroty i zwroty wprowadzające, które pozwalają rozładować napięcie w tonie powitania i w całym tekście, ale nadal spełniają normy uprzejmości i taktu, życzliwości i delikatności, a jednocześnie zachowują profesjonalizm adresat.

W oficjalne teksty Używane są słowa o pełnej szacunku formie, słowa o zabarwieniu emocjonalnym, a także neutralne apele. Zasady korespondencji biznesowej pozwalają ubiegać się w liście o osobisty plan imiennie - patronimiczny. Jeśli dodasz nazwisko, adres będzie bardziej oficjalny i formalny.

Porządkując relacje z partnerami lub organizacjami, komponuj teksty z dwóch części - jedna dostarcza decyzje, druga - wniosek do decyzji. Te części można wymieniać. Ale jeśli decyzja jest negatywna, zacznij od uzasadnienia i opowiedz o decyzji w drugiej połowie listu. List będzie więc mniej kategoryczny iw żaden sposób nie zaszkodzi poczuciu własnej wartości adresata.

Język korespondencji biznesowej implikuje zasady opracowane do podpisywania dokumentów biznesowych. Porządek musi być przestrzegany. Jeśli otrzymasz pismo podpisane przez dyrektora, to odpowiadając, twoje pismo musi być również podpisane przez dyrektora lub pierwszego zastępcę. W odpowiedzi musisz dokładnie i konsekwentnie przekazać esencję, trzymając się treści.

Korespondencja biurowa to bardzo szczególny gatunek, który musisz opanować, jeśli masz zamiar wspiąć się po drabinie korporacyjnej. Dobre umiejętności pisania o biznesie będą Ci wiernie służyć: pomogą Ci komunikować się z podwładnymi, szefami i partnerami, podkreślą Twoje wykształcenie i światopogląd. Styl komunikacji powinien być powściągliwy, celowy, nie odbiegający od tematu.

Cechy komunikacji biznesowej

Każda komunikacja, zarówno osobista, jak i pisemna, jest interakcją z ludźmi w celu wymiany informacji, zaimponowania i negocjacji. Nic ludzkiego nie jest nam obce, czasem dajemy upust emocjom, ale w sferze biznesowej nie powinno być miejsca na gwałtowną manifestację naszych uczuć, cech charakteru i temperamentu.

Trudno sobie wyobrazić, że na międzynarodowym spotkaniu prezydenci różnych krajów śpiewali piosenki, śmiali się na głos lub wyrażali osobistą niechęć. Tak istnieje etykieta, aby nasze życie było tak wygodne i uporządkowane, jak to tylko możliwe.

Ważną cechą komunikacji biznesowej jest to, że nie można jej uciąć w połowie zdania. Na każdy otrzymany list musisz napisać odpowiedź, nawet jeśli nie masz na to ochoty. Jeśli odbierzesz telefon i nie masz czasu na odebranie telefonu, koniecznie oddzwoń. Oczywiście komunikacja z niektórymi ludźmi jest nieprzyjemna. Dlatego na liście obowiązkowych cech menedżera znajduje się odporność na stres.

Spotkanie biznesowe, rozmowa telefoniczna czy biznesowa korespondencja e-mailowa z pewnością będą miały jakiś cel. W rezultacie strony muszą dojść do wniosków, przedyskutować projekt, uzgodnić partnerstwo strategiczne i tak dalej.

Zasady e-maili

W mowie pisanej jest być może nawet więcej ograniczeń i konwencji niż w mowie ustnej. Komunikując się bezpośrednio z rozmówcą, na osobistym spotkaniu, możemy położyć akcent intonacyjny na ten lub tamten fakt, wyjaśnić coś, jeśli rozmówca nas nie zrozumiał. Jeśli popełnimy błąd w mowie, możemy go natychmiast naprawić. Ale w liście biznesowym musimy być niezwykle jasni i precyzyjni, aby słowa nie sugerowały podwójnej interpretacji.

Mówili: „Papier wytrzyma wszystko”, sugerując, że można napisać nawet niewiarygodne fakty. Jesteśmy zdania, że korespondencja biznesowa powinna być jak najbardziej szczera. Nawiasem mówiąc, teraz listy papierowe są wysyłane coraz mniej. Zasadniczo przewożą umowy i inne dokumenty. W tym przypadku papiery firmowe są wykorzystywane jako dowód wysokiego statusu organizacji.

Współcześnie w większości przypadków korespondencja biznesowa odbywa się w przestrzeni wirtualnej i ma ona swoje własne cechy. Kiedy dialog dopiero się zaczyna, zwyczajowo pisze się pozdrowienie zgodnie z etykietą, na przykład: „Cześć, drogi Oleg Siergiejewiczu! ”. A pod kolejnym adresem w ciągu dnia roboczego powitanie można pominąć.

Alfabetyzacja

Komunikacja pisemna, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, wymaga przestrzegania norm językowych i nienagannej umiejętności czytania i pisania. W końcu korespondencja ujawni twoje luki wykształconemu rozmówcy. Dlatego radzimy sprawdzić, co jest napisane za pomocą służb specjalnych, jeśli nie jesteś do końca pewien swojej wiedzy.

Zróbmy listę Główne zasady wymagane przez etykę komunikacji elektronicznej. Są dość proste, ale wielu niestety je zaniedbuje:

początek każdego zdania jest pisany wielką literą;
na końcu frazy umieszcza się kropkę, aby znaczenie czytanego tekstu było jasne;
aby uporządkować problem i zaproponować rozwiązania, warto skorzystać z listy punktowanej lub numerowanej;
dla jasności dobrze jest korzystać z tabel, wykresów, wykresów;
nie próbuj specjalnie wyglądać na inteligentnego, wykształconego rozmówcę, nie komplikuj prostych myśli nadmiernymi zwrotami imiesłowowymi i imiesłowowymi;
im prościej wyrażasz swoje myśli, tym lepiej;
chociaż w codzienna mowa kultura wymaga unikania żargonu, w środowisku biznesowym fachowy żargon i zapożyczenia z języka angielskiego są obecnie uważane za dobrą formę (ale nie przesadzaj!).

Rodzaje listów biznesowych

Ich struktura jest prawie taka sama. Jeśli chodzi o objętość, długi tekst nie wygląda dobrze w treści listu. Lepiej wystawić go jako osobny plik i dołączyć jako załącznik. W takim przypadku w samym liście, po powitaniu, należy krótko wskazać, czego dotyczy załącznik.

Struktura liter (początek)

Oprócz ogólnych zasad ważne jest, aby znać pewne szczegóły dotyczące pisania biznesowego. Podamy zasady, które będą odpowiednie w zdecydowanej większości przypadków.

Początek e-mail zwany kapeluszem. Posiada logo organizacji. Warto mieć zawsze pod ręką (czyli na pulpicie komputera) szablon, w którym to logo jest wpisane.

W przeciwieństwie do komunikacji offline, współczesne zasady nie zobowiązują Cię do powitania adresata i możesz od razu określić istotę sprawy, nazywając go po imieniu i patronimicznie. Jednak wielu nadal pisze na początku wiadomości: „ Dzień dobry! ", "Cześć! "," dobry wieczór! ' lub 'Pozdrowienia.' I w tym również nie ma odstępstwa od normy.

Wymagania co do treści listu sugerują, że to w nim tkwi sens korespondencji. Podział tekstu na akapity jest uważany za dobrą formę, oznakę uważnego stosunku do rozmówcy. W każdym akapicie jeden lub inny aspekt tematu jest nazwany i ujawniony. Oprócz identyfikacji problemu, zwyczajowo sugeruje się sposoby jego rozwiązania. Że tak powiem, aby odsłonić pomysł na biznes w miniaturze.

Struktura pisma (wniosek)

Jak wysłać wiadomość biznesową?

Większość pracowników biurowych ma w swojej skrzynce e-mail bardzo obszerne archiwum listów. Aby rozmówca nie pomylił się w długiej korespondencji, zaleca się wysłanie listu w formie odpowiedzi. Po kliknięciu odpowiedniego pola na początku tematu listu, angielski skrót"Odnośnie...". Jest to bardzo wygodne, ponieważ adresat od razu zapamięta przebieg korespondencji.

Możesz zapisać całą historię wirtualnej komunikacji z tym rozmówcą lub zostawić tylko ostatnie lub najważniejsze cytaty. Nowoczesna etykieta biznesowa wymaga szybkiego reagowania na e-maile. W końcu znaczną część naszego dnia spędzamy przy komputerze w pracy. Ponadto pocztę można sprawdzać z urządzeń mobilnych.

Jeśli martwisz się, czy list dotarł do adresata, skorzystaj z wygodnej funkcji „Powiadomienie o otrzymaniu”, która jest dostępna na prawie wszystkich serwerach pocztowych. W ten sposób będzie dla ciebie jasne, że list został obejrzany.

W warunkach nowoczesny świat kontakt biznesowy często wywodzi się z korespondencji biznesowej - pisemna forma interakcji biznesowych, która obejmuje wszelkiego rodzaju korespondencję (list, wiadomość itp.), która jest wysyłana przez dowolnego urzędnika w jego imieniu i na podstawie jego stanowiska.

Ważnym aspektem jest przestrzeganie pewnych norm etykiety. W przeciwnym razie nawiązane relacje mogą się zerwać, a klient lub partner biznesowy zostanie utracony. Prawidłowo zaprojektowana korespondencja biznesowa przyczynia się do jak najlepszego wrażenia o Tobie lub firmie.

Posiadanie magii liter dotyczy każdej osoby. Na przykład, szukając nowej pracy: kompilowanie i wysyłanie CV, przedmioty testowe, listy motywacyjne, dodatkowe informacje o sobie, uzgodnienie terminu spotkania.

Co ciekawe, obowiązujące dziś zasady korespondencji biznesowej wykształciły się w Anglii około 150 lat temu.

Rodzaje listów biznesowych

Aby zdecydować, jak skomponować list, musisz znać różnice między jego typami. Pomoże to określić temat wiadomości i jej prawidłowy projekt. Pomoże to nie wyglądać głupio w oczach ważnego przeciwnika.

Zgodnie ze strukturą projektu wyróżniają:

Listy komunikacyjne

Obejmuje to listy odrzucające, roszczenia, wymówki, wyznania. Wszystko, z czego pracownik korzysta w trakcie swojej działalności zawodowej.

Listy zgody

Ważna forma pisania. Dzięki niej podsumowują wyniki spotkania, formułują umowy, wyznaczają czas na wykonanie zadań, upewniają się, że obie strony dobrze rozumieją umowę.

Zasady dotyczące listów biznesowych

Sposób, w jaki blogerzy pozwalają sobie na wyrażenie siebie, nie jest twoją opcją. Nie ma usprawiedliwienia dla błędów i literówek. Nie możesz się pocieszać trudnościami związanymi z nauką języka od dzieciństwa. Musisz być wobec siebie tak wymagający, jak to tylko możliwe. W przeciwnym razie maluje niekorzystny obraz Twojej osobowości i wykształcenia.

Cechą korespondencji biznesowej jest to, że błędy ortograficzne w sferze zawodowej są uważane za wskaźnik niekompetencji danej osoby w wybranej dziedzinie.

Podstawowe zasady:

Unikaj używania słów, których dokładnej definicji nie znasz. W ostateczności sprawdź ich znaczenie w słownikach.
Unikaj używania specyficznej terminologii. Niektóre słowa mogą być nieznane rozmówcy i przez niego źle zinterpretowane. Etykieta korespondencji handlowej oznacza w takich przypadkach wyjaśnienie pojęć i skrótów.
Pisz w krótkich zdaniach. Długość i ozdobność wzorów jest odpowiednia podczas pisania powieści, a nie w negocjacjach biznesowych.
Wstępnie wpisz wiadomość nie w treści listu, ale w dokumencie na komputerze lub w edytorze online. Pozytywnym aspektem jest automatyczna pisownia i interpunkcja w tekście. Eliminuje również przypadkowe przedwczesne wysłanie listu do adresata lub jego utratę w wyniku zamknięcia przeglądarki lub utraty Internetu. Pracować w Microsoft Word, używaj automatycznego zapisywania materiału w określonych odstępach czasu.
Należy unikać wpisywania wiadomości na telefonie lub tablecie. Istnieje ryzyko niewłaściwej autokorekty.
Sprawdź przed wysłaniem pod kątem błędów i spójności konstrukcji tekstu. Zaleca się ponowne sprawdzenie wpisanego tekstu w ciągu godziny, chwilowo przełączając się na inne rzeczy i zapominając o jego napisaniu. Pomoże to spojrzeć na tekst z drugiej strony, dostrzegając wszystkie nieścisłości.

Formatowanie listu biznesowego

Niezbędny Specjalna uwaga do szczegółów w projektowaniu i prowadzeniu korespondencji. Mówi również o szacunku do przeciwnika, pozwala zaoszczędzić czas, który można przeznaczyć na przerobienie materiału.

Nie zaniedbuj następujących aspektów:

Poprawne wypełnienie tematu listu

Jeśli to pierwszy post, tytuł może być jasny. Jeśli jednak komunikacja z przeciwnikiem już istnieje, temat pisma powinien być krótki i zwięzły. To są podstawy komunikacji. Pomagają znaleźć wiadomość na czas do ponownego przeczytania, będzie to łatwe zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.

Cytat

Wysłana wiadomość może zawierać pytania, na które musisz odpowiedzieć. Warto na nie odpowiedzieć, cytując każdą z osobna. Wysyłając list z kilkoma do przodu, warto zastosować numerację i rozbicie tekstu na akapity. Więc rozmówca zrozumie, na jakie pytanie odpowiadasz.

Zbyt wiele łańcuchów cytatów tworzy wrażenie chaosu w postach. Jeśli jednak istnieje potrzeba powrotu do wcześniej wysłanych wiadomości lub przypomnienia o czymś rozmówcy, warto to zrobić. W szczególności jeśli chodzi o budżet, pakiet usług, czas.

Weź pod uwagę wszystkie otrzymane informacje

Tworząc list, musisz krótko skomentować wszystkie załączone przez Ciebie lub rozmówcę dokumenty. W ten sposób odbiorca będzie od razu wiedział, jaka zawartość plików go czeka.

Własny podpis – analogia do wizytówki

Korespondencja handlowa wymaga podpisu. Może być zautomatyzowany, wtedy będzie obecny w każdym wysłanym liście. Jak napisać podpis informacyjny? Użyj imienia i nazwiska, które jest aktualne ten moment stanowisko, kontakty zawodowe i logo firmy.

Na przykład: „Z szacunkiem, Iwan Iwanow, kierownik projektu, numer telefonu lub inne komunikatory”. Lub „Pozdrawiam, Iwan Iwanow…”.

Również podpis może być chwytliwy i kreatywny, wskazujący na szczególny związek z firmą lub przyczyną. Na przykład pracownicy sieci branży księgarskiej mogą użyć frazy „Obecnie czytam…” wstawiając nazwę aktualnych nowości. Ale takie rzeczy są lepiej skoordynowane z władzami.

Adres pocztowy

Zasady korespondencji handlowej zakładają wyświetlanie adresu pocztowego. Lepiej, jeśli to czysto działa. Może wyświetlać nazwę firmy, stanowisko, imię lub nazwisko, ale nie rok urodzenia lub zabawne pseudonimy/słowa. Lepiej zastanowić się nad poprawną nazwą adresu przez wiele lat, jeśli planujesz go pozostawić nawet przy zmianie czynności lub stanowisk.

Czcionka i odstępy

Najczęściej używaną czcionką w dokumentacji jest 12 Times New Roman dla tabel lub 14 dla tekstu. 1,5-2 interwały. To są niewypowiedziane podstawy.

Styl komunikacji biznesowej

Pisanie biznesowe wymaga delikatnego balansowania na krawędzi. Przyjazna komunikacja jest tutaj niewłaściwa, ale stanowczo nie jest też odpowiednia.

Funkcje komunikacyjne:

Rygor wzornictwa

Zdrobnienia, wyrażenia slangowe będą nieodpowiednie.

Korzystanie z emotikonów

Ostrożne używanie emotikonów lub ich unikanie. Pierwszy kontakt w zasadzie nie pozwala na ich obecność. W przyszłości nawiasy mogą być obecne, ale tylko pozytywne, z umiarem. Miłosierdzie i humor są nie do przyjęcia w tym stylu komunikacji. Ta forma jest niedopuszczalna, jeśli podlegasz rozmówcy.

Powitanie po imieniu i patronimice

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej zakładają pełne szacunku podejście do rozmówcy, uwagę i zainteresowanie jego osobą. Zwiększa to zainteresowanie przeciwnika tobą, zwiększa szansę na jego pobłażliwość. Wskazane jest, aby z wyprzedzeniem znać imię osoby, do której się zwracasz, a także jej preferencje dotyczące adresowania.

Odpowiedz w ciągu dwóch dni

Poprawne jest wysłanie odpowiedzi na wiadomość w ciągu kilku dni roboczych. W przeciwnym razie uważa się to za brak szacunku. Jeśli pismo zostało wysłane przed weekendem lub urlopem, nie możesz na nie odpowiedzieć, jeśli nie jest pilne. W przeciwnym razie musisz ostrzec rozmówcę o tymczasowym braku odpowiedzi lub krótko wypisać się z treści listu.

Brak natręctwa

Ciągle o coś pytając, prosząc o potwierdzenie pokaże Ci się w najlepsze światło. Jeśli wymagane jest potwierdzenie od rozmówcy, możesz przypomnieć mu o potrzebie odpowiedzi po trzech dniach. Jeśli sprawa jest pilna, lepiej o niej wspomnieć w pierwszej wiadomości.

reguła lustra

Etykieta korespondencji biznesowej często pozwala zwracać się do przeciwnika w sposób, w jaki on to robi. Zwiększa to możliwość wzajemnego zrozumienia, komunikacji na tym samym poziomie. Śledź, jakich terminów, stylu komunikacji, apelacji używa Twój rozmówca.

Wesołych Świąt

Jeśli komunikacja odbywa się w okolicach lub podczas świąt urzędowych, warto pogratulować rozmówcy. Takie są zasady korespondencji biznesowej. Warto też wiedzieć, kiedy twój przeciwnik ma urodziny.

Wdzięczność

Elementarną uprzejmością będą słowa wdzięczności w odpowiedzi na gratulacje, zaproszenia, wyjaśnienia.

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe cechy, nawiązanie kontaktu z rozmówcą i wyrobienie sobie pozytywnej opinii o sobie nie będzie trudne.

Znaczenie zasad pisania w biznesie

Zasadniczo każdy wysłany e-mail - wizytówka, wyświetlając wybraną przez nas pozycję biznesową. Aby wyglądała przyzwoicie, budziła szacunek i zaufanie, a negocjacjom towarzyszyła wygoda i skuteczność w rozwiązywaniu problemów, znajomość zasad dobre maniery a ich ciągłe przestrzeganie jest niewzruszoną gwarancją sukcesu.

W przypadku wszelkiej korespondencji, w Internecie lub listownie, obowiązują te same surowe zasady, jak przy komunikacji telefonicznej, negocjacjach osobistych. Zasady, na których zbudowana jest interakcja:

wzajemny szacunek przeciwników dla osobowości i pozycji biznesowej innej osoby;
dbałość o interesy biznesowe przeciwnika;
poszanowanie poufności;
terminowość w rozwiązywaniu ważnych zadań.

Korespondencja handlowa jest konieczna, ponieważ:

podczas wysyłania listu nie ma odpowiedzi, nawet jeśli była sugerowana;
listy giną w napływie zbędnych informacji, a pracownicy nieustannie dzwonią, prosząc o sprawdzenie poczty;
po przeczytaniu e-maila jest całkowicie niejasne, czego potrzebujesz od Ciebie;
ze względu na obfitość szczegółów i chaos informacji w wiadomościach myśli są zdezorientowane, a złożony problem nie zostaje rozwiązany.

Możesz zaoszczędzić sporo wolnego czasu, jeśli wdrożysz ogólne zasady prowadzenia korespondencji biznesowej. Pomoże to uniknąć powyższych problemów.

Obecna rzeczywistość biznesowa jest taka, że tylko 15% średnich i dużych przedsiębiorców, którzy dążą do umocnienia swojej pozycji na rynku, osiąga swój cel. Z tego powodu znaczenie etykieta biznesowa wzrasta wielokrotnie, ponieważ niezgodność z jego normami, z wielu innych powodów, często prowadzi do luki w użytecznych relacje biznesowe.

Ogólne zasady etyki korespondencji biznesowej

W szerokiej interpretacji etyka to zespół ogólnych postaw mających na celu regulację Stosunki społeczne. W związku z tym etyka biznesu porusza kwestie związane z przyjętym porządkiem i stylem interakcji w biznesie.

Uszczegółowienie etycznych aspektów relacji biznesowych jest etyka biznesu t, w tym m.in. procedurę negocjacyjną, zasady postępowania korporacyjnego, tradycje i rytuały biznesowe, elementy podporządkowania, sposoby i style komunikowania się i pisania, a także kwestie poprawności w kontaktach z partnerami i współpracownikami.

Znaczenie etyki i etykiety, jako jej integralnej części, polega na tym, że ramy regulacyjne, które powstały w wyniku wieloletniej praktyki znacznie upraszczają komunikację, tworząc zrozumiały i powszechnie dostępny kontekst w sferze biznesowej, który pozwala na poprawnie osiągaj cele i znacznie oszczędzaj czas.

Innymi słowy mówimy o specjalnym algorytmie rozwiązywania problemów biznesowych, który pozwala racjonalnie i bezkonfliktowo wyznaczać i skutecznie osiągać zamierzone cele biznesowe. Poziom biegłości tego algorytmu pozwala na wyciągnięcie bezpośrednich wniosków na temat stopnia profesjonalizmu partnera biznesowego lub przeciwnika w sporze biznesowym.

W tym kontekście ważne jest przestrzeganie następujących podstawowych zasad ogólnych:

punktualność wszędzie i we wszystkim;
zgodność z bezpieczeństwem informacji;
dźwiękowy altruizm;
korzystny wizerunek odpowiadający otoczeniu biznesowemu;
Poprawny język ustny i pisemny;
przestrzeganie zasad kultury mowy biznesowej.

Rodzaje korespondencji biznesowej są zróżnicowane i przy pewnym stopniu umowności można je podzielić na dwie główne odmiany:

międzystanowy– między organizacjami państwowymi, przedstawicielstwami zagranicznymi i urzędnicy(różne notatki, memoranda i inne formy) - elementy stosunków dyplomatycznych;
Reklama- pisma o statusie półurzędowym stosowane w relacjach biznesowych pomiędzy instytucjami i organizacjami.

Zasady pisania listu

Styl pisania listu biznesowego, pomimo różnic językowych i pewnych tradycyjnych, ma pewne… wspólna płaszczyzna oraz grupa przepisów opracowanych przez ugruntowaną praktykę. Na przykład szereg wymagań protokolarnych, określanych przez pozycję w szeregach nadawcy i adresata, opiera się na początkowych postawach wzajemnego szacunku i poprawności. Dlatego niezależnie od rodzaju dokumentu, strukturalnie musi on zawierać następujące elementy:

odwołanie (oficjalny status adresata);
komplement (uprzejmy koniec listu);
podpis;
data (dzień, miesiąc, rok i miejsce napisania wiadomości);
adres nadawcy (nazwisko, status urzędowy, adres umieszczone są na górze lub na dole pierwszej strony listu).

Ponadto istnieje szereg przepisów bezpośrednio związanych z pismami:

listy biznesowe są napisane na formularzach lub arkuszach papieru tylko na ich przedniej stronie;
numeracja stron jest w cyfrach arabskich;
komunikaty są wykonywane w formie drukowanej;
w treści dokumentu nie są dozwolone skreślenia i poprawki;
dokument jest w środku złożonym tekstem;
czas oczekiwania na odpowiedź na list nie przekracza dziesięciu dni.

Przekaz biznesowy powinien mieć wyraźną orientację na cel i zawierać jedno pytanie, a całe znaczenie tekstu powinno być w całości podporządkowane jego treści, czy jest to oferta transakcyjna, zapytanie handlowe, czy tylko aktualna informacja.

Logika i zwięzłość, brak jakichkolwiek „lirycznych” dygresji to główne cechy skuteczności.

Typologia pism biznesowych

Klasyfikacja komunikatów biznesowych jest zróżnicowana i zależy od ich funkcjonalnej orientacji na cel. Na przykład litery to:

powiadamianie;
pamiętny;
zaproszenia;
przeglądy informacji;
Zamówienia;
towarzyszący;
inne rodzaje.

Jako jedna z form komunikacji biznesowej, w ścisłym tego słowa znaczeniu, listy dzielą się na 2 rodzaje - biznesowe i prywatne-oficjalne.

Korespondencja prowadzona między organizacjami i instytucjami klasyfikowana jest jako biznes. List prywatno-urzędowy to wiadomość, która jest wysyłana do instytucji przez osobę prywatną lub odwrotnie, przez instytucję do osoby prywatnej.

Wymagania dotyczące korespondencji

Istnieje szereg zasad prowadzenia korespondencji biznesowej.

Pismo powinno stymulować pojawienie się zainteresowania biznesowego u odbiorcy, jasno i na podstawie przekonujących dowodów, pokazywać korzyści płynące z partnerstwa i niecelowość zerwania partnerstwa. Tekst powinien być motywujący, motywujący do współpracy.
Przejawienie nadmiernych osobistych emocji w liście biznesowym nie jest najlepszym sposobem na udowodnienie swojej sprawy i rozwiązanie problemu.
W celu uniknięcia przeładowania i zapychania tekstu listu należy unikać wszelkich porównań figuratywnych, metafor, alegorii i hiperboli.
Dla jasnej i zwięzłej prezentacji tematu, lepiej używać prostych zdań, unikając konkretów i nadmiaru szczegółów. Główną ideę przekazu należy poprzeć wyłącznie istotnymi argumentami, które zwykle umieszczane są w załącznikach do listu (diagramy, wykresy, dane cyfrowe).
Tekst należy podzielić na akapity, z których każdy, reprezentujący niezależną myśl, zaczyna się od nowej linii.

Jeden akapit powinien zająć nie więcej niż 4 wiersze, ponieważ podczas czytania dłuższych akapitów tekst wydaje się scalać i główny pomysł wiadomości zostaną utracone. Akapit, zawierający 2-3 zdania, uważany jest za normalny.

W pisemnym komunikacie biznesowym nie należy używać opisowych przymiotników, zbędnych wyjaśnień i szczegółów. Pod koniec pisania warto sprawdzić dokument i wyeliminować frazy, które nie zawierają odpowiedniej treści semantycznej.
Podstawowym elementem tekstu jest umiejętność czytania i pisania. Niedopuszczalne jest występowanie w komunikacie literówek i innych błędów.
Wiersz tematu e-maila jest wymagany. Temat w dokumentach powinien być krótko i zwięźle odzwierciedlony, co oszczędza czas podczas czytania i pozytywnie charakteryzuje nadawcę. Jeśli list jest wysyłany e-mailem i zawiera specjalne ważna informacja, należy oznaczyć go specjalną „flagą” dostępną w serwisie elektronicznym.
Dobrą czytelność tekstu zapewniają czcionki Arial lub Times New Roman o średniej wielkości czcionki. W razie potrzeby można wyróżnić kluczowe idee kursywą lub pogrubieniem.

W tekście warto używać podtytułów (3-4), które ułatwiają zrozumienie prezentowanego tekstu.
Wyliczenia, listy i listy najlepiej projektować za pomocą specjalnych znaczników.
Szablon (schemat) korporacyjny to doskonały wskaźnik efektywności i obiektywizmu w komunikacji biznesowej. Jest to szczególnie odpowiednie w aspekcie korporacyjnym, ponieważ pozwala wyróżnić się w korzystnym świetle i zachować wymaganą oficjalność.

W szablonie wiadomości e-mail lepiej jest zoptymalizować pod kątem różnych rozdzielczości ekranu.

Struktura wiadomości biznesowej

Struktura przekazu biznesowego jest typowa. Tradycyjnie zawiera:

wprowadzenie;
Głównym elementem;
wniosek.

Wstęp podsumowuje cel listu. Część główna opisuje istotę zagadnienia. Podsumowując, warto podsumować treść części głównej, na przykład w formie wniosków. Niepożądane są „postscriptum” i różnego rodzaju przypisy.

Podsumowując, nieodpowiednie są sformułowania przypominające manipulacje formą, takie jak: „Mam nadzieję na obopólnie korzystne partnerstwo” i tak dalej. Lepiej pożegnać się w liście biznesowym prostymi zwrotami - „Z szacunkiem”, „Z Wszystkiego najlepszego" itp.

Na dole wiadomości wskazane są: imię i nazwisko, status urzędowy, nazwa firmy, podpis. Wskazane są również numery kontaktowe.

Tabele i wykresy są załączone jako osobny plik (pakiet), z zaznaczeniem tego na końcu listu. Jeśli istnieje grupa załączników, to podany jest ich opis wraz z nazwami.

Skrót i skróty specjalne można stosować tylko wtedy, gdy masz pewność, że odbiorca na pewno je zrozumie.

Aby nadać tekstowi większą logiczną rygoryzm i spójność słownictwa biznesowego, jako spoiwa stosuje się następujące zwroty mowy:

z tego powodu;
na podstawie powyższego;
z tego powodu;
zgodnie z danymi;
Oparte na tym;
Rozważając;
i inni.

Przydatne jest zwracanie się do adresata po imieniu w całej wiadomości. Jeśli wiadomość jest zaadresowana do nieznajomego, a następnie na początku wskazać źródło uzyskania adresu odbiorcy.

Cechy i niuanse korespondencji biznesowej w formie elektronicznej

W przestrzeni wirtualnej interakcja biznesowa, reprezentująca komunikację w miniaturze, jest specyficzna i nie mniej wymaga przestrzegania odpowiednich norm etykiety. Kompetentna praca z pismem, zgodnie z praktyką, polega na realizacji poniższych uwag dotyczących objętości, norm językowych, struktury i formatu.

Formuła tematu musi bezwzględnie odpowiadać tematowi podanemu w tekście. Pozwala to na szybkie ustawienie czytnika we właściwy biznesowy sposób.
Optymalna objętość dokumentu przesłanego e-mailem mieści się na „jednym ekranie”, przy maksymalnej ilości tekstu – jednej kartce formatu A4.
Optymalny rozmiar załączników to nie więcej niż 3 MB.
Zaleca się, aby przesyłane pliki były „spakowane” do standardowych archiwów kodowania Zip lub Rar. Inne są często blokowane podczas transferu.
Hiperłącza muszą być standardowe ( koloru niebieskiego, podkreślone poniżej).
Odpowiedź do adresata powinna być umieszczona na górze, na początku listu, a nie na dole. Oszczędza to przyjaciela pióra przed niepotrzebnym i wymuszonym przewijaniem poprzedniego tekstu.

Konieczne jest używanie języka pisania, który jest najbardziej zrozumiały dla partnera. Kwestia stosowności użycia w komunikacie profesjonalizmów, wewnętrznego słownictwa korporacyjnego, wyrażeń slangowych i skrótów (zwłaszcza w korespondencji zewnętrznej) rozstrzygana jest odrębnie, w zależności od kontekstu i cech partnerów korespondencyjnych.
Ważne jest, aby poinformować partnera o otrzymaniu jego wiadomości – jest to oznaka dobrego smaku i element etykiety biznesowej, świadczący o szacunku do niego.
Powinieneś odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe. Jeśli z jakiegoś powodu nie ma możliwości szybkiej odpowiedzi, partner powinien zostać powiadomiony o otrzymaniu jego pisma i wskazać czas odpowiedzi. Etyczny i wygodny czas przerwy przed udzieleniem odpowiedzi to 48 godzin po otrzymaniu wiadomości. Po tym czasie osoba zwykle zakłada, że wiadomość została zagubiona lub zignorowana. Nadmierna pauza w korespondencji często wiąże się z ryzykiem utraty partnera i jest interpretowana w biznesie jako naruszenie norm etycznych.
Na końcu wiadomości należy umieścić dane kontaktowe, które wskazane są we wszystkich pismach bez wyjątku, niezależnie od kolejności nadania.
Podczas transferu ważne jest zwrócenie szczególnej uwagi na kwestie poufności.

Bez korespondencji biznesowej w biznesie w dowolnym miejscu. Nieważne, czy piszesz w imieniu firmy, czy w imieniu własnym jako prywatny przedsiębiorca – korespondencja biznesowa zawsze będzie odgrywać ważną rolę. Dokładniej, jak przestrzegasz jego zasad. Twoi potencjalni partnerzy biznesowi lub klienci będą Cię bardzo oceniać na podstawie tego, jak się z nimi komunikujesz. List biznesowy- to, można powiedzieć, jest „twarzą” biznesmena. A żeby nie stracić tej „twarzy”, warto znać złote zasady korespondencji biznesowej.

Zasady biznesowej poczty e-mail

Od teraz e-mail są używane znacznie częściej niż zwykle, postanowiliśmy zwrócić uwagę na sposób prowadzenia korespondencji biznesowej w sieci. Oto kilka zaleceń dla Ciebie, których przestrzeganie nie pozwoli Ci stracić twarzy przed rozmówcą.

Nazwa skrzynki pocztowej

Pierwszą rzeczą, która rzuca się w oczy, gdy otwieramy nowy e-mail, jest adres, z którego została wysłana. Wielu nie docenia znaczenia tej chwili i wysyła biznesowe wiadomości e-mail ze swoich osobistych kont e-mail. Nie ma w tym nic złego, jeśli adres e-mail zawiera tylko Twoje imię i nazwisko w formacie czytelnym dla człowieka. Ale jeśli istnieją różne pseudonimy, takie jak „kissa1988” lub „pupsik-26”, to wysłanie listu biznesowego z takiej skrzynki jest po prostu niedopuszczalne. Wyobraź sobie, jakie emocje będzie miała osoba, gdy otrzyma propozycję biznesową od „dziecka” lub „słońca”.

Również w korespondencji biznesowej adresy pocztowe zaczynające się od [e-mail chroniony], [e-mail chroniony] itp. Takich adresów po prostu nie traktuje się poważnie i istnieje duże prawdopodobieństwo, że list nie zostanie nawet otwarty. Bardzo Najlepszym sposobem- jest prowadzenie korespondencji handlowej ze skrzynki pocztowej [e-mail chroniony], gdzie nazwa to Twoje imię i nazwisko, firma to nazwa firmy.

Odbiorcy

W korespondencji mailowej istnieje możliwość wysłania listu do bezpośredniego odbiorcy oraz umieszczenia w kopii innych odbiorców. Zakłada się, że adresaci w kopii pisma nie powinni na niego odpowiadać. Są jak zaproszeni obserwatorzy. Dlatego z góry, przed wysłaniem listu, ustal od kogo konkretnie chcesz otrzymać odpowiedź na list i odpowiednio ustal odbiorców. Jeśli jednak to możliwe, nie umieszczaj kilku osób w bezpośrednich adresatach listów. Może się zdarzyć, że żaden z nich Ci nie odpowie, jeśli wszyscy mentalnie postanowią „przerzucić” tę odpowiedzialność na innego adresata.

Jeśli sam znalazłeś kopię listu biznesowego, to, jak już zrozumiałeś, nadawca nie czeka na Twoją odpowiedź. Ale jeśli trzeba będzie odpowiedzieć konkretnie tobie, możesz to zrobić, ale grzecznie byłoby przeprosić na początku listu za „ingerencję”.

Projekt listu

Formalny styl biznesowy. W korespondencji biznesowej używa się oczywiście formalnego stylu pisania. Ten styl charakteryzuje się brakiem opisowe przymiotniki, niepotrzebne wyjaśnienia i szczegóły. Tylko konkrety, jasność i logika. Po napisaniu listu biznesowego warto przeczytać go ponownie i usunąć wszystkie frazy, które nie niosą specjalnego obciążenia semantycznego i nie zmieniają istoty tego, co zostało napisane. Dopiero gdy jesteś przekonany, że wszystkie takie słowa i wyrażenia zostały usunięte, możesz powiedzieć, że przestrzegano tej zasady pisania listu biznesowego.

Alfabetyzacja. Powiedzenie, że list biznesowy musi być napisany poprawnie i bez błędów, to jak powiedzenie „bałwan musi być ulepiony ze śniegu”. Nie sposób jednak nie wspomnieć o tej regule. Umiejętność czytania i pisania jest podstawowym elementem każdego pisania. Osoba, która pisze list biznesowy z błędami ortograficznymi, prawdopodobnie nie zostanie przez nikogo poważnie potraktowana.

Temat listu. Trzeba to napisać. Ponadto postaraj się napisać go krótko, ale zwięźle – tak, aby na pierwszy rzut oka od razu stało się dla odbiorcy jasne, o czym będzie list. W żadnym wypadku temat nie powinien składać się z jednego słowa. „Informacje”, „Pytanie” itp. - Błędne wiersze tematu biznesowego e-maila. " oferta zamiany od firmy X” to właściwy temat. Jeśli informacja w Twoim liście jest szczególnie ważna, możesz ją oznaczyć specjalną flagą „ważność”, która jest dostępna w prawie wszystkich serwisach pocztowych.

Czcionka. Tekst listu powinien być przede wszystkim czytelny. Dlatego użyj czcionki Arial lub Times New Roman, wybierz średni rozmiar (na przykład w mail.ru mail optymalny rozmiar czcionki to 3). Nie eksperymentuj z czcionkami ani kolorami. W korespondencji biznesowej jest to niewłaściwe. Nie używaj Caps Lock wykrzykniki oraz różne znaki specjalne (w tym emotikony). Dozwolone jest tylko zaznaczanie niektórych fraz kursywą lub pogrubieniem. Ale staraj się używać tego tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

Dla ułatwienia czytania i lepszego przekazu możesz użyć podtytułów w tekście listu. Ale nie powinno być ich zbyt wiele - nie więcej niż 3-4.

Jeden akapit listu nie powinien być rozciągnięty na więcej niż 4 wiersze tekstu. Kiedy czytamy bardzo długie akapity, tekst się scala i można zgubić główną myśl.

Wszelkie przelewy i zestawienia należy sporządzić za pomocą specjalnych znaczników.

Szablon korporacyjny. Będzie świetnie, jeśli opracujesz firmowy szablon wiadomości e-mail w swoim firmowym stylu. Wszystkie listy biznesowe wyślesz tylko z tym szablonem. Pozwoli Ci to wyróżnić się na tle innych, zachowując przy tym formalność wymaganą przez pismo biznesowe. Nie należy jednak przesadzać z „brandingiem” – nadmierna kreatywność tylko zaszkodzi literze. W końcu mówimy o komunikacji biznesowej, a nie o rozrywce. Nie zapominaj też, że odbiorcy mogą czytać Twoje listy nie tylko na komputerze, ale także na urządzenia mobilne. Dlatego szablon musi być zoptymalizowany pod kątem różnych rozdzielczości ekranu.

W jednym liście powinien być tylko jeden powód informacyjny. W związku z tym odbiorca powinien sugerować tylko jedno działanie docelowe. Uznaje się za nieprawidłowe zamieszczenie kilku pytań, sugestii lub próśb do adresata w jednym liście naraz.

Każdy list biznesowy powinien być podzielony na następujące części:
- wprowadzenie;
- Głównym elementem;
- wniosek.

We wstępie krótko przedstaw cel listu i powody jego napisania. Główna część to sama esencja listu. Podsumowując, musisz podsumować powyższe - mogą to być wnioski, prośby, instrukcje, sugestie i tak dalej. Stosowanie jakichkolwiek „postscriptum” w korespondencji biznesowej jest wysoce niepożądane. List nie powinien zawierać aforyzmów, metafor, przysłów itp.

Jeśli potrzebujesz przesłać list obraz graficzny, a następnie nie wstawiaj go do samego tekstu listu, ale dołącz jako osobny plik. Obrazy mogą nie wyświetlać się poprawnie na różnych urządzeniach lub mogą być całkowicie wyłączone w interfejsie programu pocztowego odbiorcy. W treści pisma, jeśli to konieczne, wystarczy wskazać „informacje znajdują się w załączonym pliku”. Jeśli istnieje kilka takich plików, koniecznie wpisz ich nazwy.

Jeśli używasz skrótów i skrótów, musisz mieć 100% pewności, że odbiorca zrozumie, co masz na myśli. Ogólnie rzecz biorąc, lepiej grać bezpiecznie i nie używać takich rzeczy.

Brak emocji. Listy biznesowe nie powinny zawierać żadnej emocjonalnej kolorystyki. W ogóle. Nawet jeśli napiszesz skargę i naprawdę chcesz pokazać pełnię swojego oburzenia lub wręcz przeciwnie, szczerze dziękujesz partnerowi za udaną transakcję. List biznesowy powinien być powściągliwy, a nawet z zimną krwią. Każdy docenia swoją indywidualność, ale korespondencja biznesowa nie jest najlepszym sposobem na jej pokazanie. Oficjalny list od wesołej lub smutnej osoby, woźnego lub CEO powinno być takie samo.

Wykorzystanie słownictwa biznesowego. Do łączenia zdań w korespondencji biznesowej używa się następujących wyrażeń zbiorowych:

1) z tego powodu;
2) na podstawie czego;
3) z powodu (czegoś);
4) zgodnie z;
5) na podstawie;
6) rozważenie;
7) rozważenie;
co służyło.

Itp. Również w pismach biznesowych dozwolone jest używanie skrótów i skrótów ogólnie przyjętych w branży, w której list jest pisany. Jeśli masz wątpliwości, czy odbiorca zrozumie konkretny skrót, lepiej napisać całą frazę.

Pozdrowienia. Proszę, nigdy nie używaj banału „Dzień dobry”. Można powiedzieć, że jest to zła forma nie tylko korespondencji biznesowej, ale w zasadzie także e-maili. Najlepsza opcja pozdrowienia - „Witam, Imię / Imię Patronimiczne”. Nawiasem mówiąc, dobrze jest zwracać się do odbiorcy listu po imieniu, nie tylko w pozdrowieniu, ale także w dalszej części tekstu. Jeśli piszesz list do osoby, której nie znasz osobiście, musisz wskazać na samym początku listu, skąd otrzymałeś adres odbiorcy.

Rozmiar litery. List biznesowy nie jest dzieło sztuki a nie twoje osobiste przemyślenia "na ten temat". Pismo powinno być jak najkrótsze, aby przekazać pełnię zawartych w nim informacji. Optymalnie jest, jeśli tekst listu mieści się na jednym „ekranu”. Czytanie długich listów jest męczące i denerwuje wiele osób.

Odpowiedzi na listy. Odpowiadając na otrzymaną wiadomość e-mail, zawsze klikaj przycisk „Odpowiedz”, a nie przycisk „Utwórz wiadomość e-mail”. W przypadku pierwszej opcji cała historia korespondencji zostanie automatycznie podciągnięta w Twojej odpowiedzi. To prawda, ponieważ osoba może nie od razu pamiętać, kim jesteś i czego od niego chcesz, jeśli nie widzi tła. Zwłaszcza jeśli od ostatniego listu minęło więcej niż 5 dni. Możesz całkowicie bezpiecznie zacytować swojego rozmówcę, odpowiadając na jego list. To da mu możliwość przypomnienia sobie tego, o czym mówiono w poprzednim liście.

Zawsze dziękuj rozmówcy, jeśli jest to właściwe. Na przykład możesz napisać „Vladimir, dziękuję za twój list” lub „Irina Alekseevna, dziękuję za tak szybką odpowiedź”. Takie niuanse pokażą Twój szacunek dla rozmówcy i złagodzą nastrój komunikacji elektronicznej.

Jeśli rozmówca wysłał ci list, w którym wyraził swoje niezadowolenie lub nawet szczerze niegrzeczny, postaraj się nie odpowiadać mu w ten sam sposób, bez względu na to, jak bardzo chcesz. Sytuacje są różne, ale zawsze odpowiadaj grzecznie i powściągliwie.

Oczywiście im szybciej odpowiesz na list, tym lepiej. Świetnie, jeśli możesz odpowiedzieć w ciągu kilku godzin. Ten przedział czasowy jest optymalny. Ale powiedzmy, że odpowiedź pojawi się w ciągu kilku dni. Psychologowie twierdzą, że najwygodniejszy czas oczekiwania na odpowiedź na e-mail to 48 godzin, czyli dwa dni. Jeśli musisz czekać dłużej, może to być już odbierane jako lekceważące lub ignorowane. Jeśli kwestia poruszona w liście wymaga więcej czasu na odpowiedź, napisz, że otrzymałeś list, przyjąłeś go do rozpatrzenia i odpowiesz w określonym czasie. W ten sposób nadawca przynajmniej nie poczuje się ignorowany.

Zakończenie listu. Nie należy pisać na końcu listu zwrotów, które mogą być odbierane jako próba manipulacji: „Naprawdę liczę na korzystną współpracę”, „Z góry dziękuję za odpowiedź” i tak dalej. Lepiej pożegnać się w elektronicznej korespondencji biznesowej słowami „Z szacunkiem”, „Moje szczere życzenia” i tym podobne. Tak, takie zwroty są schematyczne, ale najlepiej nadają się do tego komunikacja biznesowa. W podpisie wpisz swoje imię, nazwisko, stanowisko i nazwę firmy. Zostaw także kontakty, za pomocą których można się z Tobą skontaktować, z wyjątkiem poczty e-mail.

Czas wysłania listu. Oczywiście wiadomości e-mail nie należy czytać zaraz po ich otrzymaniu. Jednak w etyce biznesowej poczty elektronicznej uważa się za nieprawidłowe wysyłanie listów w weekendy i wakacje a także późnym wieczorem lub w nocy. Staraj się trzymać standardowych godzin pracy.

I oczywiście przed kliknięciem przycisku „wyślij” dokładnie sprawdź pisownię nazwiska i adresu e-mail odbiorcy, a także ponownie przeczytaj cały tekst listu i sprawdź, czy nie ma literówek lub niepoprawnych fraz.