Planowanie czasu pracy - Zarządzanie czasem w Excelu i na papierze - ważne punkty. Oczekiwany wynik: kryteria sukcesu w zarządzaniu czasem

W obsłudze HR Excel zajmuje swoje, choć nie główne, ale zdecydowanie zauważalne miejsce. Jednak dla menedżerów HR, którym wciąż daleko do wyrafinowanych narzędzi Excela, praca z nim często wydaje się torturą. Naprawmy to. I zacznijmy od tego...

o autorze

Nikołaj Pawłow, profesjonalny trener IT programów MS Office. Certyfikowany trener Microsoft, najcenniejszy profesjonalista Microsoft w Excelu (MVP).

Przyjrzymy się kilku typowym sytuacjom, w których z pomocą przychodzi Excel – tym, o które najczęściej pytają mnie menedżerowie HR.

Plan treningu

Jeśli spotkałeś się w swojej pracy z planowaniem i organizacją szkoleń dla pracowników, to zgodzisz się, że bardzo ważny jest wybór dla nich odpowiedniego czasu. Szkolenia drogie i potrzebne, ale przeprowadzone w złym momencie, gdy pracownicy są przytłoczeni pracą sezonową lub wręcz przeciwnie, są na urlopie – marnowane pieniądze firmy i marnowane zasoby.

Dla właściwy wybór daty wymagają przejrzystości. Załóżmy, że dla każdego pracownika zaplanowano dwa szkolenia w ciągu roku. Wstępne daty rozpoczęcia i zakończenia szkoleń dla każdego pracownika podsumujmy w poniższej tabeli:

Jest tu tylko jedna formuła – w komórce G4 – następnie skopiowana w prawo do końca roku. Umożliwi to szybką zmianę kroku skali czasu na dowolne wartości, skalując w ten sposób wykres.

Teraz zaznacz wszystkie puste kwadratowe komórki, zaczynając od F5 i kończąc na końcu tabeli, przesuwając się w prawo i wybierając zakładkę Strona główna – Formatowanie warunkowe – Utwórz regułę. W oknie, które zostanie otwarte, określ typ reguły, która ma zostać utworzona - Użyj formuły, aby określić, które komórki należy sformatować i wprowadź następującą formułę:

Jest to kombinacja dwóch funkcji logicznych AND, połączonych ze sobą logicznym OR. Każda z funkcji AND sprawdza, czy data odpowiadająca danej komórce mieści się w przedziale pomiędzy datą rozpoczęcia i zakończenia szkolenia. Ponieważ chcemy wypełnić oba treningi kolorem, dwie funkcje AND są połączone jednym OR na górze.

W rezultacie otrzymujemy:

Co więcej, jeśli w żółtej komórce E1 zmienimy krok skali czasu na np. tydzień, otrzymamy bardziej ogólny obraz:

Naliczanie premii lub dodatków za staż pracy

Załóżmy, że mądre kierownictwo obarczyło nas przyjemnym zadaniem naliczania dopłat do wynagrodzeń naszych pracowników za staż pracy (to czasem zdarza się w spółkach państwowych) lub dodatkowych premii do wynagrodzeń. Obydwa wymagają skomplikowanego, wielostopniowego systemu dopłat w zależności od stażu pracy naszych współpracowników. Przedstawmy to w formie tabeli:

Oznacza to, że jeśli pracownik przepracował u nas mniej niż 12 miesięcy, nie otrzymuje nic. Jeśli przepracowałeś rok lub dwa lata, otrzymasz 10% dodatku (lub premii). Jeśli od dwóch do trzech - 15%. Jeśli od trzech do pięciu - 25% itd. Maksymalna premia w wysokości 100% jest przyznawana tylko starszym pracownikom - tym, którzy przepracowali w firmie ponad 10 lat.

Można pójść klasyczną trasą i skorzystać z funkcji sprawdzania JEŚLI. Co więcej, będziemy musieli kilka razy zagnieździć jeden IF w drugim, ponieważ musimy sprawdzić, czy mieści się on w kilku zakresach:

Brrr... Straszne, prawda? Problem można rozwiązać znacznie bardziej elegancko, jeśli posłużymy się dobrze znanym wąskie kręgi finansiści i analitycy, funkcja WYSZUKAJ PIONOWO:

Istotą rozwiązania jest funkcja WYSZUKAJ PIONOWO szuka najbliższej najmniejszej wartości w pierwszej kolumnie naszej tabeli bonusów i zwraca wartość z drugiej kolumny obok znalezionej. Funkcja ma cztery argumenty:

    Wartość wyszukiwania— wartość stażu pracy pracownika, za który ustalamy premię

    Tabela- nasz stół bonusowy. Jeśli planujesz skopiować formułę do innych pracowników, łącze do tabeli będzie musiało być bezwzględne, to znaczy dodać znaki dolara, aby łącze do zostało przesunięte podczas kopiowania. Można to zrobić za pomocą klawisza F4, po wcześniejszym wybraniu adresu w wierszu Tabela.

    Numer kolumny— numer seryjny kolumny w naszej tabeli bonusów, z której pobieramy kwotę dopłaty (mamy tylko dwie kolumny i jest ich oczywiście 2).

    Oglądanie poklatkowe- ten argument musi być ustawiony na 1, aby Excel mógł wyszukać najbliższy najmniejsza liczba w pierwszej kolumnie tabeli. Do dokładnego wyszukiwania używana jest wartość 0.

Wykres radarowy kompetencji

Każdy dział HR, który kiedykolwiek zajmował się selekcją personelu, wie z pierwszej ręki, jak trudne może być czasami wybranie odpowiednich osób na wolne stanowiska. Myślę, że każdy pamięta konsekwencje złego wyboru, gdy pracownicy albo „nie radzą sobie”, albo szybko „wyrastają” ze swojego stanowiska i proces trzeba powtarzać od nowa, marnując czas, zasoby i pieniądze firmy. Jak wizualnie i jakościowo ocenić, czy dany kandydat nadaje się na dane stanowisko?

W takim zadaniu warto zastosować, choć niezbyt powszechny, ale w tym przypadku bardzo wygodny, rodzaj diagramu w Microsoft Excel — Płatek (promieniowy). W terminologii angielskiej ten typ wykresu nazywany jest czasami także wykresem pająka – ze względu na jego zewnętrzne podobieństwo do sieci.

Zróbmy listę 5-10 kluczowych kompetencji (umiejętności, wymagań) na nasze wolne stanowisko. W tym przypadku 0 oznacza brak wymagań, 10 oznacza maksymalne zapotrzebowanie. Przykładowo dla stanowiska Dyrektora Sprzedaży lista może wyglądać następująco:

    ustne i komunikacja pisemna — 8;

    umiejętności prezentacji - 7;

    znajomość/rozumienie języka angielskiego - 5;

    znajomość technologii produkcji towarów - 2;

    wiedza z zakresu finansów i rachunkowości - 7;

    znajomość obsługi komputera i oprogramowania - 4;

Na podstawie wyników komunikacji z kandydatami (przegląd ich CV, rozmowy kwalifikacyjne, testy) możemy stworzyć podobną listę ich cech i umiejętności z podobnymi ocenami, standaryzowaną w skali od 0 do 10.

Teraz możemy połączyć wszystkie nasze dane w jedną tabelę i po jej wybraniu zbudować na jej podstawie wykres radarowy wybierając na zakładce Wstawić w grupie Diagram zespół Płatek:

Dodatkowo, aby wizualnie wyświetlić wyniki z zakresu B2:D10, zastosowałem formatowanie warunkowe z histogramami (Strona główna - Formatowanie warunkowe - Histogramy), a w zakresie C12:D12 - skale kolorów (Strona główna - Formatowanie warunkowe - Skale kolorów).

Jakie wnioski można wyciągnąć z diagramu?

Wyraźnie to widać Kandydat 2 choć ma wyższą sumaryczną punktację w porównaniu z Kandydatem 1 (61 vs 52), to jednak mniej nadaje się na to stanowisko, ponieważ posiada dużą wiedzę i umiejętności nie tam, gdzie są potrzebne (znajomość technologii czy finansów), ale według niezbędnych parametrów ( umiejętności negocjacyjne i prezentacyjne) są daleko w tyle. Kandydat 1 wręcz przeciwnie, pod względem wszystkich kompetencji wymaganych na tym stanowisku, bardzo dobrze wpasowuje się w wymagania. Jeśli poprawisz go trochę w prezentacjach i negocjacjach, co można łatwo zrobić, wysyłając go na odpowiednie szkolenie, to idealnie wpasuje się w to wakat.

Możesz użyć poniższego wzoru (dla komórki C12), aby obliczyć ostateczną wartość liczbową „zajmowania pozycji”:

SUMA(JEŻELI(C2:C10<$B$2:$B$10;C2:C10-$B$2:$B$10;0))/СУММ($B$2:$B$10)+1

Należy pamiętać, że jest to formuła tablicowa, co oznacza, że ​​należy ją wprowadzić przy użyciu klucza innego niż klucz Wchodzić na koniec jak zwykle, ale za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+Shift+Enter. Formuły tablicowe różnią się od zwykłych formuł programu Excel i umożliwiają jednoczesną pracę z całymi tablicami danych. Na pasku formuły są one wyświetlane w nawiasach klamrowych (ale nie można ich wprowadzić z klawiatury). Ta formuła tablicowa oblicza odchylenie cech kandydata od wymagań stanowiska i przedstawia je jako proporcję (za idealne dopasowanie do wszystkich wymagań przyjmuje się 100%). Ponadto overkill, czyli sytuacja, w której kandydat przekracza wymagania, nie jest brany pod uwagę i nie daje mu przewagi.

Wszystkie opisane przykłady można pobrać w postaci pliku

P.S. Jeśli masz pytania dotyczące artykułu lub pracy w Excelu, ślij je na adres [e-mail chroniony]. Chętnie odpowiem.

W programie szkolenia w formacie kursu:

Na czym polega efektywne zarządzanie asortymentem?

Jak zidentyfikować problematyczne grupy produktów i uszeregować dostawców za pomocą analizy grup produktów?

Czym jest analiza i prognozowanie popytu?

Jak powiązać prognozę popytu, kontrolę zapasów i kalendarz dostaw?

Jak obliczyć optymalny zapas?

Jak zrobić prosty plan dostaw w Excelu?

Jak ograniczyć nadwyżki magazynowe, zredukować niedobory, zapewnić dostępność wymaganego asortymentu?

Jak przeprowadzić analizę ABC i pogrupować dużą liczbę stanowisk według stopnia ważności dla firmy?

Zautomatyzowana interpretacja analityczna analizy ABC według Pareto dla Excela.

Zautomatyzowana interpretacja analityczna analizy ABCD metodą styczną dla programu Excel.

Jak wprowadzić plan płatności w Excelu?

Jakiego algorytmu można użyć do obliczenia przemieszczania produktów z jednego oddziału do drugiego, aby zwiększyć rentowność?

Zaawansowany program szkolenia „Excel dla logistyków” jest realizowany w ramach kursu „Zarządzanie asortymentem i dostawcami w handlu detalicznym” i obejmuje 20 godzin.

W formie seminaryjnej badana jest tylko część zagadnień, które najbardziej interesują uczestników. Kwestie problematyczne identyfikowane są podczas wstępnej ankiety wśród uczestników seminarium.

Koszt kursu to 9500 rubli (20 godzin). Kurs prowadzony jest zazwyczaj w formie korporacyjnej dla pracowników jednej firmy. Data do wyboru klienta.

Koszt szkolenia na kursie wynosi 9000 rubli

Program seminarium praktycznego:

„Prognozowanie zapasów w Excelu dla menadżerów zakupów”

1.Analiza i prognozowanie popytu.

Prognoza krótkoterminowa na okres od 1 do 14 dni, długoterminowa - do 12 miesięcy. Prognoza popytu na konkretny produkt lub grupę produktów, dla jednego magazynu lub grupy magazynów.

2. Obliczanie optymalnego zapasu.

Stosowanie metod modelowania matematycznego w celu dokładnego obliczenia optymalnych zapasów z uwzględnieniem: ryzyka braków, terminów przydatności do spożycia, kosztów przechowywania, sprzedaży, sezonowości i trendów, świąt, kosztów dostawy, ograniczonych zasobów finansowych i innych kryteriów. Posiada nadmiar zapasów i ogranicza niedobory, zapewniając jednocześnie dostępność wymaganego asortymentu. Redukcja zapasów, uwolnienie kapitału obrotowego, redukcja niedoborów i w efekcie zwiększenie sprzedaży.

3.Automatyczne generowanie zamówień.

Zamówienia dla punktów sprzedaży detalicznej i centrów dystrybucyjnych. Obliczanie optymalnych przemieszczeń towarów pomiędzy magazynami z uwzględnieniem kosztów logistyki i czasu transportu. Automatyczne generowanie kalendarza zamówień.

Prognozowanie zapasów z uwzględnieniem analogii towarów, okresów braków w magazynie, nietypowych wyprzedaży, braku towaru na półce i innych czynników.

4.Efektywne zarządzanie asortymentem.

Identyfikacja najwyższych stanowisk według określonych kryteriów w oparciu o analizę krzyżową ABC-XYZ;

Znajdowanie problematycznych grup produktów, ranking dostawców na podstawie analizy grup i przekrojów produktów;

Szukaj niepłynnych zapasów, wycofanego asortymentu lub nadmiaru zapasów, korzystając z analizy asortymentu.

Koszt udziału w otwartym seminarium wynosi 5500 rubli (8 godzin)

Wielu użytkowników aktywnie wykorzystuje Excel do generowania raportów i ich późniejszej edycji. Dla wygodnego przeglądania informacji i uzyskania pełnej kontroli podczas zarządzania danymi podczas pracy z programem.

Wygląd obszaru roboczego programu to tabela. Relacyjna baza danych dzieli informacje na wiersze i kolumny. Pomimo tego, że standardowy pakiet MS Office posiada osobną aplikację do tworzenia i utrzymywania baz danych – Microsoft Access, użytkownicy aktywnie korzystają z Microsoft Excel w tych samych celach. Przecież możliwości programu pozwalają na: sortowanie; format; filtr; edytować; systematyzować i strukturyzować informacje.

Czyli wszystko co niezbędne do pracy z bazami danych. Jedyne zastrzeżenie: Excel to uniwersalne narzędzie analityczne, które bardziej nadaje się do skomplikowanych obliczeń, obliczeń, sortowania, a nawet do przechowywania danych strukturalnych, ale w małych wolumenach (nie więcej niż milion rekordów w jednej tabeli, dla wersji 2010).

Struktura bazy danych - tabela Excel

Baza danych – zbiór danych rozmieszczonych w wierszach i kolumnach w celu łatwego wyszukiwania, systematyzacji i edycji. Jak zrobić bazę danych w Excelu?

Wszystkie informacje w bazie danych zawarte są w rekordach i polach.

Rekord to ciąg znaków w bazie danych (DB), który zawiera informacje o jednym obiekcie.

Pole to kolumna w bazie danych zawierająca dane tego samego typu o wszystkich obiektach.

Rekordy i pola bazy danych odpowiadają wierszom i kolumnom standardowej tabeli programu Microsoft Excel.

Jeśli wiesz, jak tworzyć proste tabele, utworzenie bazy danych nie będzie trudne.



Tworzenie bazy danych w Excelu: instrukcja krok po kroku

Tworzenie bazy danych krok po kroku w Excelu. Naszym zadaniem jest stworzenie bazy danych klientów. W ciągu kilkunastu lat działalności firma pozyskała kilkudziesięciu stałych klientów. Konieczne jest monitorowanie warunków umów i obszarów współpracy. Znaj osoby kontaktowe, szczegóły komunikacji itp.

Jak stworzyć bazę klientów w Excelu:

Główna praca - wprowadzenie informacji do bazy danych - została zakończona. Aby korzystanie z tych informacji było wygodne, musisz wybrać to, czego potrzebujesz, przefiltrować i posortować dane.

Jak prowadzić bazę danych klientów w Excelu

Aby ułatwić odnajdywanie danych w bazie danych, uporządkujmy je. Do tego celu nadaje się narzędzie Sortowanie.


Dane w tabeli rozłożone są ze względu na okres zawarcia umowy.


Teraz menedżer widzi, z kim nadszedł czas na przedłużenie umowy. A z jakimi firmami nadal współpracujemy?

W trakcie działalności firmy baza danych rozrasta się do niesamowitych rozmiarów. Znalezienie potrzebnych informacji staje się coraz trudniejsze. Aby znaleźć określony tekst lub liczby, możesz skorzystać z jednej z następujących metod:


Poprzez filtrowanie danych program ukrywa wszystkie informacje, które nie są interesujące dla użytkownika. Dane pozostają w tabeli, ale są niewidoczne. Można je przywrócić w dowolnym momencie.

W Excelu najczęściej używane są 2 filtry:

  • Autofiltr;
  • filtruj według wybranego zakresu.

Autofiltr podpowiada użytkownikowi wybranie opcji filtrowania z gotowej listy.


Poeksperymentujmy z filtrowaniem danych według wybranych komórek. Powiedzmy, że musimy pozostawić w tabeli tylko te firmy, które działają na Białorusi.


Jeśli baza danych zawiera informacje finansowe, kwotę możesz znaleźć korzystając z różnych parametrów:

  • suma (suma danych);
  • liczyć (policzyć liczbę komórek z danymi numerycznymi);
  • wartość średnia (obliczyć średnią arytmetyczną);
  • wartości maksymalne i minimalne w wybranym zakresie;
  • iloczyn (wynik mnożenia danych);
  • odchylenie standardowe i wariancja próbki.

Procedura pracy z informacjami finansowymi w bazie danych:

Narzędzia na karcie Dane umożliwiają segmentację bazy danych. Informacje grupowe pod kątem istotności dla celów firmy. Identyfikacja grup nabywców usług i towarów pomoże w promocji marketingowej produktu.

Gotowe przykładowe szablony do utrzymywania bazy klientów według segmentów.


Szablony można dostosowywać, skracać, rozszerzać i edytować.

Czy znasz nazwę najgorszego systemu CRM na świecie? MS Excel. Ten żart krąży wśród zachodnich i rosyjskich dostawców oprogramowania dla przedsiębiorstw. Excel, produkt legendarny w najlepszym tego słowa znaczeniu, jest otoczony dziesiątkami mitów: Excela znają wszyscy, wszystko w nim można zrobić, nie potrzeba do niego systemu CRM itp. Raz po raz, na forach zawodowych, od przyszłych klientów i od firm, słyszymy ciągłe porównania CRM i Excel. Oczywiście z punktu widzenia dewelopera jest to nierówna walka, ale mimo to postanowiliśmy dokonać szczegółowego porównania.

Arkusze kalkulacyjne kontra DBMS

Co to jest Excel? W swojej klasie jest to procesor stołowy lub, prościej, arkusz kalkulacyjny - program aplikacyjny do rozwiązywania problemów obliczeniowych. Arkusze kalkulacyjne (a tu mowa nie tylko o Excelu, ale także o wielu analogach i konkurentach) były skazane na sukces w biznesie i w ogóle w każdej pracy biurowej, ponieważ początkowo większość obliczeń wykonywano w formie tabelarycznej. Dosłownie w latach 90. na tablicach można było zobaczyć drukowane księgi rachunkowe, bilanse, różne karty czasu pracy, kosztorysy, formularze sprawozdawcze, kalkulacje itp. Cała ta dokumentacja to nic innego jak tabele.

Arkusze kalkulacyjne w takiej formie, w jakiej je dziś znamy, zastąpiły dość duży blok programistyczny – to, co wcześniej rozwiązywano na komputerze wyłącznie za pomocą kodu, teraz można zrealizować za pomocą różnorodnych formuł, makr i funkcji. Tabele odzwierciedlają zależności, pozwalają zapisywać i ponownie wykorzystywać obliczenia, budować diagramy itp. Jedną z głównych zalet arkuszy kalkulacyjnych w ogóle, a w szczególności Excela, jest przeliczanie formuł „w locie” przy każdej zmianie danych wejściowych. W związku z tym zapewnia to możliwości modelowania, prognozowania, planowania i analizy. Co więcej, wszystkie powyższe możliwości stają się dostępne dla użytkowników, którym daleko jest do informatyki i matematyki.

Wartością dodaną programu Excel jest możliwość tworzenia niestandardowych funkcji i skryptów w języku Visual Basic for Application. Niezbędny kod jest pisany w zewnętrznym edytorze, a następnie uruchamiany w tabeli, przetwarzając dane wejściowe. W rzeczywistości tabela staje się interfejsem do kodu VBA. Do stworzenia takich funkcji wymagana jest umiejętność programowania – przeciętny użytkownik nie będzie w stanie tego zrobić.

Ale jak wiadomo, diabeł tkwi w szczegółach - a prawdziwe piekło może się wydarzyć, jeśli przecenisz tabele i zaczniesz używać ich jako jedynego magazynu informacji, czyli inaczej mówiąc, jako bazy danych. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że wszystko jest w porządku: dane można zapisywać i przepisywać, można wyszukiwać informacje według niezbędnych warunków, sortować i dokonywać selekcji za pomocą filtrów. Jednak w porównaniu z relacyjnymi systemami DBMS, na których opiera się większość systemów CRM, operacje manipulacji danymi w Excelu wydają się nieistotne. Ponadto tabele nie są tak bezpieczne jak DBMS.

Swoją drogą warto osobno wspomnieć o stołach masteringowych. Oczywiście znacznie ułatwiają życie wielu menedżerom, księgowym, a nawet inżynierom, ale jeśli ktoś powie Ci, że jest „guru Excela”, to najprawdopodobniej się myli. Opanowanie Excela na poziomie użytkownika zaawansowanego nie jest wcale łatwiejsze niż opanowanie nowego języka programowania. Ale takie zaufanie istnieje w szeregach firm i tu właśnie tkwią korzenie całej grupy typowych błędów w pracy z procesorami arkuszy kalkulacyjnych.

Historia z życia. W jednej firmie był ten sam „guru Excela”. Zajmował stanowisko kierownicze i ze względu na ten przywilej zdecydował się przenieść wszystkich swoich podwładnych do automatyzacji. Budżet, plany, raporty z pracy i KPI działu zaczęto obliczać wyłącznie w Excelu. Dopóki sam zbierał, a następnie agregował informacje, wszystko było stosunkowo dobre. Kiedy wszyscy zaczęli pracować z książkami Excel w folderach udostępnionych na serwerze, pojawiły się nietypowe dane, takie jak KPI +370% wynagrodzenia czy sześciocyfrowy plan sprzedaży. Czym się spalili:
  • na formułach — rozciągnięte formuły w kolumnach bez uwzględniania bezwzględnych i względnych odwołań do komórek
  • na łączeniu tabel - błąd w jednej tabeli doprowadził do propagacji błędów w całej zaimprowizowanej bazie danych
  • na formatach danych - choć próbowano ujednolicić wprowadzanie, kopiuj-wklej i krzywe ręce dały radę i w efekcie z uwagi na różne formaty część obliczeń okazywała się błędna
  • na ukrytych wierszach i kolumnach - ktoś je ukrył, a inni tego nie zauważyli i wykorzystali te zakresy w obliczeniach
  • przy sortowaniu - podczas sortowania zapomnieli zaznaczyć całą tablicę i w efekcie wartości jednego pola zostały przypisane do drugiego
  • na tabelach przestawnych - niektórzy menadżerowie mieli problemy z przedstawieniem zależności
  • na zaokrągleniach - komuś spodobały się liczby bez kopiejek, dostosował tabele dla siebie i te kopiejki zaczęły się sumować do rozbieżności w rublach.
Ogólnie rzecz biorąc, skonfigurowaliśmy system CRM, przenieśliśmy pozostałe „ocalałe” dane i zaczęliśmy spokojnie pracować, ponieważ sam program wiedział, jakie formuły obliczyć, jakie dane przyjąć, jak posortować. Ponadto tabele DBMS okazały się znacznie trudniejsze do złamania i utraty, a w przypadku kopii zapasowych jest to generalnie niemożliwe. Taki happy end w IT.

CRM od środka

Teraz o systemie CRM, który składa się z logiki + DBMS + interfejs. Relacyjna baza danych wykorzystywana w CRM to zbiór połączonych ze sobą tabel. Każdy wiersz (zwany rekordem) opisuje jeden obiekt (na przykład klienta), a każda kolumna zawiera atrybuty tego obiektu (na przykład kontakty, faktury, zakupy, rabaty itp.). Do identyfikacji rekordów (wierszy) wykorzystywany jest klucz podstawowy – zbiór pól, których kombinacja jednoznacznie identyfikuje rekord w tabeli.

Załóżmy na przykład, że korzystasz z CRM. Kiedy przesyłasz raport, na którym klienci dokonali zakupu w bieżącym miesiącu, w CRM dzieje się coś takiego: tabela „Klienci” jest połączona unikalnym identyfikatorem (kluczem) z „Zakupami”, „Płatnościami”, „ Pozycje” itp., w zależności od tego, jakie informacje chcesz otrzymać w raporcie końcowym. Jednocześnie system DBMS powinien idealnie działać tak szybko, jak to możliwe, tak aby użytkownik nawet nie zauważył procesu. To dzięki tej architekturze CRM może szybko i dokładnie budować próbki w dowolnym kontekście, pozwalając na błyskawiczne odnalezienie połączeń, transakcji i dokumentów związanych z klientem. Oczywiste jest, że takiej funkcjonalności nie można zaimplementować w programie Excel. Nawet połączenie dwóch, trzech tabel daje już zauważalne „hamulce” podczas pracy z dokumentami, a w trybie online często po prostu nie pozwala na dokończenie operacji.

Ponadto relacyjne bazy danych, odpowiednio zarządzane, zapewniają bezpieczeństwo informacji, ochronę przed nieuprawnionym dostępem, integralność i spójność danych. Obsługują pracę wielu użytkowników bez kolizji i konfliktów. Wszystkie działania są rejestrowane i prawie zawsze można znaleźć osobę, której kroki doprowadziły do ​​błędu lub celowej szkody.

Ponownie rozdział praw dostępu zapewnia ochronę przed nowicjuszem, głupcem, a nawet złymi intencjami. Czyli np. pracownikowi (zwykłemu menadżerowi) można nadać jedynie uprawnienia do zapisu danych, a edycja i usuwanie nie są mu dostępne. Zatem maksymalną szkodą ze strony niedoświadczonego pracownika jest wprowadzenie błędnych informacji, ale nie usunięcie ważnych informacji innej osoby.

Szkice na serwetkach

Ogólnie rzecz biorąc, w biznesie istnieje ogromna liczba sposobów gromadzenia i przechowywania informacji o klientach i wszystkie one współistnieją w naszej rzeczywistości, choć nie zawsze pokojowo. A więc złote topowe „nośniki informacji” rosyjskich małych i średnich przedsiębiorstw.



Generalnie to nie przypadek, że poruszyliśmy temat pracy z danymi i relacjami z klientami w CRM pod kątem tabel – jest za dużo niedociągnięć w procesorach arkuszy kalkulacyjnych, które chcą stać się systemem CRM.

Rozpocznijmy nierówną bitwę

Arkusze kalkulacyjne ograniczają dostęp pracowników i kierownictwa do informacji. I to jest istotna wada. Można powiedzieć, że istnieją edytory arkuszy kalkulacyjnych z możliwością współpracy online, jednak po pierwsze, nawet wersje Microsoftu mają słabsze możliwości, a po drugie, dostęp można zamknąć w dowolnym momencie, po prostu zmieniając link.

Systemy CRM pozwalają na precyzyjne dostosowywanie uprawnień dostępu na poziomie grup i poszczególnych użytkowników. Jednocześnie menedżer może w łatwy sposób przeglądać profil pracy z każdym klientem, a także wyznaczać zadania, generować raporty itp.

Prześledzenie całej ścieżki relacji z klientem w arkuszach kalkulacyjnych jest prawie niemożliwe. Nie możesz dodawać kroków interakcji (najpopularniejszym sposobem dla menedżerów jest dodawanie oficjalnych notatek jako notatek), zapisów rozmów czy historii korespondencji. Jeżeli jakieś kwestie zostały rozwiązane drogą mailową lub negocjacyjną, informacja na ich temat może zostać uwzględniona w notatkach lub nie zostać uwzględniona w ogóle.

System CRM śledzi podróż klienta od zimnego leadu do sprzedaży dodatkowej, nie tracąc przy tym najmniejszej interakcji. Na przykład w RegionSoft CRM wszystkie rozmowy wraz z nagraniami rozmów, cała korespondencja z klientem i wszystkie działania menadżerów zapisywane są na karcie klienta i dostęp do tych informacji jest niemal natychmiastowy. Na podstawie wyników rozwoju klienta możesz wygenerować i wydrukować raport dynamiki relacji, który wyświetli wszystkie wpływy.

W Excelu i innych edytorach arkuszy kalkulacyjnych nie da się prześledzić pracy menadżerów i odpowiednio zareagować na sytuacje kryzysowe. Macierze KPI oczywiście istnieją w tabelkach, ale nie ma co myśleć o elastycznej konfiguracji – wszystko ogranicza się do kilku zapisanych formuł. W CRM dynamika realizacji zadań przez menedżerów dostępna jest dla kadry kierowniczej liniowej i wyższej, niedociągnięcia i awarie są od razu widoczne, można na nie szybko zareagować, nie czekając do końca miesiąca i wypełniając „tabelę kluczowych współczynników”.


- Ed, według mojego wykresu wykonałeś okropną robotę.
- Ponieważ Twoje stoły są źle zaprojektowane i nie mają nic wspólnego ze skomplikowanym światem rzeczywistym. I tak, przypomnę, że formuła wskazuje na niewłaściwą komórkę.
- Liczby nie kłamią.

Trudno w tabelach ocenić potencjalne transakcje, transakcje utknięte w martwym punkcie i etapy pracy z klientem. Z komercyjnego punktu widzenia podstawą relacji z klientami jest lejek sprzedaży. Można to narysować w Excelu, w Internecie opisano dziesiątki szablonów do tego, ale analiza lejka w różnych sekcjach (według menedżera, dat, firm, pozycji itp.) możliwa jest tylko w systemach CRM. Największym wyzwaniem pracy z transakcjami w Excelu jest konieczność ręcznego wprowadzania wszystkich danych, począwszy od kosztu zamówienia, aż po status i etap rozwoju klienta. Oczywiście prędzej czy później menedżer przerywa tę pracę lub o niej zapomina. W CRM po prawidłowej wstępnej konfiguracji statusy i etapy zmieniają się automatycznie, a koszty „dostosowują się” podczas tworzenia i księgowania faktury.

Excel oferuje raczej słabe możliwości raportowania, dużo czasu poświęca się na przetwarzanie danych, dokonywanie selekcji i analizę. W tym miejscu warto opisać rzeczywistą sytuację. Klient przesłał do centrali raport sprzedaży za dany okres. Rozmiar pliku wynosił około 50 000 linii. Przesyłane dane zawierały nieistotne i niepotrzebne dane. Sortowanie i czyszczenie danych zajmowało menadżerowi dokładnie jeden dzień roboczy i odbywało się to przy użyciu specjalnych formuł i makr. CRM pozwala na dokonanie takich selekcji za pomocą elastycznych filtrów z wieloma kryteriami, dodatkowo można zapisać własne filtry i wykorzystać je w razie potrzeby (w każdym razie tak jest zaimplementowana ta funkcja w naszym RegionSoft CRM).

W CRM można ustawić kilka poziomów dostępu do danych klientów, natomiast w Excelu jest to niemożliwe. Prowadzenie bazy danych klientów w arkuszach kalkulacyjnych wiąże się z problemami związanymi z bezpieczeństwem firmy: dane mogą zostać utracone zarówno z przyczyn technicznych, jak i po odejściu pracownika. To, czego nie można odjąć Excelowi, to łatwość jego „transportu” poza biznes, w tym w ręce konkurencji.

Aby pobrać dane z CRM na komputery stacjonarne, musisz spróbować. Wszelkie informacje operacyjne o klientach, kontaktach, planach, projektach, zadaniach powinny znajdować się w systemie CRM, a nie „w głowie pracownika”. Ten system CRM musi być bezpieczny, tj. posiadać możliwości techniczne, w których pracownik nie będzie mógł usunąć z niego informacji (o ile oczywiście nie nadano mu uprawnień administratora serwera danych). Na przykład RegionSoft CRM ma konstrukcję głębokiego bezpieczeństwa, zaczynając od integracji z ActiveDirectory, a kończąc na kontroli adresów IP, adresów MAC, z których użytkownik może połączyć się z systemem, połączeń z korporacyjną bazą danych poprzez alias (gdy użytkownik to zrobi nie znam rzeczywistej lokalizacji bazy danych) itp. Połączenie tych środków zapewnia bezpieczne środowisko dla biznesu. Zawsze jednak istnieje czynnik ludzki, którego nie da się uniknąć. Dziś człowiek jest lojalny, ale jutro diabeł chowa go w żebra – i ruszamy – twoi konkurenci już sprzedają twoim klientom. Dlatego musi być dokładnie zestaw środków tak aby nawet w przypadku chęci wycieku danych maksymalnie utrudnić to technicznie.

Tabele udostępniają jedynie minimalny zestaw funkcji segmentacji klientów i personalizacji wpływów. Jedną z zasad udanej interakcji z klientami jest personalizacja. Prawdopodobnie można to nawet nazwać głównym czynnikiem przetrwania w narastającym szumie informacyjnym. Arkusze kalkulacyjne pozwalają na tworzenie selekcji i grupowań, jednak prowadzenie na ich podstawie mailingów i innej komunikacji jest już trudne. W systemie CRM wystarczy dokonać żądanego wyboru, zapisać segment i uruchomić newsletter specjalnie dla grupy, którą chcesz poinformować – z poziomu interfejsu systemu (w RegionSoft CRM newsletter można uruchomić za pomocą własnego klienta pocztowego).

W programie Excel stale pojawiają się problemy z ujednoliceniem danych - ustawienia formatu ustawione przez właściciela dokumentu są mylone, zmieniane lub ignorowane. Rezultatem są kolizje, najczęściej kojarzone z formatami pieniężnymi i tekstowymi oraz wartościami procentowymi. W systemie CRM programista robi wszystko, aby zmaksymalizować ujednolicenie danych: na przykład podczas wprowadzania możesz wybrać wartość z listy (aby była tylko „Moskwa”, a nie „Maskva”, „Moskva”, „ MSK” itp.) lub wpisać wartość, która będzie sprawdzana przez program podczas jej wprowadzania. Jeśli dane wejściowe są nieprawidłowe, system CRM zwróci komunikat o błędzie.

Excel nie ma odpowiedniej integracji z innymi systemami i usługami biznesowymi, na przykład planowaniem, procesami biznesowymi, telefonią, 1C. Ktoś powie, że w Excelu może nie, ale w tabelach Dokumentów Google od dawna znajduje się cały sklep aplikacji, dodatków i dodatków. Nie kłóćmy się, Google oferuje dobre narzędzie, ale dla prywatnego użytkownika lub bardzo małego początkującego zespołu. Po pierwsze, mniej lub bardziej obciążony plik zawiesza aplikację (nie była w stanie udźwignąć budżetu jednej z firm na 16 000 linii formuł). Po drugie, znowu nie ma na liście żadnych integracji. Powód leży w tym samym backendie: arkusze kalkulacyjne to wciąż te same tabele kalkulatorów.

Integracje CRM różnią się znacznie w zależności od systemu i można je wdrożyć przy użyciu interfejsów API, konektorów, specjalnego oprogramowania i wtyczek innych firm. Wdrożyliśmy w naszym systemie CRM integrację ze stroną internetową, telefonią (w tym wirtualną centralą Asterisk), Skype, 1C. Część prac integracyjnych przypada na serwer aplikacji RegionSoft, który zapewnia lepsze ustawienia i szerokie możliwości automatycznej wymiany danych pomiędzy systemem CRM a aplikacjami innych firm.

W arkuszach kalkulacyjnych nie da się przeprowadzić kompetentnego planowania osobistego i zbiorowego. Tutaj nawet komentarze są niepotrzebne – nie ma harmonogramu, przypomnień, nie ma interaktywnej pracy z zadaniami z arkuszy kalkulacyjnych. Choć np. wśród klientów RegionSoft CRM, harmonogramy i narzędzia do zarządzania zadaniami to chyba najpopularniejsze funkcje systemu: każdy z nich korzysta, każdy docenia możliwości przypomnień i interaktywnego zarządzania kalendarzem. Wśród tych narzędzi najpopularniejszy jest planer trzytygodniowy, który łączy w sobie zarządzanie zadaniami, kalendarz pracy i jednocześnie pozwala pracować z horyzontem planowania.

Występują problemy z dołączaniem plików w tabelach. Najwygodniejszą i najbezpieczniejszą implementacją tej funkcji w Excelu i innych arkuszach kalkulacyjnych jest udostępnienie linków do wymaganych dokumentów. W systemie CRM wszystkie dokumenty są dołączone do karty klienta, można je łatwo „odebrać” i nie giną.

Żaden stół nie wytrzyma szybkiego skalowania i rozwoju biznesu: po pierwsze, księgi zostaną przeciążone i prawdopodobieństwo błędu znacznie wzrośnie, a po drugie, dodawanie nowych wierszy, kolumn, łączy może po prostu uszkodzić starannie zgromadzony plik. Musisz rozwijać się stopniowo, zachowując produktywność, a można to osiągnąć jedynie za pomocą specjalnych narzędzi do automatyzacji. Na przykład systemy CRM. Dla programu jakiekolwiek rozszerzenie lub zmniejszenie liczby użytkowników, nazw, dodanie oddziałów, a nawet nowej struktury biznesowej jest bezbolesne.

Tabele nie przewidują automatycznego uzupełniania informacji np. ze strony internetowej lub dokumentacji podstawowej. Co prawda istnieje biblioteka PHPExcel, która umożliwia importowanie i eksportowanie danych do Excela z systemów informatycznych napisanych w PHP na dowolną platformę, ale to nie czyni Excela pełnoprawnym systemem księgowym czy CRM.

Należy kontrolować proces aktualizacji informacji w tabelach natomiast CRM to jedno, aktualne źródło informacji. Ogólnie rzecz biorąc, w zarządzaniu tabelami, wprowadzaniu i przetwarzaniu danych jest zbyt dużo czynnika ludzkiego. Uważa się, że Excela znają wszyscy menedżerowie sprzedaży, księgowi, marketerzy i inni pracownicy usług komercyjnych. To bardzo iluzoryczny pomysł: jak już powiedzieliśmy, opanowanie Excela „jak dorosły” wymaga ogromnej ilości czasu.

Tabele nie pokazują głębokich powiązań między danymi, ponieważ nie jest to relacyjny system DBMS, ale „płaska” reprezentacja danych (jak jeden wycinek). W związku z tym brak tabel relacyjnych i ograniczenia interfejsu sprawiają, że arkusze kalkulacyjne są jedynie imitacją sposobu przechowywania i zarządzania bazą klientów. CRM to dobrze przemyślany interfejs oparty na relacyjnym systemie DBMS. Za pomocą interfejsu wprowadza się dane, zarządza procesami, utrzymuje telefonię itp. Wszystkie informacje biznesowe są bezpiecznie przechowywane w bazie danych, dla której – przypomnijmy jeszcze raz – warto tworzyć kopie zapasowe.

Czy wiesz, czego oczekuje od Ciebie Twój klient na etapie sprzedaży i obsługi? Wierzy, że jeśli zwrócił się do jednego specjalisty z Twojej firmy, to zwrócił się do wszystkich, a każdy menedżer jest gotowy rozwiązać jego problem. Menedżer musi wiedzieć o komunikacji kontaktowej. Oznacza to, że musisz mieć narzędzie, które błyskawicznie wyświetli potrzebne informacje – a CRM jest właśnie takim narzędziem. Jednak Excel i inne arkusze kalkulacyjne nie zostały pierwotnie stworzone do zarządzania relacjami z klientami; zostały stworzone do obliczeń i podstawowej analizy informacji. Może więc nie warto czekać na skargi klientów i kumulować ryzyko, które prędzej czy później może doprowadzić do upadku. Co więcej, zgodnie z prawem podłości, w najbardziej nieodpowiednim momencie.

Tagi:

Dodaj tagi

Po co do cholery potrzebny jest menedżer zadań zaimplementowany przy użyciu standardowych narzędzi Excela? Dobre pytanie. Słynny specjalista ds. bezpieczeństwa informacji Didier Stevens musiał postąpić podobnie, gdy zetknął się z systemem, w którym dosłownie wszystko było zabronione. Interakcja z systemem operacyjnym odbywała się poprzez specjalną powłokę, która uniemożliwiała uruchomienie większości aplikacji, w tym standardowego menedżera zadań (dzięki któremu można było ją łatwo odciąć), a lokalne zasady ograniczały jej użycie. Widząc, że Excel jest jedną z aplikacji, które można uruchamiać, Didier pomyślał, dlaczego nie wykorzystać wbudowanych w Office makr VBA do zarządzania uruchomionymi procesami w systemie? Myślałem, myślałem i stworzyłem pełnoprawnego menedżera zadań.

Jak to wygląda?

PoC to zwykły plik Excela - TaskManager.xls. Pomysł jest prosty: jeśli system ma ograniczone możliwości uruchomienia menedżera zadań, ale możliwe jest otwieranie tabel Excela za pomocą makr, to można zarządzać procesami poprzez proste makro zaimplementowane w VBA (Visual Basic for Applications). Po otwarciu pliku zobaczysz dwa przyciski: Lista procesów i Wykonaj polecenia. Właściwie klikamy pierwszy i widzimy jak szybko zapełnia się tabela informacjami o procesach (nazwa pliku wykonywalnego, identyfikator procesu, ścieżka do pliku binarnego, użytkownik pod którym proces jest uruchomiony, czas proces został utworzony, a głębokość bitowa -32 lub 64 bity). Każdy z procesów można rozładować, zawiesić i odpowiednio wznowić. Aby to zrobić, w kolumnie Polecenie naprzeciwko procesu należy umieścić flagę żądanego polecenia (na przykład zakończenie procesu odpowiada literze t) i kliknąć przycisk Wykonaj polecenia. Okazuje się, że jest to naprawdę przydatna rzecz. Nie musisz nawet fantazjować o pentestach i ograniczonych środowiskach, aby wyobrazić sobie, dlaczego może to być potrzebne. Pamiętaj tylko o winlockerach - każdy tego typu badziew blokuje uruchomienie menedżera zadań.

Jak to działa?

Wszystkie makra są w całości napisane w czystym VBA. Aby manipulować procesami, wywoływane są funkcje WIN32 z odpowiednich bibliotek systemowych. Niezbędne funkcje są najpierw deklarowane poprzez załadowanie z biblioteki DLL, co odbywa się w następujący sposób:

Prywatna deklaracja funkcji OpenProcess Lib „kernel32.dll” (ByVal dwDesiredAccessas tak długo, ByVal bInheritHandle jako wartość logiczna, ByVal dwProcId tak długo) tak długo

Następnie można z nich korzystać bez ograniczeń. Na przykład poniższa funkcja zwalnia proces z pamięci:

Prywatny sub TerminateProcessByID(ByVal lProcessID As Long) hProcess = OpenProcess(PROCESS_TERMINATE, 0, lProcessID) Jeśli hProcess<>0 Następnie TerminateProcess hProcess, 0 CloseHandle hProcess End If End Sub

Najnowsza wersja TaskManager.xls działa zarówno na systemach 32-, jak i 62-bitowych, świetnie sprawdza się w każdym pakiecie Office (aż do 64-bitowej wersji pakietu Office 2010) i jest podpisana cyfrowo.


Weź pod uwagę link do pobrania: blog.didierstevens.com/2011/11/30/signed-taskmanager. Pozostaje tylko podziękować Didierowi za fajny PoC, który z pewnością wielu osobom przyda się przy rozwiązywaniu konkretnych problemów.

Polecamy przeczytać