Lista kontrolna – co to jest? Lista kontrolna jako narzędzie organizacji procesów

15.09.2017

Sprawdź listę - najprostszy sposób na sprawdzenie menadżerów i zwiększenie sprzedaży w e-commerce. Z naszych obserwacji wynika, że ​​narzędzie to wykorzystywane jest niemal w każdym projekcie, choć często bezskutecznie. Menedżerowie narzekają, że marnują tylko czas na sprawdzanie menedżerów, ale nie wpływa to na sprzedaż. Ich listy kontrolne najczęściej wyglądają tak:

• kierownik był uprzejmy;
• przywitał klienta;
• wyjaśnił nazwę;
• sugerowane analogi i polecane produkty z optymalną kombinacją ceny, jakości i czasu dostawy;
• został poinformowany o warunkach płatności i dostawy.

Rzeczywiście łatwiej jest odrzucić taką listę kontrolną, niż tracić czas. To w ogóle nie działa na sprzedaż.

W tym artykule, na przykładzie internetowego sklepu z częściami zamiennymi, dowiemy się, jak tworzyć listy kontrolne, które zwiększają sprzedaż.

Jak zrobić listę kontrolną

Lista kontrolna - lista kryteriów, według których sprawdzani są menedżerowie sprzedaży. Każde z kryteriów prowadzi menedżera do rezultatu – sprzedaży lub rozwiązania problemu klienta.

Lista kontrolna zawiera kryteria uniwersalne i szczegółowe. Uniwersalny - przywitaj się, zapytaj klienta o imię - to samo dla każdej firmy. Kryteria szczegółowe opierają się na charakterystyce przedsiębiorstwa. Na przykład pytanie o numer VIN samochodu jest szczególnym kryterium w przypadku internetowego sklepu z częściami zamiennymi.

Listy kontrolne dla przychodzących wniosków i połączenie wychodzące będzie inny. Ale tam jest ogólne zasady, zgodnie z którymi tworzone są listy kontrolne:

• podziel listę kontrolną na bloki, np. powitanie, określenie potrzeb, prezentacja itp.;
• ułóż bloki w kolejności, w jakiej menedżer powinien przekazywać informacje klientowi;
• brać tylko ważne kryteria które prowadzą rozmowę w stronę sprzedaży lub rozwiązania problemu klienta;
• napisz jedno kryterium w jednym akapicie;
• należy uczynić sformułowanie jasnym dla inspektora i kierownika.

Na przykładzie internetowego sklepu z częściami zamiennymi pokażemy, jak utworzyć listę kontrolną.

Przykład listy kontrolnej

Internetowy sklep z częściami zamiennymi będzie miał na swojej liście kontrolnej następujące szczegółowe kryteria:

• zapytaj o numer VIN samochodu;
• poinformować, że jesteśmy w stanie dostarczyć części w dniu zamówienia, jeżeli części zamienne znajdują się na magazynie;
• ogłoś, że klient otrzyma powiadomienie SMS z numerem zamówienia, jego zawartością, ceną oraz linkiem do płatności.

Podzielmy listę kontrolną na bloki i w każdym z nich wypiszmy ważne kryteria.

Kiedy lista kontrolna będzie gotowa, musisz wybrać metodę oceny menedżerów.

Jak ocenić menedżera za pomocą listy kontrolnej

Praca menedżera korzystającego z listy kontrolnej oceniana jest za pomocą jednego z trzech systemów: binarnego, punktowego i skali punktowej.

System binarny - najprostsza opcja oceny z dwiema możliwościami odpowiedzi: tak lub nie. „Tak” – 1 punkt, „nie” – 0. Jeśli menedżer spełnił kryterium, otrzymuje 1, jeśli nie, otrzymuje 0.

Korzystając z systemu binarnego, przeprowadza się wstępną kontrolę, aby zobaczyć problemy działu sprzedaży i dowiedzieć się, nad czym pracować.

System punktowy. Każdemu kryterium przypisuje się punkty w zależności od wagi i wpływu kryterium na wynik. Np. „powitanie zgodne ze standardem korporacyjnym” – 4 punkty, „menedżer złożył ofertę w oparciu o zidentyfikowane potrzeby klientów” – 15 punktów.

System ten służy do miesięcznej oceny jakości. Wszystkie połączenia są oceniane i obliczany jest średni wynik. Służy do sprawdzania, jak wyniki menedżerów zmieniają się w czasie, tworzenia ocen menedżerów i budowania systemu motywacyjnego. Punktacja pomaga zidentyfikować błędy i słabości systemu w celu stworzenia planu szkoleniowego.

Ocena w skali punktowej . Każdej opcji przypisany jest punkt:

• menadżer wyraźnie spełnił swój punkt w całości - dajemy maksymalną liczbę punktów;
• kierownik próbował zrealizować przedmiot, rozpracował go częściowo, na przykład próbował wypracować sprzeciw, ale nie wyszło - średnia ocena;
• kierownik nie spełnił warunku - 0 punktów.

  System ten służy także do miesięcznego monitoringu. Pomaga zidentyfikować słabe strony menedżerów. Łatwo wtedy zbudować na ich podstawie plan treningowy.

  Nie ma potrzeby formalnego tworzenia list kontrolnych być lub dlatego, że wszyscy to robią. Najpierw uczciwie określ, dlaczego potrzebujesz recenzji menedżera i co chcesz dzięki niej uzyskać. Jeśli zdecydujesz się zacząć sprawdzać menedżerów, oceń nie tylko rozmowy telefoniczne, ale także zarządzanie zamówieniami w CRM i zgodność z regulaminem pracy.

  Zajmujemy się kontrolą jakości call center w e-commerce: badamy i analizujemy błędy menadżerów, tworzymy checklisty i skrypty, wskazujemy punkty wzrostu sprzedaży. Jeśli sprzedaż stoi w miejscu przez dłuższy czas, prosimy o kontakt:

  Jak zrobić listę kontrolną

  • napisz listę konkretnych kryteriów biznesowych;
  • podziel listę kontrolną na bloki;
  • ułóż bloki w kolejności, w jakiej menedżer powinien przekazywać informacje klientowi;
  • przyjąć kryteria, które prowadzą rozmowę do sprzedaży lub rozwiązania problemu klienta;
  • napisz jedno kryterium w jednym akapicie;
  • należy uczynić sformułowanie jasnym dla inspektora i kierownika.

Ważnym elementem jest kreatywne, uważne i poważne podejście do pracy nowoczesny biznes. Jednakże kreatywność zawsze było ściśle powiązane z nieprzewidzianymi kosztami czasu pracy, niepewnością w ocenie pracy i koniecznością doprecyzowania kosztów wykonanej pracy.

Istnieje duża liczba zadania, które nie wymagają wysokich kwalifikacji i można je rozwiązać poprzez dokładne i wysokiej jakości wykonanie sekwencji prostych czynności. Lista kontrolna jest właśnie takim rozwiązaniem problemu.

Zakres pomysłu

Sekwencja prostych operacji służy zarówno do rozwiązywania krytycznych zadań wykonywanych przez wykwalifikowanych specjalistów, jak i do innych zadań, które może wykonać zwykły pracownik, student lub uczeń.

Lista kontrolna to próbka tych poprawnych, zapisana w formie sekwencji najprostszych, najdokładniejszych i zwięzłych, ale kompletnych czynności, które należy wykonać, aby np.:

• samolot odleciał;
• idź do sklepu i kup to, o co prosiła mama;
• tworzyć biznes;
• osiągnąć jakiś cel;
• sprawdź lub zrób coś za coś.

Przenośnik zrewolucjonizował niegdyś przemysł i okazał się przydatny przy produkcji nie tylko prostych części, ale także skomplikowanych maszyn, mechanizmów, żywności, artykułów sportowych, odzieży i obuwia.

W idealnym przypadku lista kontrolna składa się z kilkunastu minimalnie niezbędnych, prostych działań:

• idealne proste działanie - proste, bezwarunkowe polecenie zrobienia czegoś;
• idealna instrukcja nie tworzy opcji, ale następna akcja jest wykonywana ściśle w kolejności;
• żadnych przypadkowych ruchów, wszystko odbywa się ściśle według planu i według zawartości każdego elementu na arkuszu.

Cel (zadanie) może być duży i nie każde rozwiązanie zmieści się na jednej kartce papieru. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby stworzyć kilka list kontrolnych, które będą wykonywane sekwencyjnie przez różnych pracowników w określonych odstępach czasu.

Planowanie rozwiązania problemu

Planowanie jest ważnym elementem każdego biznesu. Lista kontrolna to także plan, a nie tylko rozwiązanie problemu. Możesz sporządzić plan działania na wypadek nieprzewidzianej sytuacji, plan postępowania w razie wypadku lub klęska żywiołowa, codzienność na obozie wakacyjnym dla dzieci. Plan zajęć w instytucie lub szkole jest również produktem testowym „prostej inteligencji”, ponieważ tego rodzaju lista kontrolna zawiera warunki. Na przykład nawet lub dni nieparzyste, tygodnie.

Człowiek zawsze planował wszystko, co robił, ale robił to nieświadomie. Pojawienie się koncepcji „listy kontrolnej” jest przykładem tego, jak zwykła i znana nieświadomość wchodzi w kompetencje świadomości, otrzymuje nowe znaczenie i radykalnie nową jakość.

Samo określenie jest stosunkowo młode, jednak historia jego idei i stosowania sięga setek lat wstecz. Najprawdopodobniej pierwsze papirusy regulujące kolejność prostych czynności były używane już w starożytności, w przeciwnym razie trudno wyjaśnić momenty rozkwitu starożytnych cywilizacji, a także przyczyny ich upadku.

Przykład: Lista kontrolna instalacji demona FTP

Jest to wzór pisany raz i używany przez wiele lat. Nic tutaj nie jest pięknie zaprojektowane, napisane w stylu Unixoid, ale praktyczne.

Ogólnie rzecz biorąc, takie listy kontrolne powstają w wyniku długotrwałej administracji prowadzonej przez administratora systemu. Z reguły po dwóch, trzech latach, po setkach instalacji, administrator pisze taką notatkę sobie i swoim współpracownikom. To jest prawdziwa lista kontrolna: brzydka, ale praktyczna.

Próbka pięknej, niepraktycznej listy kontrolnej

Wszystko jest tutaj napisane poprawnie, ale to nie jest lista kontrolna. W szczególności „Logo” to przede wszystkim czasowniki:

• tworzyć;
• jak stworzyć;
• co wziąć pod uwagę;
• co wyrzucić.

Po każdym takim czasowniku powinno następować kilka zaleceń.

Odwoływanie się do hasła jest rozsądne, ale tworzenie hasła to kreatywność, a sprawdzanie go to praktyka długoterminowa (w prawdziwym, działającym Internecie, przy masowym napływie odwiedzających), która w żaden sposób nie ma związku z listą kontrolną.

I tak dalej dla każdego punktu.

Naprawdę „latająca” lista kontrolna (fragment) dla Boeinga 737

Dokładnie tak powinna być sformatowana lista kontrolna. To zdanie jest prostą odpowiedzią. Oznacza to proste działanie i prosty wynik.

To tylko fragment dokumentu i spisany język angielski, ale w tym konkretnym przypadku nie ważny jest język, ale trafność zadeklarowania działania i weryfikacja wyniku jego wykonania.

Aplikacje testowe

Praktyczne zastosowania jasnego planu działania:

• zawody sportowe;
• Księgowość;
• sprawdzenie produktów firmy;
• audyt firmy;
• działalność dochodzeniowa;
• początek statek kosmiczny itp.

Prawie każdy obszar życia i działalności człowieka można określić za pomocą szeregu różnych małych planów: lista kontrolna inspekcji nr 1, nr 2, nr 3 itd.

Ścisłe uregulowanie działań ma szczególne znaczenie w krytycznych obszarach działalności, na przykład podczas przygotowania chirurga do operacji, gdy personel medyczny, wszyscy uczestniczący w nim lekarze i pielęgniarki – każdy w ramach swoich kompetencji – wykonują ściśle uregulowaną listę czynności. Zwykle wszystko dzieje się „automatycznie”, ale etyka zawodowa wymaga, aby wszystkie działania były wykonywane „na papierze”.

Lista kontrolna jest niezbędnym dokumentem do certyfikacji i regulowania produkcji i testowania produktów spożywczych, produktów dla dzieci oraz sprawdzania działania maszyn i mechanizmów.

Technologie internetowe i proste transakcje

Każda interwencja chirurgiczna wymaga wysoko wykwalifikowanego chirurga. Ale wymaga też prawidłowego wykonania prostych operacji. W szczególności wszystkie instrumenty na stole operacyjnym muszą znajdować się ściśle w określonych miejscach, pacjent musi być przygotowany do operacji nie tylko fizjologicznie, ale także moralnie.

Lista kontrolna (przykładowa sekwencja działań) nie jest programem, nie algorytmem i trudno ją przypisać programowaniu w bezpośrednie znaczenie to słowo, ale technologie internetowe doprowadziły do ​​konieczności tworzenia i wykonywania wielu rutynowych, ale bardzo ważnych operacji.

Tworzenie zasobu sieciowego wymaga co najmniej trójki Apache, PHP i MySQL lub ich odpowiednika opartego na innym serwerze, innym interpreterze i bazie danych. Instalacja tej trójcy to minimalna wymagana jasna sekwencja działań.

Błąd tutaj może w ogóle spowodować niemożność pracy. Współczesne programowanie internetowe charakteryzuje się tym, że algorytmy języka programowania serwera, interpretera i przeglądarki „nie myślą”, ale jeśli czegoś „nie rozumieją”, to na pewno „nie robią tego”!

Należy zgłosić błędy w logowaniu, ale często to, co jest zapisane w logu, nie wystarczy, aby znaleźć problem.

Programowanie internetowe: proste rozwiązania złożonych problemów

Lista kontrolna jest rozwiązaniem problemu. Praktyka programowania Internetu, w szczególności w JavaScript i PHP, z obiektowym stylem pisania, dopuszcza tylko dwie możliwości rozwiązania problemu:

• Intuicja zawodowa.
• Sprawa testowa.

Nie ma trzeciego. Narzędzia testujące w programowaniu są od dawna bardzo rozwinięte. Istnieje również wiele dodatkowych narzędzi do sprawdzania kodu, a twórcy języków programowania poświęcają wiele czasu i wysiłku na tworzenie narzędzi do debugowania i wyszukiwania błędów.

Ale żeby ustalić w jakim miejscu, na jakim poziomie, w jakim podsystemie obiektów wspólny system szansa była, może tylko twórca (autor) kodu, albo zaawansowany przypadek testowy, w tworzeniu którego brał udział doświadczony mistrz.

Idealnym rozwiązaniem jest sporządzenie listy kontrolnej na poziomie kodu, gdy nie osoba, ale stworzony przez nią obiekt dba o wykonanie własnej funkcjonalności, a także kontroluje jego stan i swoje relacje z innymi obiektami.

Promocja w Internecie, SEO

Odkąd Internet stał się dostępny dla mas (a temat „lista kontrolna jako produkt testowy” zawsze był dla mas dostępny), do dziedziny SEO napłynął strumień monotonnych pomysłów. Oferowano absolutnie trywialne sekwencje, a od naiwnych nabywców wyłudzano zupełnie prawdziwe pieniądze na pustych i bezpodstawnych podstawach.

• element techniczny;
• wewnętrzna idealizacja treści;
• zawartość semantyczna rdzenia zasobu;
• treść: jak jest i jak powinno być;
• moment komercyjny, monetyzacja zasobów;
• okoliczności zewnętrzne;
• region promocji;
• moment behawioralny w obrazie odwiedzającego itp.

Ale celem mądrych słów były pieniądze. Zaufanie kupującym, płacąc za „pracę” autorów list kontrolnych, stymulowało produkcję takich produktów, co wcale nie jest dobre. Ale proces ten doprowadził do tego, że temat promocji rozszerzył się do maksimum i stworzył warunki do uogólniania informacji.

Reprodukcja w polu informacji jest procesem naturalnym i dziś każdy może uzyskać prawdziwą promocję własnego zasobu w dowolny sposób:

• minimalne koszty dzięki własnemu potencjałowi;
• maksymalnych kosztów, za pośrednictwem wykwalifikowanego rzemieślnika.

Dzisiejsza lista kontrolna jest prawdziwa i skuteczne narzędzie osiągnięcie tego, czego pragniesz w części formalnej i absolutna swoboda w twórczym momencie osiąganego celu.

Wirtualna przestrzeń prostych pomysłów

Materialny komponent życia, pracy i całej sfery społeczno-gospodarczej uzyskał stabilność. Podstawowe podstawy skutecznego osiągnięcia tego, czego chcesz, stały się oczywiste. Lista kontrolna jest przykładem tego, jak komponent kreatywny trafił do przestrzeni wirtualnej.

Poziom kwalifikacji konsumentów i autorów pomysłów wszedł na nową jakość. To zresetowało pozycje i doprowadziło do powstania asortymentu nowych zadań i potrzeby nowych rozwiązań. Świat znów stał się doskonalszy, a dzięki prostemu i naturalnemu krokowi naprzód znów nowa jakość.

Jeśli nie należysz do nielicznego odsetka geniuszy o fenomenalnej pamięci, istnieje duże ryzyko, że zapomnisz o zrobieniu ważnych rzeczy. Rzeczywiście, nie można polegać na swojej pamięci. Na samym ważny punkt Nagle odkrywasz, że zapomniałeś o dokończeniu pilnego zadania. Ale jeśli zorganizujesz i usystematyzujesz pewne rzeczy w swoim życiu, przekonasz się, że zrobisz więcej i zajmiesz się naprawdę ważnymi rzeczami.

Lista kontrolna na każdą okazję

Nie bez powodu mówią, że wszystko, co genialne, jest proste. Tak to jest: czasami, żeby sobie pomóc w załatwieniu jakiejś sprawy, wystarczy zrobić ściągawkę i od czasu do czasu do niej zaglądać, by mieć pewność, że wszystko idzie zgodnie z planem. Bardzo wygodnym sposobem korzystania z listy kontrolnej jest lista kontrolna zawierająca liczbę pozycji związanych z konkretnym zadaniem. Przeglądając je, trzeba odnotować, co już zostało zrobione i dowiedzieć się, czy prace są prowadzone prawidłowo. Takie listy można wykorzystać w dowolnej dziedzinie życia. Ich znaczenie jest trudne do przecenienia, gdyż produktywność ich stosowania wzrasta kilkukrotnie.

Zapomina się nawet o tym, czego nie da się zapomnieć. Ale w pośpiechu wszystko może się zdarzyć! Jest to szczególnie nieprzyjemne, gdy trzeba wrócić, przerobić coś lub przeprosić za takie nieprzyjemne chwile. Na szczęście tę negatywność można zminimalizować, tworząc listę kontrolną dzień wcześniej. Pomoże to chronić Twoje system nerwowy od niepotrzebnego stresu.

Jaki jest sens takich postów?

Jest wiele osób, które nie korzystają z żadnych list. Wierzą, że nigdy nie zapomina się o tym, co najważniejsze. Po prostu nie chcą tracić czasu na pracę ze wstępnymi nagraniami. W rzeczywistości utworzenie listy kontrolnej zajmuje tylko 15 minut.

Celem napisania podpowiedzi jest zapobieganie błędom w pracy. Lista może zawierać listę czynności do wykonania lub rzeczy, które należy ze sobą zabrać. Mogą zawierać wskazówki, notatki do samodzielnego wykonania lub diagramy. Nie zawsze warto trzymać w głowie rutynowe rzeczy, jeśli można je przelać na papier.

Obszary zastosowań

Żaden pomysł nie pojawia się znikąd. Dlaczego więc potrzebujesz listy kontrolnej? Kto pierwszy wpadł na pomysł wykorzystania go i do czego? Początkowo w lotnictwie stosowano listy kontrolne – błędy są tam niedopuszczalne, mogą kosztować życie setek osób. Czynnik ludzki nie został wyeliminowany, a ludzie mają tendencję do popełniania błędów, dlatego piloci zaczęli korzystać z profesjonalnych list kontrolnych. Mimo że pilot dokładnie wie, co należy zrobić przed startem, nadal to sprawdza. Drugi pilot upewnia się, że sprawdza listę kontrolną.

Listy, instrukcje, listy kontrolne – to wszystko są synonimy. Listy mają szerokie zastosowanie w medycynie (zwłaszcza przed operacjami), budownictwie i innych dziedzinach.

Korzystanie z list kontrolnych w życiu codziennym

Każdy, kto odkrył możliwość zapisywania wszystkiego na papierze, zastanawia się, jak wcześniej mógł się bez tego obejść. W jakim obszarze przydatne może być tworzenie list kontrolnych? Tak, w jakikolwiek sposób. Można w końcu za ich pomocą rejestrować rzeczy, które trzeba zabrać np. na trening. Możesz utworzyć listę kontrolną na wypadek podróży służbowej, określić sposób formatowania dokumentów, sposób czyszczenia komputera itp. Działania te można powtarzać okresowo i stosować do nich te same algorytmy. Ale możesz także tworzyć listy jednorazowe, jeśli wydarzenie jest pojedynczym wydarzeniem, na przykład wyjazdem wakacyjnym.

Zasady kompilacji

Jeśli zastanawiasz się, jak stworzyć listę kontrolną dla siebie, oto kilka z nich przydatne porady będziesz potrzebować:

. Zwięzłość jest ważna. Należy pamiętać, że nie jest to esej, dlatego tekst powinien być jak najkrótszy. Używaj jasnego języka i prostych słów, aby przedstawić swoje główne tezy. Powinny być tak skomponowane, aby już na pierwszy rzut oka można było od razu wychwycić esencję.

. Podkreśl ważne punkty. Na jeden arkusz wystarczą dwie selekcje.

. Usuń wszystko, czego nie potrzebujesz. Na liście umieść tylko to, co jest niezbędne. Nie powinieneś umieszczać pozycji „włącz komputer” na swojej liście kontrolnej dotyczącej pisania artykułów, która jest już jasna;

.Edytuj listę. Musi być aktualne. Możesz robić notatki ołówkiem tuż obok pozycji; jeśli jest ich dużo, możesz ponownie wydrukować nową listę kontrolną.

Nawiasem mówiąc, warto powiedzieć, że wcale nie jest to staromodny sposób; lista kontrolna to nie tylko lista na papierze. Zapisy takie można przechowywać na komputerze, smartfonie czy tablecie, aby zawsze mieć je pod ręką.

Jak wygląda lista kontrolna: próbki

Lista kontrolna to często tabela, w której wprowadzane są wszystkie istotne dane. Może to wyglądać zupełnie inaczej, ale istota jest ta sama – nie przegap niczego.

Poniżej znajduje się opcja, którą możesz wykorzystać w pracy, aby o niczym nie zapomnieć.

Listę kontrolną możesz ułożyć w formie zwykłej listy. Przeglądając przedmioty podczas pracy, znacznie łatwiej jest uwzględnić wszystkie niuanse.

Możesz utworzyć kolejną listę kontrolną. Poniższa próbka jest odpowiednia dla codzienne sprawy na przykład w odniesieniu do odzieży. Obok każdego przedmiotu należy umieścić odpowiednią literę: P - naprawa, K - zakup, N - nieprzydatny. Po skończonej pracy możesz opróżnić szafę ze zbędnych rzeczy i posprzątać półki.

Wypełnianie listy kontrolnej to przyjemny proces. W przeddzień jesieni możesz napisać dla siebie listę tego, co koniecznie musisz zrobić, aby osiągnąć pełnię szczęścia.

Korzyści ze stosowania list kontrolnych

Era informacji pozwala każdemu z nas być bardziej praktycznym i mądrzejszym pod wieloma względami. Jednak duża ilość wiedzy często prowadzi do szybkiej utraty koncentracji. Najważniejsze znika z pola widzenia, uwaga jest rozproszona. Niezbędne podstawowe informacje są pomijane, a w pracy pojawiają się błędy. Korzystając z regularnych list kontrolnych, możesz wykazać się swoimi kompetencjami i poczuć własne umiejętności. Za ich pomocą możesz uporządkować swoje myśli i usprawnić swoje działania, aby nie wykonywać niepotrzebnych ruchów i tracić czasu.

Nawet dość skoncentrowani ludzie nie powinni zaniedbywać listy kontrolnej. Pozwala zdyscyplinować się i podążać zamierzoną ścieżką, unikając błędów. Będziesz mieć pewność, że nie zapomnisz ważna informacja. Uwolnij swój umysł od małych chwil, aby zająć się poważnymi rzeczami. Korzystanie z notatek pomoże Ci zaoszczędzić czas, ponieważ nie musisz myśleć o tym, co zrobić, wszystko masz już zapisane na papierze.

Miej czas na wszystko, nie zapominaj o niczym i nie popełniaj błędów! Będziesz zaskoczony, ale z takimi myślami wiele osób kładzie się spać lub wstaje rano. współcześni ludzie. Jakie metody i środki nie są stosowane w celu zwiększenia produktywności zawodowej i osobistej. Niektórzy ustawiają alarmy i przypomnienia na swoich osobistych urządzeniach elektronicznych, inni zaś „w staromodny sposób” zaklejają wszystko wokół kolorowymi naklejkami. Ale naprawdę jest jeden wygodna opcja, co działa - lista kontrolna. Co to jest i czy ten magiczny środek jest odpowiedni dla każdego?

Magiczne listy testowane w lotach

Uważa się, że listy kontrolne zaczęto pierwotnie stosować w lotnictwie. Latanie samolotem polega na wykonywaniu szeregu skomplikowanych operacji w określonej kolejności. A bez systemu przypomnień nawet doświadczony pilot z asystentem może popełnić błąd, a pomyłki w takiej kwestii mogą mieć totalne konsekwencje. Dlatego też jako dodatkowe „ubezpieczenie” lotnikom oferujemy listę kontrolną na każdy lot. Co to jest? Zasadniczo lista składająca się z poszczególnych czynności, które należy wykonać, w tym przypadku uporządkowanych we właściwej kolejności. Ponieważ narzędzie to idealnie sprawdza się w lotnictwie, zostało przyjęte i cywile, których zawody są dalekie od lotnictwa.

Kto odniesie korzyści z list kontrolnych i dlaczego?

Systemy codziennych przypomnień przydają się każdemu, kto chce zwiększyć osobistą produktywność. Zarządzanie czasem to dziedzina wiedzy, z której podstawowych zasad i technik z równym powodzeniem może korzystać menadżer, początkujący przedsiębiorca, jak i każda gospodyni domowa. Zmienia się tylko specyfika, ponieważ każdy rodzaj działalności ma swoją specyfikę. W wersji standardowej lista kontrolna jest listą działań i zadań. Ale jeśli to konieczne, możesz skompilować go w formie listy niektórych pojedynczych pozycji. Wiele osób prowadzi listy zakupów – a one tak naprawdę są także listami kontrolnymi, jak każda inna przepis, zapisane w kolumnie w postaci zestawu składników z zaleceniami dawkowania. Nawiasem mówiąc, w prawie wszystkich placówkach Żywnościowy Takie przypomnienia wiszą w kuchni dla kucharzy, aby mogli szybciej gotować, korzystając ze wskazówek dotyczących wagi porcji i konkretnego produktu użytego w danym daniu. Najczęściej lista kontrolna tworzona jest dla jednej osoby, ale jeśli jakieś zadanie będzie rozwiązane przez grupę osób, lista również będzie pomocna. W takim przypadku konieczne jest rozbicie zadania/celu końcowego na podpunkty, z których każdy będzie realizowany przez jednego pracownika. Następnie każde zadanie przydzielane jest konkretnemu wykonawcy i jeśli zajdzie taka potrzeba, on sam zapisuje je krok po kroku na osobistej checkliście.

Ogólne zasady redagowania

Jeśli chcesz zwiększyć produktywność i zrobić więcej bez większego zamieszania, czas spróbować stworzyć swoją pierwszą listę kontrolną. Taki plan powinien mieć przejrzystą strukturę i atrakcyjność wygląd. Wskazane jest również zachowanie sekwencji czasowej (można odmówić, jeśli wszystkie zadania mają charakter otwarty). Unikaj długich akapitów, wskazane jest, aby każde zadanie było wyrażone w 3-4 słowach i pamiętaj o użyciu czasowników. Jak stworzyć listę kontrolną, która będzie działać? To proste – wybierz dogodny dla siebie format: papier, notatka w telefonie lub plik na komputerze. W sumie powinieneś mieć dwie kolumny, w pierwszej zostanie zapisany numer i sformułowane samo zadanie, a w drugiej zostanie umieszczony znak po jego wykonaniu. Eksperci radzą, aby nie przekreślać wykonanych zadań, a raczej zaznaczać je haczykami lub krzyżykami.

Formułuj zadania poprawnie

Aby Twoje listy kontrolne naprawdę zaczęły działać, ważne jest, aby nauczyć się poprawnie formułować zadania. Rzeczy, które są wykonywane regularnie, nie trzeba dzielić na podpunkty, ale wskazane jest rozbicie jednorazowych zadań i zleceń na podpunkty. Przykładowo: warto spisać negocjacje z nowymi klientami przynajmniej 3 notatkami, podkreślając dla siebie te tematy, które wymagają omówienia. Jeśli chcesz wysłać raport dzienny, napisz zadanie w jednym akapicie. Pamiętaj, aby zapisać wszystko, o czym możesz zapomnieć. Aby skrócić czas realizacji zadań, możesz także zrobić szczegółowe notatki na liście kontrolnej, na przykład wpisać dane kontaktowe osób, z którymi planujesz się skontaktować.

Niektórzy planiści biznesowi zalecają zapisywanie zadań na liście kontrolnej tak, jakby zostały już wykonane. Dlatego nie pisz „należy zrobić…”, ale „…zrobiono!”. Jest to dość skuteczna technika z psychologicznego punktu widzenia, ale wymaga przyzwyczajenia się. System etykietowania jest również wygodny w użyciu. Wybierz opcję, która jest dla Ciebie najwygodniejsza: zakreślanie tekstu, podkreślanie. Staraj się jednak nie dać się ponieść podkreślaniu, w przeciwnym razie lista kontrolna będzie zbyt kolorowa i jasna. Wypełnianie listy zadań powinno być wykonane jednym kolorem, a do wyróżnienia używaj nie więcej niż dwóch kolorów, zaznaczających to, co naprawdę ważne.

Nie próbuj robić wszystkiego

Popularne pytanie wśród tych, którzy dopiero zaczynają pracować z listami rzeczy do zrobienia: lista kontrolna – co to jest, tygodniowy lub dzienny plan pracy? Długoterminowe cele i działania należy spisać osobno. Lista kontrolna to mini-lista przeznaczona na jeden dzień. Całkowity punktów nie powinno przekraczać 20. W przeciwnym razie albo poniesiesz porażkę, albo zostaniesz przemęczony, a obie te opcje nie mają nic wspólnego z produktywnością. Sporządzenie listy kontrolnej może stać się zwykłym wieczorem lub poranny rytuał. Na koniec przyszedł czas na przejrzenie listy i sprawdzenie, czy wszystkie zaplanowane zadania zostały wykonane w wymaganym zakresie.

Wymagana jest weryfikacja

Załóżmy, że skończyłeś tworzyć swoją pierwszą listę kontrolną. Co zrobic nastepnie? To proste, teraz czas to dokładnie przeczytać i sprawdzić. Po pierwsze, ważne jest, aby tak naprawdę niczego nie zapomnieć ani nie przeoczyć. Po drugie, podczas kontroli możesz dostosować i dodać coś, jeśli to konieczne. I tylko jeśli jesteś ze wszystkiego zadowolony, możesz zabrać listę kontrolną do pracy. Staraj się nie zapominać o robieniu na czas notatek z wykonania zadań. Jeśli uważasz, że tworzenie list kontrolnych jest długie i trudne, spieszymy, aby Cię odwieść. Dla wygody możesz przechowywać niektóre szablony, np. listy pakowania rzeczy na wyjazd służbowy, czy podstawowe zadania na każdy dzień (pod warunkiem, że będą się powtarzać). Wypełnienie listy kontrolnej wraz ze sprawdzeniem zajmuje średnio nie więcej niż 10-15 minut. Ważne jest jedynie, aby wybrać czas, w którym nikt i nic nie będzie Cię rozpraszać.

Narzędzie analityczne

Lista kontrolna to nie tylko narzędzie do przypominania i zwiększania produktywności. List rzeczy do zrobienia możesz także używać w środowisku korporacyjnym. Menedżer może tworzyć listy kontrolne dla swoich podwładnych i przy ich pomocy monitorować i kontrolować proces realizacji zadań. Narzędzie to przydaje się także wtedy, gdy dopiero zaczynasz pracować nad sobą i szukasz najodpowiedniejszych metod i możliwości rozłożenia codziennych czynności. W takim przypadku konieczne jest również codzienne sprawdzanie liczby lub procentu zadań wykonanych i nierozwiązanych, a następnie sformułowanie nowy program następnego dnia na podstawie uzyskanych wyników. Okazuje się, że pytanie: „Lista kontrolna – co to jest?” można odpowiedzieć następująco: narzędzie do zwiększania i oceny produktywności.

Czy zdarzyło Ci się kiedyś pomyśleć, że to nie pierwszy raz, kiedy powtarzasz coś pracownikowi?

Lub zauważyłeś, że podczas wykonywania znanego zadania pracownicy popełniają te same irytujące błędy, marnując czas?

Jeśli tak, to czas poinstruować pracowników, aby sporządzali listy kontrolne.

Sprawdź listę(Lista kontrolna) - lista zawierająca szereg niezbędnych kontroli dla każdej pracy. Zaznaczając pozycje na liście, pracownik może dowiedzieć się o statusie/poprawności tej pracy.

Nie można przecenić znaczenia list kontrolnych. Niezależnie od tego, jak doświadczony jest pracownik, w pośpiechu może łatwo zapomnieć o ważnym szczególe. Weźmy na przykład typową sytuację – przygotowania do udziału w wystawie. To bardzo drogie przedsięwzięcie. Jeden pominięty szczegół – niewydrukowane w terminie ulotki – może kosztować połowę budżetu.

Można stosować listy kontrolne w różnych dziedzinach: istnieją listy kontrolne dla kelnerów, pilotów, marketerów i projektantów stron internetowych.

Poniżej znajdują się zasady tworzenia list kontrolnych, które pomogą Twoim pracownikom stworzyć przydatne i wysokiej jakości narzędzie.

Zasady sporządzania list kontrolnych

1. Jeden punkt – jedna operacja

Pozycje listy kontrolnej to minimalna liczba wykonanych operacji. Co to znaczy?

Zlecenie produkcji wizytówek i dostarczenie wizytówek do biura to 2 różne operacje.

Dlatego na liście kontrolnej są one wyświetlane jako osobne pozycje:

wizytówki zostały zamówione

wizytówki dostarczane do biura

2. Punkty zapisuje się w formie twierdzącej

Celem listy kontrolnej jest sprawdzenie gotowości, dlatego lepiej skomponować pozycje w formie twierdzącej – „zamówione, dostarczone”. Porównaj sformułowanie:
„zamów wizytówki” i „wizytówki zostały zamówione”. Druga opcja wymaga większej odpowiedzialności.

3. Optymalna liczba punktów wynosi do 20

Listy kontrolne nie powinny być długie. Optymalna liczba punktów to maksymalnie 20. W razie potrzeby lepiej podzielić zadanie na kilka etapów i stworzyć oddzielną listę kontrolną dla każdego etapu.
Przykład listy kontrolnej:

Skuteczne wdrażanie list kontrolnych

1. Testowanie

Po sporządzeniu listy kontrolnej wspólnie z pracownikiem przeanalizuj w myślach wszystkie punkty. Napisz, co przegapiłeś. Ułóż punkty we właściwej kolejności. Wprowadź zmiany.

2. Projekt

Lista kontrolna powinna wyglądać estetycznie – wtedy praca z nią będzie przyjemniejsza.

3. Wygodny dostęp

Zorganizuj współdzielony dostęp do dokumentów dla pracowników, aby można było je łatwo wydrukować we właściwym czasie. Wydrukuj wynikową listę w formie tabeli (jeśli arkusz kontrolny jest wypełniany codziennie).

Korzyści ze stosowania list kontrolnych

• Strukturyzacja informacji w głowie pracownika. Zapisując niezbędne działania, pracownik wyraźnie rozumie wymaganą sekwencję zadań.
• Zwiększenie szybkości szkolenia nowych pracowników. Nie ma potrzeby powtarzania sekwencji operacji po raz setny. Wystarczy przeprowadzić krótką odprawę i podać listę kontrolną do samodzielnej pracy.
• Wysokie wyniki, mniejsza liczba błędów. Jak wspomniano na początku artykułu, listy kontrolne pomagają uniknąć przebić i nieostrożnych błędów.
• Wymienność pracowników.
• — pracownicy będą spędzać znacznie mniej czasu na powtarzaniu zadań.

Przykłady przydatnych list kontrolnych dla biznesu online

Tworząc checklistę pamiętaj: tworzysz ją przede wszystkim dla pracownika, on musi intuicyjnie zrozumieć o co chodzi i nie zgubić się wśród wszystkich zapisanych przez Ciebie punktów. I lepiej analizować wykonanie zadań za pomocą specjalistycznych programów. Na przykład, Yaware.TimeTracker, co pozwala nie tylko tworzyć i delegować projekty i zadania, ale także kontrolować je na wszystkich etapach realizacji, analizować statystyki i produktywność każdego pracownika. Możesz wypróbować nową funkcjonalność. Lub zarejestruj się i zyskaj 14 dni za darmo - przetestuj przed zakupem!

Wypróbuj Yaware.TimeTracker za darmo 14 dni ze wszystkimi opłatami

Zalecamy przeczytanie

Poród

Prawie osobisty horoskop: Smok-Ryby

Zdrowie

Po stosunku płciowym jajniki bolą po głębokiej penetracji, jajniki bolą

Włosy i fryzury

Siergiej Sichkar mówił o życiu w więzieniu Siergiej Sichkar dom 2

Czyszczenie i czyszczenie

Przepis na ciasto z kapustą i jajkiem krok po kroku Przepis na ciasto z kapustą i jajkiem

Oznaki ciąży

Przepis na ciasto Esterhazy

Przepowiadanie przyszłości

Ryby - Smok Los rybiego smoka