Podstawowe zasady pisania listów biznesowych. Próbka listu biznesowego. Przykładowe listy biznesowe
Najczęstszymi rodzajami listów biznesowych są listy z zapytaniem i zapytania ofertowe. Wezwania są sporządzane w celu zainicjowania określonych działań adresata, które są niezbędne autorowi listu. Zapytania ofertowe - w celu uzyskania wszelkich informacji o charakterze urzędowym lub dokumentów. W jakich sytuacjach są tworzone? Jak poprawnie określić istotę prośby lub prośby?
Jak i dlaczego napisać list z prośbą
Wezwania są sporządzane w celu zainicjowania określonych działań adresata, które są niezbędne autorowi listu. W działalności zarządczej powstaje ogromna liczba sytuacji. Może to być sytuacja stosunkowo prosta, w której nie jest wymagane przedstawianie skomplikowanych wydarzeniowo informacji, argumentowanie, przekonywanie adresata. W takich przypadkach lepiej jest rozpocząć pismo z żądaniem bezpośrednio od stwierdzenia samego żądania, na przykład:
Jednak nie wszystkie sytuacje w działaniach zarządczych są takie proste. Większość sytuacji wymaga uzasadnienia lub innymi słowy wyjaśnienia, w związku z czym, dlaczego, w jakim celu pismo jest sporządzane przy sporządzaniu pism rekwizycyjnych. Z reguły uzasadnienie jest konieczne, aby wpłynąć na adresata, przekonać go do działania w bardzo konkretny sposób, tak jak tego chce lub potrzebuje autor listu. Jeżeli pismo wzywające zawiera uzasadnienie, to najczęściej poprzedza ono np. oświadczenie o wezwaniu (znak // pokazuje granicę między częściami tekstu pisma):
Pobierz przykładowe listy z zapytaniami:
Rosyjski to jeden z języków o stosunkowo swobodnym szyku wyrazów. W każdym z powyższych tekstów możemy zamienić części zdania bez większego uszkadzania znaczenia, na przykład:
Zwroty, w których najpierw wyrażona jest główna idea listu, a następnie podana jest argumentacja, mają szczególną kolorystykę stylistyczną: zawsze są postrzegane jako bardziej wyraziste niż frazy zbudowane na zasadzie „uzasadnienie - zakończenie”. Jednak każdy rodzaj wypowiedzi jest obcy stylowi biznesowemu, prawie zawsze preferuje neutralne stylistycznie środki językowe, dlatego bardziej poprawne są frazy, w których najpierw podaje się wyjaśnienie, uzasadnienie, a następnie istotę sprawy.
Tworząc list z prośbą, postaraj się, aby uzasadnienie i ostatnia część (prośba) były gramatycznie jednym zdaniem. Nawet w przypadkach, gdy uzasadnienie zawiera odniesienia do dokumentów normatywnych, faktów, wydarzeń, nie rozdzielaj uzasadnienia na osobne zdanie, w przeciwnym razie do złożenia wniosku będziesz musiał użyć zwrotów typu: „W związku z powyższym prosimy…”, „W związku z powyższym prosimy…”, „W związku z czym prosimy . ..” itd. Konstrukcje te nie niosą informacji i komplikują tekst zarówno pod względem struktury, jak i percepcji. Wezwania można sporządzić w jeszcze bardziej skomplikowanych sytuacjach zarządczych.
Schematycznie sytuację tę można przedstawić w następujący sposób:
List napisany w takiej sytuacji będzie łatwiejszy do zrozumienia, jeśli treść zostanie przedstawiona w kolejności odzwierciedlającej logikę rozwoju samej sytuacji. W tym przypadku w konstrukcji pisma można wyróżnić trzy części: wstęp (opis zdarzeń, faktów, które bezpośrednio wpływają lub mogą wpływać na sytuację zarządczą), uzasadnienie (wyjaśnienie powodów, dla których konieczne jest skontaktowanie się z adresatem z żądanie), wniosek (prośba), na przykład ( części komunikacyjno-semantyczne litery są oddzielone znakiem //):
| Według posiadanych przez nas danych, w cukrowniach Kursk i Biełgorod, które są głównymi dostawcami cukru do Moskwy i regionu moskiewskiego, zaplanowane prace konserwacyjne powinny zostać przeprowadzone w okresie marzec-kwiecień br., których harmonogramy nie uzgodniono. // W związku z tym, że produkcja cukru i jego dostawy do konsumentów znacznie się zmniejszą w okresie konserwacji prewencyjnej, // prosimy o odbycie spotkania roboczego z udziałem przedstawicieli rządu moskiewskiego w sprawie zapewnienia dostaw cukru do regionu moskiewskiego w okresie częściowego wyłączenia tych zakładów. |
Niezależnie od struktury tekstu prośba w liście jest sformułowana za pomocą czasownika „pytać”. W pismach sporządzonych na papierze firmowym organizacji jest używany Forma czasownika pierwszej osoby w liczbie mnogiej:
Prosimy o podanie informacji o...,Prosimy o podanie informacji o...,Prosimy o...,Prosimy o przeprowadzenie...,itd.
W pismach sporządzonych na papierach firmowych urzędników jest używany Forma czasownika pierwszej osoby w liczbie pojedynczej:
Proszę o rozważenie kwestii..., proszę o podanie informacji o...itd.
Jeden list może zawierać kilka próśb (najlepiej w jednej sprawie). W tym przypadku najpierw formułowana jest główna prośba, a następnie reszta, przy użyciu następujących zwrotów językowych:
Prosimy Cię również o (rozważ, zapewnij, poprowadź...), Jednocześnie prosimy Cię... i innych.
Na przykład:
Ze względu na znikome zużycie gazu przez kotłownię nr 4 (poniżej 3,5 mln m sześc. rocznie) prosimy o wyłączenie tego przedsiębiorstwa z grupy odbiorców gazu z obowiązkową rezerwą paliwową (olej opałowy) na sezon grzewczy 2005 –2006 r. Jednocześnie prosimy o oprogramowanie „Mosgorkhleboprodukt” wspólnie z UAB „Mosenergo” w celu rozważenia możliwości przyłączenia zakładu nr 4 w sezonie grzewczym 2006-2007 do sieci ciepłowniczej.
Jak i dlaczego napisać list z zapytaniem
List motywacyjny jest w rzeczywistości rodzajem listu motywacyjnego. Co do zasady wnioski składane są w celu uzyskania jakichkolwiek informacji o charakterze urzędowym lub dokumentów. W działalności handlowej zapytanie ofertowe to odwołanie kupującego do sprzedawcy (importera do eksportera) z prośbą o podanie szczegółowych informacji o produkcie (usługi) lub przesłanie oferty na dostawę towaru (wykonanie określonych usług). Ogólnie rzecz biorąc, listy motywacyjne podlegają tym samym zasadom, co listy motywacyjne, na przykład:
W działalności handlowej tekst wniosku co do zasady wskazuje: nazwę towaru (usługi); warunki, na jakich autor listu chciałby je otrzymać; ilość i/lub jakość; warunki dostawy towarów lub usług; cena i inne informacje. Żądanie handlowe używa następujących wyrażeń:
Prosimy o poinformowanie o możliwości dostawy… Proszę o złożenie oferty na dostawę… Proszę podać szczegółowe informacje na temat… itp.
Na przykład:
Prosimy o poinformowanie o możliwości dostarczenia klimatyzatorów AS-200 w ilości 150 szt. w okresie luty - marzec 2005, a także poinformować o warunkach płatności i dostawach.
Pobierz przykładowe listy z zapytaniami:
Odpowiedzią organizacji korespondenta na pismo z prośbą lub prośbę jest pismo z odpowiedzią, które może być zgodą lub odmową. W działalności handlowej odpowiedź na zapytanie wydawana jest w formie pisma handlowego, które potwierdza otrzymanie zapytania, dostarcza informacji o interesującym kupującego produkcie. Odpowiedzią na zapytanie może być również oferta handlowa (oferta). Wezwania i zapytania są sporządzane zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.
Podczas kompilowania i przetwarzania żądań i żądań wykorzystywane są następujące dane:
- przeznaczenie;
- tytuł tekstu (jeśli tekst listu ma więcej niż 4-5 wierszy);
- tekst;
- podpis;
- znak artysty.
List z prośbą- jedna z najczęstszych opcji korespondencji biznesowej. Wśród przedsiębiorców takie listy są używane, gdy przedstawiciele jednej organizacji zwracają się do drugiej z prośbą o usługę. Takie komunikaty mogą być używane w zupełnie innych sytuacjach, np. gdy potrzebujesz uzyskać informacje o produktach, zobaczyć próbki produktów, spotkać podróżnika biznesowego, uzgodnić pewne działania itp.
Zasady pisania listu z prośbą
Zwracamy uwagę na pobranie ogólnego szablonu takiego dokumentu:
AKTA
Wezwanie z oczywistych względów nie ma standardowego formularza, ale mimo to jest formą dokumentu urzędowego. Dlatego przy jego opracowywaniu należy kierować się pewnymi normami ustalonymi przez zasady pracy biurowej i etyki biznesowej. Zanim przejdziemy bezpośrednio do podstawowych zasad jego kompilacji, należy zauważyć, że może być ona skierowana zarówno do grupy osób (np. menedżerowie, pracownicy działu księgowości, prawnicy itp.), jak i do konkretnego adresata.
Jak każdy inny dokument, list ten musi zawierać część wprowadzająca, a mianowicie:
- informacje o firmie wysyłającej zgłaszającej żądanie oraz firmie, do której jest ono adresowane;
- powód odwołania („z powodu opóźnienia”, „w związku z odbiorem”, „na podstawie wyników” itp.);
- odniesienia do podstawy („na podstawie umowy ustnej”, „na podstawie negocjacji”, „na podstawie rozmowy telefonicznej” itp.);
- cel odwołania („rozwiązać problem”, „w celu uniknięcia konfliktu”, „w celu wyeliminowania naruszeń” itp.).
Śledzony przez Główną częścią odnoszące się bezpośrednio do wniosku. Musi być wyrażona za pomocą dowolnej pochodnej formy czasownika „prosić” („prosimy”, „prosimy”, itp.), a ponieważ taka wiadomość jest w każdym razie prośbą o usługi, powinno być napisane z szacunkiem. Dobrze, jeśli prośba poprzedzona jest komplementem („znając swoje wielkie możliwości”, „podziwiając swoje talenty organizacyjne” itp.).
Jeśli list zawiera kilka próśb naraz, należy je wskazać w osobnych akapitach lub akapitach.
Niepisane zasady korespondencji między organizacjami mówią, że odpowiedź na wieloetapowe żądanie może być również wysłana w jednej wiadomości, z osobnymi komentarzami do każdego elementu. Należy zauważyć, że ten rodzaj korespondencji zmniejsza nakład pracy, a tym samym skraca czas czytania i przetwarzania takich listów.
Jeśli pismo oznacza otrzymanie odpowiedzi w określonym czasie, należy to wskazać tak poprawnie, jak to możliwe w tekście wiadomości.
Z reguły sekretarze organizacji wysyłają i odbierają listy (w dużych firmach zaangażowane są w to całe działy). Po skompilowaniu lub przeczytaniu przekazują je kierownikowi przedsiębiorstwa do przeglądu. Wyjątkiem są wiadomości oznaczone jako „poufne” lub „do osobistej ręki” – takie pisma wysyłane są bezpośrednio do adresata.
Instrukcje dotyczące pisania listu z prośbą
Ponieważ ta wiadomość jest częścią korespondencji korporacyjnej, najpierw należy wskazać autora, a mianowicie: nazwę firmy wysyłającej, jej rzeczywisty adres i numer telefonu do komunikacji. Następnie należy wprowadzić dane o adresacie: także nazwę przedsiębiorstwa i konkretnego odbiorcy. Dalej w środku linii możesz od razu wskazać, że jest to list z prośbą (ale nie jest to konieczne).
Kolejna część listu dotyczy bezpośrednio prośby. Wcześniej pożądane jest uzasadnienie tego i dopiero wtedy wyrażenie samej istoty prośby. Na koniec pismo musi być podpisane (lepiej, jeśli robi to szef firmy lub upoważniona, zaufana osoba), a także data powstania dokumentu.
Jak wysłać list
List można wysłać e-mailem lub faksem - to szybkie i wygodne, ale konserwatywne wysyłanie za pośrednictwem Poczty Rosyjskiej pozwoli Ci na solidne i atrakcyjne sformalizowanie listu. Na przykład, możesz złożyć pisemną prośbę odręcznie pięknym kaligraficznym pismem lub wydrukować tekst na dobrym, drogim papierze.
Uwaga na takie drobiazgi wyjaśni adresatowi, jak szanuje go przeciwnik i po raz kolejny podkreśli wagę prośby. Jedyną rzeczą do zapamiętania jest to, że listy za pośrednictwem zwykłej poczty zajmują dużo czasu, dlatego wiadomość należy wysłać z wyprzedzeniem, aby dokument dotarł do odbiorcy na czas.
Po wysłaniu listu
Wiadomość ta, jak każdy inny dokument, musi być zarejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej. Podobnie odbiorca listu rejestruje nadejście korespondencji. W przypadku nieporozumień pojawiających się w relacjach biznesowych ustalenie faktu wysyłania i odbierania listów pomoże w szybkim uporządkowaniu sytuacji.
Przykłady sporządzania wezwań wraz z wyjaśnieniami
Tak więc ustaliliśmy, że list z prośbą to list zawierający prośbę do odbiorcy. Celem tekstu jest zachęcenie odbiorcy do wykonania akcji korzystnej dla nadawcy. Pismo powinno zawierać sformułowany wniosek, jego uzasadnienie. Pożądane jest sformułowanie żądania w taki sposób, aby uzasadnić, dlaczego spełnienie żądania powinno być korzystne dla odbiorcy. Nadawca musi nie tylko znać zasady komponowania tekstu, ale także uwzględniać niuanse psychologiczne. Następnie rozważ konkretne szablony-przykłady, w zależności od sytuacji.
Wezwanie do przydziału środków
List jest sporządzany w przypadku konieczności uzyskania przydziału środków od państwa, sponsorów, osób fizycznych.
Z organizacji pozarządowej „Pomoc dla emerytów”
Członek Zgromadzenia Ustawodawczego
Iwanow I.I.
Witaj Iwan Iwanowicz. Jestem przedstawicielem organizacji non-profit „Pomoc dla Emerytów”. Zajmujemy się pomocą samotnym emerytom: przywozimy jedzenie, pomagamy w sprzątaniu i naprawach.
Nasza organizacja istnieje od 5 lat. Wcześniej sami radziliśmy sobie z finansowaniem działań, jednak w związku z ekspansją organizacji pozarządowych fundusze zaczęły być niewystarczające. Potrzebujemy pieniędzy na wynajem lokali, wypłatę pensji pracownikom i zakup sprzętu.
Na niedawnym posiedzeniu rządu prezydent wspomniał o trudnej sytuacji emerytów i zauważył, że sytuacja wymaga pilnej zmiany. W związku z tym proszę o 200 000 rubli na potrzeby organizacji pozarządowej Pomoc dla Emerytów.
Z poważaniem Petrova A.A.
Wyjaśnienie:
Powyższy tekst jest napisany zgodnie z zasadami. To ma:
- Nazwa organizacji non-profit i wyjaśnienie jej działalności.
- Prośba o pieniądze, wyjaśnienie potrzeby (potrzebne są pieniądze na czynsz i pensje).
- Wzmianka Prezydenta. Konieczne jest uzasadnienie korzyści ze sponsorowania dla urzędnika. Czym interesuje się posła? W rozwoju kariery. Pomoc organizacji pomoże osiągnąć ten cel.
Wskazana jest również konkretna kwota funduszy potrzebnych organizacji komercyjnej.
List z zapytaniem o dostawę towarów
Pismo jest zazwyczaj wysyłane do partnerów firmy. W tekście pożądane jest uzasadnienie obopólnych korzyści dla obu firm.
Szef AAA
Iwanow I.I.
Od szefa firmy BBB
Petrova B.B.
Witaj Iwan Iwanowicz. Chcielibyśmy zamówić zestaw produktów z Twojej firmy (określ). Zainteresowaliśmy się Waszym produktem na wystawie regionalnej.
Jeśli się zgadzasz, poinformuj nas o dogodnych dla Ciebie warunkach dostawy i warunkach. Gwarantujemy terminową płatność. Mamy nadzieję, że będzie to początek obopólnie korzystnej współpracy.
Nasze kontakty: (podać).
Z poważaniem Borys Borysowicz.
List z prośbą o zniżkę
Zazwyczaj takie teksty wysyłane są do dostawców firmy. Na przykład organizacja organizuje wystawy. Ma dostawcę - drukarnię, która dostarcza broszury, standy, broszury i nie tylko. Koszt usług jest dość wysoki. Nadszedł kryzys i firmie trudno było zapłacić za towary drukarni. To może być powód, aby poprosić o zniżkę.
Szef firmy „Wostok”
Iwanow I.I.
Od szefa firmy „Zachód”
Petrova B.B.
Witaj Iwan Iwanow. Nasza organizacja została dotknięta kryzysem finansowym. Liczba zawartych z nami umów spadła o 20%. Niestety kryzys dotknął nie tylko nas, ale także naszych klientów. Ludzie nie mogą płacić za nasze usługi w takiej samej wysokości jak wcześniej. Dlatego zapewniliśmy 25% zniżki na bilety.
W związku z trudną sytuacją finansową nasza firma prosi o 15% rabatu na pozostałe sześć miesięcy współpracy w ramach umowy.
Wysłaliśmy listy z prośbą o rabat do wszystkich naszych dostawców. Jeśli 20% naszych partnerów zapewni nam korzystne warunki, nasza firma przetrwa w trudnych czasach i nie zamknie się. Otrzymaliśmy już zniżkę od właścicieli i firmy telefonicznej.
Z poważaniem Borys Pietrow.
Wyjaśnienie:
List zawiera następujące ważne punkty:
- Wyjaśnienie potrzeby rabatu.
- Wskazanie dokładnej wielkości rabatu, warunków.
- Pośrednie wskazanie, że jeśli drukarz nie zapewni rabatu, firma rozwiąże umowę.
Tekst musi być napisany w taki sposób, aby list został przeczytany do końca i zgodził się na proponowane warunki.
Pismo z prośbą o obniżenie czynszu
Wynajem „zjada” budżety większości organizacji. Jego redukcja pozwala firmie utrzymać się na powierzchni w trudnych czasach. Pismo należy wysłać do wynajmującego.
Kierownik Plusa
Iwanow P.P.
Od szefa firmy „Minus”
Petrova I. I.
Witaj, Piotr Pietrowicz. Nasza firma została dotknięta kryzysem finansowym. Zmniejszyła się siła nabywcza konsumentów, spadły przychody przedsiębiorstw. W związku z tym prosimy o obniżenie czynszu o 10%.
Przez cały czas naszej współpracy nigdy nie zwlekaliśmy z płatnościami. Mamy nadzieję, że pójdziesz na ustępstwa wobec nas, a my utrzymamy nasze relacje biznesowe. Gwarantujemy terminową płatność czynszu, pomimo trudnych warunków finansowych.
Z poważaniem Iwan Iwanowicz.
Wyjaśnienie:
W liście warto wspomnieć, że firma wcześniej w pełni wywiązała się ze swoich zobowiązań. Właściciel musi mieć pewność, że nadal będzie dokonywał płatności. Odbiorca musi również zrozumieć, że jeśli nie zgodzi się na proponowane warunki, najemca odmówi jego usług.
Wezwanie do zapłaty długu
Długi bardzo często powstają w interakcji między firmami. Jeśli organizacja jest nastawiona na kontynuację współpracy z kontrahentem, który jest zadłużony, wysyłane jest wezwanie.
Iwanow I.I.
Sidorova P.P.
Drogi Iwanie Iwanowiczu, prosimy o spłatę długu wobec naszej firmy w wysokości 200 000 rubli. Przez cały ten czas kontynuowaliśmy z Państwem współpracę, mając nadzieję na kontynuację relacji biznesowych. Jednak teraz jesteśmy zmuszeni zawiesić świadczenie usług z powodu braku płatności.
Kwota twojego długu wynosi 200 000 rubli. Proszę zapłacić do 1 marca 2017 r. Jeśli dług nie zostanie spłacony, będziemy zmuszeni rozstrzygnąć sprawę w sądzie.
Z poważaniem, Piotr Pietrowicz.
Wyjaśnienie:
Pismo musi zawierać następujące elementy:
- Dokładna należna kwota.
- Termin, do którego należy spłacić dług.
- Działania, które firma podejmie w przypadku nieotrzymania płatności.
W tekście można wspomnieć o wieloletniej, udanej współpracy z organizacją. Powinna to być prośba, a nie żądanie. Zapytanie składane jest według innego szablonu.
Pismo z prośbą o odroczenie płatności do dostawcy
Organizacja dostarczyła firmie partię produktów, ale nie zapłaciła za nią. Powstał dług, ale dłużnik nie ma środków na spłatę. W takim przypadku warto napisać pismo z prośbą o opóźnienie.
Szef firmy „Gdzie są pieniądze”
Sidorow PP
Od szefa firmy „Pieniądze zaraz będą”
Iwanowa I. I.
Drogi Piotrze Pietrowiczu, nie spłaciliśmy długu w wysokości 200 000 rubli. Nie stronimy od zadłużenia, ale teraz nie możemy spłacić w całości ze względu na trudną sytuację finansową.
Od 2 lat utrzymujemy z Państwem udane relacje biznesowe, dotrzymujemy terminów płatności. Dziś prosimy o płatność ratalną. Nasza firma jest gotowa spłacić dług w dwóch etapach:
- Wpłacimy 100 000 rubli do 1 marca 2017 r.
- 100 000 rubli zostanie wypłaconych przed 1 kwietnia 2017 r.
Obiecujemy terminowe płatności. Dzięki za zrozumienie.
Z poważaniem Iwan Iwanowicz.
Pismo z prośbą o płatność dla innej organizacji
Dług firmy może spłacić inna organizacja. Oczywiście osoba prawna nie zapłaci tak po prostu akcji. Zazwyczaj wezwanie jest wysyłane do dłużnika firmy lub innej osoby, która ma zobowiązania wobec firmy.
Do szefa firmy „Pieniądze zaraz będą”
Iwanow I.I.
Od szefa firmy „Gdzie są pieniądze”
Sidorova P.P.
Drogi Iwanie Iwanowiczu, masz dług wobec naszej firmy w wysokości 300 000 rubli. Nasza organizacja ma również dług wobec innej firmy w wysokości 200 000 rubli. Prosimy o spłatę naszego długu wobec wierzyciela w wysokości 200 000 rubli. W zamian dostarczymy Ci plan ratalny na saldo zadłużenia, o które prosiłeś wcześniej. Dzięki za zrozumienie.
Z poważaniem, Piotr Pietrowicz.
Prośba o pomoc w rozwiązaniu problemu
Każda firma może stawić czoła złożonym problemom, z którymi nie można sobie poradzić bez pomocy z zewnątrz. W razie potrzeby można wysłać pismo z prośbą o pomoc, na przykład w sprawie wydarzeń. Aplikacja wysyłana jest do organizacji komercyjnych, agencji rządowych.
Dyrektor AAA
Pietrow B.B.
Od organizacji publicznej
„Dajemy dobro”
Drogi Borysie Borisowiczu, jestem przedstawicielem organizacji publicznej „Dawanie dobra”. Zajmujemy się organizacją i realizacją wczasów dla dzieci z domu dziecka.
Prosimy o pomoc w zorganizowaniu dostaw żywności na święta. Oczywiście na wydarzeniu wspomnimy o Tobie i Twojej firmie. W uroczystości wezmą udział przedstawiciele zgromadzenia ustawodawczego, publiczność.
Możesz skontaktować się z nami telefonicznie XXX
Z poważaniem Iwan Iwanowicz.
Zreasumowanie
Połączmy wszystkie zasady pisania listu z prośbą. Najpierw musisz się przedstawić, opowiedzieć o swoich działaniach. Ale część wprowadzająca nie powinna być wyciągana. Naszym celem jest zachęcenie odbiorcy do przeczytania listu. Jeśli tekst jest zbyt długi, odbiorca raczej nie przeczyta go do końca. Następnie musisz zacząć przedstawiać swoją prośbę. Wymagana jest dokładność: wskazanie terminów, kwoty środków. Ważne jest, aby zrozumieć, że odbiorca musi odczuć korzyść. Dlatego pismo musi wskazywać, dlaczego spełnienie żądania byłoby korzystne dla organizacji. Na koniec trzeba się pożegnać grzecznie i bez łasania się.
Integralną i ważną częścią nowoczesnej korespondencji biznesowej jest list intencyjny. Przedstawione w artykule próbki i przykłady sformułowań, a także wskazane zasady jego pisania, pomogą w prawidłowym skomponowaniu niezbędnego tekstu i ułożeniu go zgodnie ze zwyczajami pracy biurowej. Oferujemy przewodnik krok po kroku, jak napisać tego typu apelację.
Informacje ogólne
List z prośbą ma zastosowanie w przypadkach, gdy jego autor musi otrzymać jakiekolwiek informacje, dokumenty, zawrzeć transakcję lub inne działania biznesowe od innych osób. Można go wysłać zarówno na nazwisko konkretnej osoby (kierownik, dyrektor, kierownik działu itp.), jak i na adres całej organizacji jako całości. Twoja prośba o pomoc musi być zgodna z zasadami ogólnie przyjętymi w korespondencji biznesowej.
List jest twarzą firmy, nawet drobiazgi mają znaczenie. Wydrukuj go na papierze firmowym podpisanym przez upoważnioną osobę i ostemplowanym (jeśli jest dostępny). Odpowiadaj za dobór czcionki, jej wielkość oraz położenie tekstu na stronie. Nie zaniedbuj marginesów, czerwonej linii i akapitów. Często pierwsze wrażenie robi się już po samym spojrzeniu na dokument.
Krok 1: Określanie miejsca docelowego
Jeśli napiszesz bezosobowy list do konkretnej firmy, to najprawdopodobniej trafi on do recepcji lub biura, potem do kierownika, a na końcu do bezpośredniego wykonawcy. Wskaż poprawną pełną nazwę organizacji w „czapce” tekstu, najlepiej jest również dodać adres prawny.
Jak wspomniano powyżej, za najlepszą opcję uważa się wskazanie konkretnego adresata, czyli osobiście skierowanej prośby o pomoc. Zawsze staraj się zwracać po imieniu i nazwisku. Na przykład „Drogi Aleksandrze Wiktorowiczu!” lub „Drogi Panie Schwartz!”. Tym samym po pierwsze wyrażasz szacunek osobie, a po drugie prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na nią określone obowiązki, odpowiedzialność za jej rozpatrzenie i realizację.
W niektórych sytuacjach logiczne byłoby wykorzystanie jako adresata grupy osób, określonego zespołu lub jego części. Odnosi się to również do przypadków, w których list motywacyjny jest wysyłany na kilka adresów. Używaj sformułowań takich jak: „Szanowni koledzy!”, „Drodzy księgowi!” itp.
Etap 2: Komplement
Dobrze, jeśli oficjalny wniosek zawiera komplement w stosunku do adresata. Robiąc to, wydajesz się odpowiadać na jego naturalne pytanie: „Dlaczego zwracasz się do mnie z tym pytaniem?”. Możesz zanotować przeszłe zasługi i cechy osobiste osoby, status firmy itp. W szczególności użyj następujących sformułowań: „Twoja firma jest wiodącym dostawcą…”, „Pomogłeś wielu w rozwiązywaniu złożonych problemów w tym obszarze…”, „Twoja organizacja jest wiodącym ekspertem na rynku w tej dziedzinie…” itp. Nie zapominaj, że komplementem jest właściwe, gdy pismo z prośbą (wzory i przykłady w tekście) ma niestandardowy charakter i trzeba przekonać adresata. Zwróć jego uwagę na cechy i zalety, które są istotne dla spełnienia twojej prośby. Nie zalecamy jednak przekraczania bardzo cienkiej granicy między dobrym i właściwym komplementem a niegrzecznym pochlebstwem.
Etap 3: Uzasadnij wniosek
Każdy wniosek musi być uzasadniony, ponieważ adresat musi wiedzieć, dlaczego zwracasz się do niego konkretnie. Więc sensowne jest sprowadzenie go do sedna sprawy. Na tym etapie zalecamy wybranie trzech najbardziej przekonujących argumentów, które powinny być zbudowane w tekście listu według schematu: średnio mocny, słaby, najmocniejszy.
Żądanie może mieć różny stopień skomplikowania i trzeba być przygotowanym na to, że adresat nie zawsze będzie zainteresowany jego realizacją. W związku z tym musi być przekonany, że jego wdrożenie niesie ze sobą potencjalne korzyści. Zainteresuj adresata, aby przyjął Twój dokument z pełną powagą.
Wezwanie może zawierać propozycję realizacji pewnej atrakcyjnej dla niego możliwości.
Przykłady sformułowań
- „Przez cały czas ludzie przedsiębiorczy i biznesowi dążyli nie tylko do sukcesu materialnego, ale także do rozwoju osobistego, aby na zawsze zostać zapamiętani przez ludzi za ich dobre uczynki, zdobyć ich szacunek”.
- "Oczywiście, twoim głównym celem jest poprawa standardu życia mieszkańców miasta." W szczególności to sformułowanie może być użyte, gdy sporządzono pismo z prośbą do zastępcy, na przykład o udostępnienie lokalu na przedszkole, urządzenie placu zabaw itp.
Możesz także wypowiedzieć problem, który jest istotny dla adresata, pokazać mu, w jaki sposób Twoja prośba może mu pomóc w jego rozwiązaniu lub w realizacji określonych możliwości.
Zdarza się, że nie masz nic do zaoferowania drugiej stronie lub jest to niestosowne w tym kontekście. W tym przypadku najbardziej optymalnym wyjściem jest opowieść o znaczeniu Twojej prośby. Opisz sytuację tak rzetelnie i wyczerpująco, jak to możliwe, aby dusza, jak mówią, zajęła. Jeśli sentymentalny moment w twojej historii nie jest a priori, podaj fakty i skup się na związkach przyczynowo-skutkowych. Powiedz nam, co się stanie, jeśli odmówisz, lub wręcz przeciwnie, zgódź się na pomoc.
Krok 4: Złóż wniosek
Kiedy adresat jest mentalnie przygotowany do przyjęcia twojej prośby, można to stwierdzić. Staraj się, aby tekst był krótki, unikając długich i zawiłych zdań, a także dwuznaczności lub niedopowiedzeń. Prośba (wzory i przykłady sformułowań w tekście) powinna być zwięzła i czytelna w znaczeniu. Tak więc, jeśli poprosisz o zakup jakiegokolwiek sprzętu dla firmy, podaj kompletność, cenę i ilość:
„Aby wyposażyć oddział ratunkowy, szpital potrzebuje nowego samochodu, którego koszt to 3,5 miliona rubli. Pomóż nam go zdobyć."
Lub np. należy sprecyzować żądanie obniżenia czynszu: „Prosimy o obniżenie czynszu za lokal do poziomu 500 rubli. za metr kwadratowy do czasu ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.”
Etap 5: Podsumowanie
Na końcu listu musisz podsumować swoją prośbę. Powtórz to jeszcze raz i skup się na tym, że adresat skorzysta, jeśli udzieli ci wnioskowanej pomocy. Jednak treść prośby powinna zostać nieco zmieniona. Wracając do tego samego przykładu obniżenia czynszu, proponujemy następujące sformułowanie:
„Jeśli zgodzisz się obniżyć czynsz do poziomu 500 rubli. za metr kwadratowy w okresie stabilizacji obecnej sytuacji gospodarczej będziesz mógł przyczynić się do zachowania ponad 20 miejsc pracy i nie poniesiesz strat z powodu całkowitego braku płatności.”
Pamiętaj, że ważne jest, aby powtórzyć nie tylko prośbę, ale także korzyść, jaką można uzyskać z jej realizacji i nie musi to być istotne. Wiele dużych firm chętnie działa jako sponsorzy, inwestorzy i działa charytatywnie.
Uważamy, że teraz, po przestudiowaniu procesu etapami, nie będziesz miał pytania, jak napisać list z prośbą. Wystarczy wziąć pod uwagę wszystkie zasady korespondencji biznesowej i pewne niuanse. Sugerujemy również przestudiowanie innego przykładu.
Przykład
Drogi Feliksie Pietrowiczu!
Państwa przedsiębiorstwo od kilku lat organizuje praktyki zawodowe studentów w przedsiębiorstwie, pomagając im w praktyce wykorzystać wiedzę zdobytą na uczelni.
Jako kierownik działu personalnego jesteś osobą zainteresowaną pozyskiwaniem nowych pracowników, młodych i obiecujących inżynierów oraz wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Dziś ten zawód jest jednym z najbardziej poszukiwanych. Wielu uczniów chciałoby poznać jego możliwości, subtelności i znaczenie.
W związku z tym prosimy o zorganizowanie spotkania głównego inżyniera z kandydatami i studentami 1-2 kursów w dniu 25 kwietnia o godzinie 17:00 na podstawie Państwa przedsiębiorstwa.
Opowiadając o zaletach i tajemnicach dzisiejszego zawodu, kładziesz solidne podstawy do przyszłego szkolenia specjalistów i profesjonalistów. Być może za kilka lat któryś z nich wprowadzi Twoją firmę na nowy poziom rozwoju.
Z szacunkiem i wdzięcznością,
Rektor Uniwersytetu I.Zh.Bychkov
Po zapoznaniu się z informacjami, jakie wymagania musi spełniać list motywacyjny, próbkami i przykładami sformułowań, z łatwością poradzisz sobie z pisaniem go w praktyce.
Pisząc listy do współpracowników, klientów i partnerów, często pojawia się pytanie, jak sformułować tę lub inną myśl w stylu biznesowym. Jak powiedzieć, że coś nam się nie podoba - lub odwrotnie, lubimy? Jak zgłosić problem lub możliwość? Jak zaprosić adresata na spotkanie lub zadzwonić? Jak wymienić ewentualne sankcje?
W tym przypadku opracowaliśmy mały słownik transakcji biznesowych. Użyj go, a Twój styl będzie dość formalny, a sformułowania urozmaicone.
|
Zaczynając od naszego celu |
Zaczynamy od zainteresowania adresata |
|||
|
„Co przyszło” |
Wyraźnie |
„Usprawnione” |
Problem |
Możliwość |
|
Piszę do Państwa z prośbą o... Poinformować Cię…. Zwracam uwagę, że… Proszę (Ciebie) o przydzielenie środków ... Proszę (Ciebie) o rozważenie przydziału środków (zezwolenie na przydział środków, (polecenie przydziału środków) ... W związku z pojawieniem się nowych okoliczności wpływających na realizację projektu chcę uzgodnić z Państwem zmiany w harmonogramie (szacunku).... Proszę pomóż… Proszę o pomoc w… Przypominam (przypominam) o ... Proszę o wyeliminowanie zaległości (długu) |
Czuję potrzebę przedyskutowania z tobą... Chcę (chcę) się z tobą zgodzić .... Zapraszamy do dyskusji i uzgodnienia planów na przyszłość… Proszę o rozważenie możliwości pomocy w realizacji projektu... Przekazuję (Tobie) informacje (informacje) o ... Informuję (Ciebie) o... Pozwól, że poinformuję Cię o… Kontaktuję się w związku z… |
Zwracam uwagę na trudną sytuację z... Zmuszony do ogłoszenia... Informujemy o… Niniejszym informujemy (Ciebie) o… Uprawniono do zgłaszania... Uważam za konieczne zwrócenie uwagi na (zwróć uwagę na ...) ... Zwracamy się do Ciebie w związku z trudnościami... Oferujemy pomoc w rozwiązaniu problemu... Wiedząc o Twojej trosce o problem... jesteśmy gotowi zaproponować rozwiązanie... Jak wiesz (jest opis problemu)... Kierując się interesami przedsiębiorstwa, chciałbym zwrócić Państwa uwagę na…. |
Kontaktuję się z ofertą... Proszę o rozważenie propozycji, która pozwoli.... Oferujemy Ci wyjątkową okazję do zwiększenia sprzedaży… Cieszymy się (mamy zaszczyt) zaoferować (Wam)... Z przyjemnością informujemy o możliwości… Chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę... Informujemy o wyjątkowo korzystnej sytuacji z … i zapraszamy do skorzystania z tej sytuacji na… |
|
|
Konkretne działania |
Proponuję zatwierdzić 12 października 2013 r. jako planowany termin zakończenia budowy i dokonać niezbędnych korekt na liście czynności... Proszę poinstruować dział finansowy firmy, aby przydzielił... i dokonał płatności wszystkich otrzymanych wcześniej faktur za... Proponuję powierzyć działowi ABC przygotowanie propozycji dla organizacji... Proszę (prosimy) o zgodę na .... (Twoja pomoc w ..., Twoje instrukcje ....) Przekonująco (zdecydowanie, jako wyjątek) proszę... Prosimy o podjęcie (energetycznych, zdecydowanych, skutecznych) działań w celu…. Żądamy od... natychmiastowego działania... Proszę o wyeliminowanie zaległości (długu)... Wyślij swojemu przedstawicielowi... |
|||
| Wniosek |
Zapewniam (zapewniamy) skuteczność tej propozycji i liczę (liczymy...) Czekam na Twoją decyzję… Czekamy na Twoją decyzję, aby szybko przygotować dokumenty... Liczymy na szybkie rozpatrzenie (pełne zaspokojenie) naszej prośby (roszczenia)... Mamy nadzieję, że problem zostanie rozwiązany i nie będziemy musieli nakładać sankcji… Mamy nadzieję, że powyższe argumenty przekonają Państwa o… i czekamy (oczekujemy)… Liczymy na Państwa zainteresowanie (obojętność, aktywne stanowisko w sprawie, gotowość do wyeliminowania niedociągnięć...) i czekamy na Państwa sugestie... Jesteśmy przekonani, że Twój udział znacznie poprawi sytuację z ... i osiągnie ... Dziękujemy za współpracę i czekamy na dalszą owocną współpracę… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Będzie nam miło widzieć Cię wśród naszych klientów… |
|||
Dodatkowe sformułowania
|
Pozdrowienia |
Żegnaj, ostateczna formuła grzeczności |
|
Drogi Iwanie Pietrowiczu! Szanowny Panie Ministrze! Drodzy przyjaciele! Drodzy koledzy (partnerzy)! Drogi…! |
Z (głębokim, niezmiennym, skrajnym) szacunkiem (szacunkiem)… Z wdzięcznością (wdzięcznością) i szacunkiem ... Życzę powodzenia (wszystkiego najlepszego)…. Czekamy na owocną współpracę... |
|
Fraza otwierająca - dla odpowiedzi na prośby |
|
|
Dziękuję za zainteresowanie (pokazałeś w ....) W odpowiedzi na otrzymane zapytanie o… informujemy…. Potwierdzamy otrzymanie zamówienia od ... (do ...) i informujemy .... Zgodnie z Państwa prośbą (instrukcją) informujemy (zakładamy wniosek)... W kontynuacji naszej korespondencji o... przesyłamy Państwu ofertę... |
|
|
Wdzięczność |
|
|
Z poważaniem (w imieniu…, w imieniu…) dziękuję… Chcielibyśmy wyrazić naszą wdzięczność... Ze szczerą wdzięcznością (dziękujemy) informujemy… Dziękuję... Chcielibyśmy podziękować... |
|
Pobierz nasz „słownik” i korzystaj z gotowych preparatów!
|
Wzmianka o sankcjach |
|
Będziemy musieli: wystąpić do organów wymiaru sprawiedliwości (sądu) wszcząć postępowanie sądowe odmówić dalszej współpracy zrewidować plany (warunki) współpracy podnieść kwestię kar (zakończenie współpracy i poszukiwanie nowego dostawcy) podnieść kwestię celowości dalszej współpracy uciekać się do sankcji umownych zadeklarować zamiar poszukiwania (żądania)... oświadczam, że nie zgadzam się z faktami... LIST Z PROŚBĄ Zapytanie ofertowe jest prawdopodobnie najczęstszą formą korespondencji biznesowej. Nie można zliczyć sytuacji, które wymagają złożenia wniosku w imieniu osoby prawnej lub fizycznej. Jest to otrzymywanie informacji, próbek produktów, koordynacja działań, nakłanianie do jakiegokolwiek działania itp. Skład i struktura listu z zapytaniem nie różni się zbytnio od standardowych (patrz Listy biznesowe. Zasady projektowania. Struktura listu). Zwykle, tekst listu z prośbą składa się z dwóch części: 1. Część wprowadzająca, w której w formie narracyjnej wyrażono istotę sprawy, wyjaśniono motywy, powody złożenia wniosku. Często używane są tutaj następujące standardowe wyrażenia:
Wszystkie powyższe wyrażenia muszą być używane z uwzględnieniem kontekstu i sytuacji mowy. Prawie wszystkie standardowe wyrażenia zaczynają się od przyimka pochodnego lub kombinacji przyimków. Należy zwrócić uwagę na poprawne użycie tych przyimków z rzeczownikami, które występują głównie w dopełniaczu i celowniku. 2. Właściwie prośba. Tutaj kluczową frazą litery są słowa utworzone z czasownika zapytać się. Jej zastosowanie tłumaczą wymogi etykiety stawiane tekstom biznesowym oraz psychologiczne prawa komunikacji biznesowej – człowiek chętniej zgadza się na wykonanie czynności wyrażonej w formie prośby niż w formie żądania. W niektórych przypadkach sama prośba, wyrażona opisowo, może nie zawierać tego czasownika, na przykład: Mamy nadzieję, że w określonym terminie znajdą Państwo możliwość rozpatrzenia naszej propozycji.. Żądanie może być w pierwszej osobie liczby pojedynczej (" Błagam..."), pierwsza osoba liczby mnogiej (" Proszę..."), od trzeciej osoby liczby pojedynczej (w tym przypadku używa się rzeczowników o znaczeniu zbiorowym: " Kierownictwo pyta... ", "Administracja prosi... ", "Rada Pracowników prosi... ”, itd.), od trzeciej osoby liczby mnogiej, jeśli użyto kilku rzeczowników o znaczeniu zbiorowym ( Administracja i Rada Pracowników pytają... ). Jeśli pismo z prośbą jest wielowymiarowe, to skład drugiej części takiego listu może wyglądać tak (części składu muszą odpowiadać podziałowi akapitowemu tekstu): Proszę proszę...) Pisząc pismo z prośbą, należy wziąć pod uwagę takie rekomendacje: 1. Składając prośbę, podkreśl zainteresowanie Twoim lub Twojej organizacji jej wypełnieniem. Podczas formułowania żądania często używa się następujących wyrażeń standardowych:
|