ри расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отдых нужно использовать новый коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК РФ). Соответствующие поправки внес Федеральный закон от 2 апреля 2014 г. № 55-ФЗ. Главные правила такие: новый коэффициент применяется при расчет отпускных со 2 апреля.

Почему 29,4 заменили на 29,3

Коэффициент показывает среднее количество дней в месяце без учета праздников. До 2 апреля в статье 139 Трудового кодекса РФ была прописана цифра 29,4. Между тем число праздников увеличилось с 12 до 14 дней еще в 2012 году, когда добавились 6 и 8 января. Отсюда и получается: (365 дн. - 14 дн.) / 12 мес. = 29,25. Чиновники округлили эту цифру до 29,3. Прежняя цифра 29,4 до сих пор прописана в пункте 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Эту норму также должны поменять в ближайшее время. А пока это не сделано, надо все равно ориентироваться на новый коэффициент.

Коэффициент 29,3 применяют в полностью отработанных месяцах

Коэффициент 29,3 (как и прежний 29,4) используют только в том месяце, который в расчетном периоде отработан полностью. Чтобы это выяснить, надо посмотреть, брал ли работник в течение этого срока отпуска, был ли в командировке или на больничном. Если нет, то месяц отработан целиком, и при расчете отпускных его продолжительность принимают равной 29,3 дня. Если же сотрудник отработал не весь месяц, то количество дней надо пересчитать по специальной формуле:

При этом полностью отработанным также считается месяц, в котором сотрудник работал сверх своей обычной нормы рабочего времени. Например, норма - 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни. Так вот, в таком случае считается, что месяц отработан полностью. В расчет берут 29,3 дня. Увеличивать этот показатель на время переработки не надо.

Если все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью, для расчета отпускных используют такую формулу:

На практике редко бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

Перечень всех исключаемых периодов вы найдете в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Кроме того, считайте, что месяц также не полностью отработан в двух следующих ситуациях.

Первая - у сотрудника есть переработки, но есть и дни больничного. В месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал тоже 22 дня, но из них три рабочие субботы. А три дня он находился на больничном. Вот тут считать месяц полностью отработанным нельзя. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. Значит, этот месяц считается отработанным не полностью. При этом не важно, что работник трудился внеурочно.

Вторая ситуация - сотрудник устроился в компанию в начале месяца после праздников. Например, 9 января или 5 мая 2014 года. За первый месяц работы ему начислили полный оклад, поскольку он трудился все рабочие дни. Однако считать этот месяц полностью отработанным нельзя, ведь первые дни января или мая он еще не числился в компании. И не важно, что эти дни выходные.

Предположим, один из месяцев расчетного периода ваш сотрудник отработал не полностью. Рассчитывая средний заработок, продолжительность неполного месяца определяют по следующей формуле.

Поскольку информация о начислении отпускных пользуется на нашем сайте и форуме большой популярностью, мы решили составить для начинающих бухгалтеров небольшую памятку с примерами расчетов. В статье показано, как вычислить отпускные в двух случаях: когда расчетный период отработан полностью и когда в расчетном периоде были исключения. Также в статье есть ответ на вопрос, почему среднемесячное число календарных дней равно 29,3.

Почему среднемесячное число календарных дней равно 29,3

Для того, чтобы рассчитать отпускные (или компенсацию за неиспользованный отпуск), необходимо определить величину среднего дневного заработка. При ее вычислении нужно использовать некий коэффициент, который называется «среднемесячное число календарных дней». Этот коэффициент неизменный, и его значение всегда равно 29,3 (ст. ТК РФ).

Чем обусловлена данная цифра? Она представляет собой количество календарных дней в году, уменьшенное на число нерабочих праздничных дней и деленное на 12 месяцев.

Средний дневной заработок = заработок за расчетный период: 12: среднемесячное число календарных дней

Приведем пример.

Пример 1

Работник уходит в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб. Бухгалтер вычислил, что средний дневной заработок равен 2 218,43 руб. (780 000 руб.: 12 мес.: 29,3). Значит, сумма отпускных — 31 058,02 руб. (2 218,43 руб. × 14 дн.).

Расчетный период отработан не полностью

В расчетном периоде работник мог быть, например, на больничном. Это время из расчетного периода исключается (п. 5 Положения).

Формула для расчета среднего дневного заработка в такой ситуации будет следующей:

Средний дневной заработок = выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка: (среднемесячное число календарных дней × количество полностью отработанных месяцев + количество отработанных календарных дней в неполных месяцах)

Приведем примеры расчетов.

Пример 2

Оклад работника составляет 20 000 рублей. Работник подал заявление о предоставлении ему отпуска с 8 июля 2019 года на 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2018 года по 30 июня 2019 года. При этом в апреле 2019 года работник брал больничный на 10 дней (с 1 по 10 апреля). Поэтому за апрель 2019 года он получил зарплату в общей сумме 13 000 рублей.
Шаг 1. Определяем выплаты, которые включаются в расчет.
20 000 руб. × 11 мес. = 220 000 руб. (общая сумма выплат за полностью отработанные 11 месяцев, кроме апреля).
За апрель 2019 года работнику выплачено 13 000 рублей. Поэтому для расчета принимается сумма 233 000 руб. (220 000 руб. + 13 000 руб.).
Шаг 2. Определяем количество отработанных календарных дней в неполных месяцах.
Апрель 2019 года отработан не полностью. Всего в апреле 30 календарных дней, а на отработанные дни (с 11 числа, когда работник вышел на работу после болезни) приходится 20 календарных дней (30 дн. - 10 дн.).
Для определения количества отработанных дней в апреле используем формулу:
29,3 дн.: количество календарных дней в месяце, когда работник был на больничном × количество календарных дней в месяце, которые приходится на отработанное время в этом месяце.
Итого в апреле 2019 года отработано 19,5333 дн. = 29,3 дн.: 30 дн. × 20 дн.
Шаг 3. Определяем средний дневной заработок.
Теперь применяем полученные значения в приведенной выше формуле. Итого средний дневной заработок составит 681,6187 руб. (233 000 руб.: (29,3 × 11 мес. + 19,5333 дн.)).
Шаг 4. Определяем размер отпускных.
Работник уходит в отпуск на 14 календарных дней. Значит, сумма отпускных составит 9 542,66 руб. (681,6187 руб. × 14 дн.).

Расчет отпускных: формула, примеры

Для расчета отпускных предусмотрен свой алгоритм расчета. Связано это с тем, что в данном случае оплачивают календарные, а не рабочие дни. Как рассчитать отпускные, какую формулу брать, мы показали на примерах.

Расчет отпускных: когда какую формулу использовать

Порядок расчета отпускных зависит от того, полностью ли отработан расчетный период. Если в него входят все 12 полных календарных месяцев, для расчета отпускных используется следующая формула:

Коэффициент 29,3 показывает среднее количество дней в месяце без учета федеральных праздников. Отсюда и получается 29,25 ((365 дн. - 14 дн.) : 12 мес.). Чиновники округлили эту цифру до 29,3. Именно ее следует применять при расчете отпускных.

Однако ситуация, когда расчетный период отработан полностью, скорее редкость. В течение 12 месяцев сотрудник мог быть в отпуске, болеть, не работать из-за простоя или находиться в командировке. Это время исключается из расчетного периода. Само собой, что и начисления за эти периоды также не учитываются при расчете отпускных. Сам расчет календарных дней, приходящихся на отработанное время, выглядит так, как показано на схеме.

Правила расчета календарных дней, приходящихся на отработанное время

При расчете календарных дней не нужно исключать нерабочие праздничные дни, а также обычные выходные дни. Это означает, что нерабочие дни не участвуют в расчете среднего заработка только в тех случаях, когда они попадают на какой-либо промежуток времени, исключаемый из расчетного периода согласно пункту 5 Положения № 922. Например, на дни временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и т.п.

До какого знака округлять число календарных дней, приходящихся на отработанное время, ни в каком нормативном документе не сказано. Вы можете округлять до второго знака, до четвертого или же не округлять вовсе. Соответственно, чем больше у вас знаков после запятой, тем точнее расчет.

Как посчитать число расчетных календарных дней

С 15 августа 2016 года сотрудник уходит в отпуск. Расчетный период — август 2015 года — июль 2016 года. С 10 по 23 августа 2015 года включительно этот человек был в отпуске. Данное время исключается из расчетного периода. От августа в расчетном периоде остается 17 дней. Остальные 11 месяцев сотрудник отработал полностью. Количество расчетных календарных дней составит:

11 мес. * 29,3 дн. + (29,3 дн. : 31 дн. * 17 дн.) = 338,3677 дн.

Если месяц отработан сверх обычной нормы рабочего времени, например норма — 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни, отпускные в этом случае рассчитывают в обычном порядке. Дело в том, что в данном случае месяц является отработанным полностью. В нем нет нерабочих дней, связанных, например, с болезнью, отпуском, простоем и т. д. Следовательно, количество дней в этом месяце для целей расчета отпускных составит стандартные 29,3 дня. То есть какие-либо повышающие коэффициенты пересчета применять не нужно.

После подсчета календарных дней отпускные рассчитывают по следующей формуле:

Сведения об исключаемых периодах

Приведем пример. Работнику установлен оклад в размере 36 000 руб. в месяц. С 4 июля 2016 года ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года.

Сведения об исключаемых из него периодах приведем в таблице.

Теперь определим, какая сумма начислена работнику за расчетный период (исключив при этом сумму пособия и отпускные):

36 000 руб. * 9 мес. + 27 000 руб. + 1714,29 руб. + 22 285,71 руб. = 375 000 руб.

Девять месяцев отработаны сотрудником полностью. Следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер компании посчитал так:

9 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. : 28 дн. * 23 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. * 3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. * 20 дн. = 310,1367 дн.

375 000 руб. : 310,1367 дн. * 28 дн. = 33 856,04 руб.

Как показывает практика, даже в простых на первый взгляд ситуациях расчет отпускных может вызвать затруднения. Что уж говорить про нестандартные случаи. Разберем пять таких ситуаций.

В период командировки вошел выходной день. Вот первая неоднозначная ситуа-ция. Сотрудник в расчетном периоде был в командировке. Причем уехал или вернулся в выходной день. За такой день работнику полагается либо отгул, либо оплата в двойном размере (ст. 153 ТК РФ , п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Но не средний заработок, который сохраняется за работником только за рабочие дни командировки (письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337).

Вместе с тем при расчете отпускных исключить нужно весь период командировки, то есть в том числе и выходные дни. Также не надо учитывать и суммы, начисленные за эти дни (п. 5 Положения № 922).

Как посчитать сумму учитываемого заработка

Работник идет в отпуск с 25 июля 2016 года на 28 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. В течение всего этого времени оклад сотрудника составлял 32 000 руб.

При этом в период с 23 по 26 февраля 2016 года он был в командировке. За 24—26 февраля сотруднику начислили средний заработок, а за выходной день 23 февраля двойной оклад. Но исключить нужно весь период командировки. Значит, в феврале остается 25 календарных дней, за отработанное в них время сотруднику начислили 27 200 руб. Остальные месяцы расчетного периода он отработал полностью. Значит, сумма учитываемого заработка составит:

32 000 руб. * 11 мес. + 27 200 руб = 379 200 руб.

11 месяцев отработаны сотрудником полностью. Следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер компании посчитал так:

11 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. : 29 дн. * 25 дн. = 347,5586 дн.

379 200 руб. : 347,5586 дн. * 28 дн. = 30 549,09 руб.

Отпуск начинается с первого числа месяца. Теперь разберем такую ситуацию. Работник идет в отпуск в первых числах месяца. По общему правилу отпускные нужно выдать работнику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ , письмо Роструда от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). И может получиться так, что выплатить ему отпускные нужно будет еще до окончания предыдущего месяца. Например, отпуск начинается 1 сентября. Значит, перечислить отпускные нужно в конце августа. Но это вовсе не говорит о том, что август не надо включать в расчетный период. Если же работник, скажем, заболеет 30 или 31 августа, то есть уже после выплаты ему отпускных, их всегда можно будет пересчитать.

Как рассчитать сумму отпускных

Работник идет в отпуск с 1 сентября 2016 года на 28 календарных дней. Отпускные ему бухгалтер выплатил 29 августа. Тем не менее расчетный период — с 1 сентября 2015 года по 31 августа 2016 года. Оклад работника в 2015 году составлял 25 000 руб., а с 1 января в рамках общего повышения по всей компании вырос до 30 000 руб.

Весь расчетный период сотрудник отработал полностью. Коэффициент индексации для выплат 2015 года составит 1,2 (30 000 руб. : 25 000 руб.). Исходя из этих данных, бухгалтер так посчитал сумму отпускных:

((25 000 руб. * 4 мес. * 1,2) + 30 000 руб. * 8 мес.) : (29,3 дн. * 12 мес.) * 28 дн. = 28 668,94 руб.

В отпуск идет внутренний совместитель. В отпуск по всем своим должностям совместитель может уйти только одновременно. Ведь иначе ни о каком отдыхе не может быть и речи. А если на должности по совместительству человек не отработал шесть месяцев, отпуск ему предоставьте авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Если продолжительность отпуска на основном месте больше, чем на работе по совместительству, организация обязана предоставить совместителю дополнительные дни отдыха по другой должности. Но за свой счет.

Другой важный момент: оформить отпуск нужно отдельно по каждой должности. Как будто вы отправляете отдыхать двух разных людей. Ведь у внутреннего совместителя как минимум два трудовых договора, две разные должности, два табельных номера. Да и стаж для отпуска по основному месту работы и стаж по совместительству, как правило, не совпадают из-за того, что дополнительные функции у такого сотрудника появились не сразу. Поэтому приказ на отпуск составьте по форме № Т-6а , которая применяется при оформлении отпуска двум и более работникам. Если, конечно, вы используете унифицированные формы.

Иными словами, отпускные внутреннему совместителю нужно рассчитать отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству. А потом суммировать получившиеся результаты.

Как посчитать сумму за расчетный период

Сотрудник работает в компании в должности товароведа с 13 апреля 2010 года. Его оклад составляет 25 000 руб. С 1 октября 2015 года он стал выполнять также работу кладовщика на условиях внутреннего совместительства на полставки. По штатному расписанию оклад кладовщика — 16 000 руб. Других выплат работник не получает.

С 18 июля 2016 года сотруднику предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Сначала бухгалтер посчитал отпускные по основному месту работы. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. В течение этого времени сотрудник в период с 3 по 30 августа был в ежегодном отпуске. За отработанный в этом месяце один рабочий день ему начислили 1190,48 руб.

Всего за расчетный период работнику начислено:

25 000 руб. * 11 мес. + 1190,48 руб. = 276 190,48 руб.

Поскольку 11 месяцев отработаны сотрудником полностью, количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

11 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. * 3 дн. = 325,1355 дн.

Сумма отпускных по основному месту работы бухгалтер рассчитал так:

276 190,48 руб. : 325,1355 дн. * 28 дн. = 23 784,96 руб.

Затем он перешел к подсчету отпускных по работе по совместительству. В этом случае расчетный период — с 1 октября 2015 года по 30 июня 2016 года. Он отработан полностью. Заработок кладовщика за это время составил:

16 000 руб. * 0,5 * 9 мес. = 72 000 руб.

Сумма отпускных оказалась равна:

72 000 руб. : (29,3 дн. * 9 мес.) * 28 дн. = 7645,05 руб.

А всего сотруднику нужно начислить 31 430,01 руб. (23 784,96 + 7645,05).

В месяце, который попал в расчетный период, нет начислений, но есть учитываемые дни. В расчетном периоде сотрудник был в отпуске, причем так получилось, что в каких-то месяцах он не отработал ни одного дня. Например, работник брал отпуск с 11 по 31 января 2016 года или с 4 мая и до конца месяца. В таком случае начислений в январе и мае у него не будет, а вот те дни этих месяцев, которые не вошли в период отпуска, учесть нужно. То есть с 1 по 10 января и с 1 по 3 мая, а также 9 мая. Ведь День Победы как праздничный день в число дней отпуска не входит.

Пример на цифрах

Сотрудник идет в отпуск с 11 июля 2016 года на 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. В этот период он также был в отпуске с 11 по 31 января. За этот месяц, кроме отпускных, ему ничего не начислили. А за другие месяцы он заработал 363 000 руб.

Сумму причитающихся ему отпускных бухгалтер компании определил так:

363 000 руб. : (29,3 дн. * 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. * 10 дн.) * 14 дн. = 15 318,69 руб.

Обратная ситуация: работник устроился в компанию 11 января 2016 года, а в августе идет в отпуск. За январь он получил полный оклад, если, конечно, отработал все 15 рабочих дней этого месяца. И всю начисленную сумму нужно включить в заработок для отпускных. Однако расчетный период — с 11 января по 31 июля. Поэтому за январь нужно взять в расчет не 29,3 дн., а 19,8484 дн. (29,3 дн. : 31 дн. * 21 дн.).

На период отпуска пришелся региональный праздник. Региональным законодательством могут быть установлены дополнительные нерабочие праздничные дни помимо общероссийских. То есть тех, что предусмотрены в статье 112 Трудового кодекса РФ. Такой вывод следует из пункта «к» части 1 статьи 72 Конституции РФ. Например, в Башкирии 11 октяб-ря — День Республики — праздничный нерабочий день (ст. 1 Закона Республики Башкортостан от 27 февраля 1992 г. № ВС-10/21). Так вот, если на период отпуска пришелся такой день, отдых нужно продлить. И оплачивать такой праздник не следует (письмо Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1).

Расчет отпускных с учетом региональных праздников

Сотрудник уфимской компании написал заявление на отпуск с 10 октября 2016 года на 28 календарных дней. На этот период приходится региональный праздник — День Республики (11 октября). Кроме того, 4 ноября федеральный праздник — День народного единства. Значит, работник выйдет из отпуска на два дня позже — 9 ноября. Но оплатить нужно только 28 дней.

Если в вашем регионе тоже есть свои официальные нерабочие праздники, не забудьте скорректировать общероссийский производственный календарь. Для этого вычтите из него те рабочие часы, которые пришлись на региональный праздник. Скажем, если в целом по России месячная норма рабочего времени составляет 184 часа, а ваш сотрудник трудится восемь часов в день, то норма для вашего региона составит 176 часов (184 - 8). Это за тот месяц, в котором есть один официальный региональный праздник.

Как заполнить записку-расчет

Величину отпускных вам, как бухгалтеру, нужно зафиксировать в специальной записке-расчете по унифицированной форме № Т-60 или по доработанной вами под себя. Кроме того, в ней следует привести и другие показатели, в частности:

— рабочий год, за который предоставляется отпуск;

— продолжительность отпуска;

— выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск);

— количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;

— среднедневной заработок;

— итоговую сумму на руки.

Заполнив документ, не забудьте поставить на нем свою подпись.

Давайте посмотрим на конкретном примере, как заполнить записку-расчет по форме № T-60.

Пример на цифрах

Сотрудник ООО «Радуга» Михайлов П.С. был в отпуске с 14 июня 2016 года в течение 28 календарных дней. То есть на июнь приходится 17 дней и 11 — на июль. При этом 14 дней работнику предоставляется за рабочий год с 11 мая 2015 года по 10 мая 2016 года, а вторые 14 дней — за период с 11 мая 2016 года по 10 мая 2017 года.

Расчетный период для исчисления среднего заработка — с июня 2015 года по май 2016 года. В течение всего этого времени оклад работника составлял 30 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у сотрудника не было. В течение расчетного периода Михайлов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период со 2 по 16 ноября 2016 года включительно (4 ноября как праздник в число дней отпуска не включаем).

Таким образом, в ноябре он отработал 10 дней, за которые ему начислили 15 000 руб. То есть всего за расчетный период ему начислили 345 000 руб. (30 000 руб. * 11 мес. + 15 000 руб.).

Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

11 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. * 16 дн. = 337,9267 дн.,
где 16 дн. — количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в ноябре 2015 года.

Сумма среднедневного заработка будет равна:

345 000 руб. : 337,9267 дн. = 1020,93 руб.

Общая величина отпускных отсюда составит 28 586,04 руб. (1020,93 руб. * 28 дн.). Из этой суммы на июнь приходится 17 355,81 руб., а на июль — 11 230,23 руб.

Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит (работник — налоговый резидент России) 3716 руб. (28 586,04 руб. * 13%). На руки он получит 24 870,04 руб. (28 586,04 - 3716). Образец записки-расчета.

Учебный отпуск оплачивайте по тем же правилам, что и ежегодный. Точно так же рассчитываются отпускные и при получении среднего профессионального образования.

Отличие, по сути, только одно. При расчете учебных отпускных оплате подлежат все календарные дни такого отпуска, включая и праздничные нерабочие дни (п. 14 Положения № 922). Допустим, работнику предоставлен учебный отпуск с 18 мая по 26 июня 2016 года включительно. Это означает, что оплатить нужно в том числе и праздничный выходной день 12 июня.

Когда выгоднее идти в отпуск

Работник, как правило, знает только размер своей зарплаты. Именно с ней он и сравнивает все свои начисления за месяц, в том числе и отпускные. И если они меньше оклада, у него возникает естественный вопрос, отчего так вышло. Ваша задача — объяснить сотруднику, что вы нигде не ошиблись, а все дело в особенностях расчета зарплаты и отпускных.

Рассмотрим две ситуации — один сотрудник идет в отпуск в мае, а второй — в августе. Продолжительность отпуска в обоих случаях одинакова — 21 календарный день.

Отпуск в мае

Работник был в отпуске с 4 по 25 мая 2016 года, то есть 21 календарный день или 15 рабочих. 9 мая как праздничный день в число дней отпуска не входит.

Расчетный период — с мая 2015 года по апрель 2016 года — отработан сотрудником полностью. Его оклад в течение этого времени не менялся и составлял 50 000 руб. Тогда сумма отпускных составит:

50 000 руб. * 12 мес. : 12 мес. : 29,3 дн. * 21 дн. = 35 836,18 руб.

Кроме того, бухгалтер начислит сотруднику еще зарплату за четыре отработанных в мае дня (19 - 15). Эта сумма составит 10 526,32 руб. (50 000 руб. : 19 дн. * 4 дн.).

В сумме получается 46 362,50 руб. (35 836,18 + 10 526,32), что значительно меньше оклада.

Отпуск в августе

Теперь предположим, что работник взял отпуск с 8 по 28 августа на тот же срок — 21 календарный день. При сохранении тех же условий работнику начислят ту же сумму отпускных — 35 836,18 руб.

Кроме того, сотруднику полагается зарплата за восемь отработанных в августе дней из 23 (23 - 15). Эта сумма составит 17 391,30 руб. (50 000 руб. : 23 дн. * 8 дн.).

В сумме получается 53 227,48 руб. (35 836,18 + 17 391,30), что на 3227,48 руб. больше оклада.

Как видим, разница почти 7000 руб. Связано это с количеством рабочих дней в тех месяцах, в которых сотрудник берет отпуск. В мае их 19, в августе — 23. Ведь зарплата выплачивается только за отработанные дни. Чем меньше рабочих дней в том месяце, в котором сотрудник идет в отпуск, тем меньше он заработает. И наоборот.

Поэтому выгоднее всего идти в отпуск в те месяцы, в которых больше рабочих дней. И если таких дней много, то общая сумма за месяц может превысить оклад, что и видно из нашего примера.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. (ст. 114 ТК РФ). Причем некоторым категориям работников к основному отпуску положены дополнительные отпуска.

Средний заработок, сохраняемый работнику на время отпуска, определяется по формуле:

Средний дневной заработок = Сумма начисленной з/п за расчетный период / (Кол-во полных месяцев × Среднемесячное число календарных дней (29,3))

Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Сумма отпускных будет также зависеть от того, проводилось ли повышение тарифных ставок (окладов) в расчетном периоде или после.

Количество дней отпуска для расчета

Чаще всего отпуска предоставляются в календарных днях. Стандартный оплачиваемый основной отпуск — 28 календарных дней. Причем работник может отгуливать его не сразу, а по частям. Главное, чтобы хотя бы 2 недели отпуска были отгуляны непрерывно.

Некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). Например, не достигшие 18 лет работники должны отдыхать 31 календарный день, а инвалиды — 30 (ст. 267 ТК РФ , ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ)

В трудовом законодательстве предусмотрены также дополнительные отпуска работникам (ст. 116 ТК РФ).

Для расчета важно исключить из дней отпуска все нерабочие праздничные дни. То есть все общероссийские праздники, установленные ст. 112 ТК РФ , и праздники, установленные в конкретном регионе законом субъекта РФ (ч. 1 ст. 72 Конституции РФ, ст. 22, 120 ТК РФ, ст. 4 Федерального закона от 26 сентября 1997 г. № 125-ФЗ, п. 2 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1). При этом выходные дни в расчет по-прежнему включаются.

Важно! Нерабочие дни, на которые перенесены праздничные выходные, в расчет включаются. Если выходной совпадает с праздником, то Правительство РФ издает постановление, в котором устанавливает дату, на которую переносится выходной праздничный день. Например, в 2019 году 23 февраля выпало на субботу, а выходной с этого дня перенесли на 10 мая. Если сотрудник будет в отпуске 10 мая, этот день тоже надо оплатить.

Определение расчетного периода

По общему правилу расчетный период для расчета среднего дневного заработка определяется как 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день отпуска (ст. 139 ТК РФ , п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 , далее — Положение).

Из расчетного периода необходимо исключить все время, когда работник (п. 5 Положения):

• Получал оплату в виде среднего заработка (за исключением перерывов для кормления ребенка в соответствии с законодательством). Например, время командировки или другого оплачиваемого отпуска;
• Находился на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• Не работал в связи с простоем не по своей вине;
• Не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог работать;
• Использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• В других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты. Например, время отпуска за свой счет или отпуска по уходу за ребенком.

Может получиться, что в предшествующих отпуску 12 месяцах вообще не было времени, когда работнику начислялась зарплата за фактически отработанные дни, либо весь этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода. В этом случае в качестве расчетного периода нужно взять 12 месяцев, предшествующие первым упомянутым 12 месяцам (п. 6 Положения).

Если же у работника не было фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до его начала, то в качестве расчетного периода принимаются дни того месяца, в котором работник уходит в отпуск (п. 7 Положения).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные расчетные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ).

Определение заработка за расчетный период

В расчет берутся все начисленные работнику выплаты, которые предусмотрены системой оплаты работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). В пункте 2 Положения , утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, имеется открытый перечень подобных выплат.

Нельзя включать в расчет среднего заработка:

• Все выплаты, которые начислены работнику за время, исключаемое из расчетного периода. Они перечислены в п. 5 Положения. Например, средний заработок за дни командировок и в других аналогичных случаях, социальные пособия, выплаты за простой;
• Все выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда. Например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха, подарков для детей (п. 3 Положения);
• Премии и вознаграждения, не предусмотренные системой оплаты труда (пп. «н» п. 2 Положения).

Премии (иные вознаграждения), предусмотренные системой оплаты труда, принимаются в расчет с учетом некоторых особенностей, установленных п. 15 Положения .

Расчет среднего дневного заработка

Зная расчетный период и общую сумму заработка за этот период, следует определить средний дневной заработок работника:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (Кол-во полных месяцев в периоде × 29,3)

29,3 в формуле соответствует среднемесячному числу календарных дней. Причем расчетный период считается отработанным полностью, если в каждом месяце этого периода нет дней, исключаемых из расчетного периода (дней временной нетрудоспособности, командировок, отпусков, простоев и т п.).

Если расчетный период отработан не полностью, применяется формула:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода)

Причем для каждого не полностью отработанного месяца нужно применить формулу:

Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример

Работник работает в организации с 1 августа 2018 года. 15 июля 2019 г. он уходит в отпуск на 14 календарных дней. В этом случае расчетный период составляет 11 месяцев — с 1 августа по 30 июня. За расчетный период сумма заработка для расчета отпускных составила 600 000 руб. Повышений окладов за это время в организации не было.

В марте работник 21 календарный день находился в командировке. Оставшихся дней марта — 10 (31 − 21). Соответственно март является неполным месяцем расчетного периода, из которого для расчета отпускных берется только 9,5 дней (29,3 × 10 / 31).

В октябре работник болел 11 календарных дней. Оставшихся дней октября — 20 (31 − 11). Соответственно октябрь также является неполным месяцем, из которого для расчета отпускных берется только 18,9 дней (29,3 × 20 / 31).

Полностью отработанных месяцев в расчетном периоде остается 9 (11 − 2). Соответственно средний дневной заработок работника составит:

600 000 руб. / (29,3 дн. × 9 мес. + 9,5 дн. + 18,9 дн.) = 2 054,09руб.

Работнику необходимо выплатить сумму отпускных 28 757,26 руб. (2 054,09 руб. × 14 дн.).

Сотрудникам, которые получают отпуск в рабочих днях, средний дневной зарабаток рассчитывается на основе количества рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей неделе:

Средний дневной заработок = Зарплата, начисленная за все время работы / Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, которое приходится на отработанное сотрудником время

Если расчетный период вообще не отработан и не было зарплаты непосредственно перед отпуском (например, сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребенком или работник был в длительной командировке и сразу уходит в отпуск), то применяется формула (п. 8 Положения):

Средний дневной заработок = Оклад (тарифная ставка) / 29,3

Учет повышений окладов (тарифных ставок)

При расчете отпускных нужно применять коэффициент повышения, если оклады (тарифные ставки) были повышены:

• В расчетный период, непосредственно перед отпуском или во время отпуска;
• Повышение произошло в отношении выплат не одного или нескольких работников, а в отношении всей организации, ее филиала или хотя бы структурного подразделения (п. 16 Положения , утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Например, если были повышены оклады все работникам отдела «Бухгалтерия» предприятия, то нужно применять коэффициенты при расчете отпускных всем бухгалтерам предприятия. Если же оклады были повышены только бухгалтерам по зарплате, коээфициент не применяется.

Коэффициент повышения = Новый размер оклада / Старый размер оклада

Если вместе с повышением оклада изменяется структура ежемесячных выплат и надбавок к окладу, то формула будет такая:

Коэффициент повышения = (Новый размер оклада + Новые размеры ежемесячных выплат, надбавок и доплат, зависящих от суммы оклада) / (Старый размер оклада + Старые размеры ежемесячных выплат, надбавок и доплат)

При применении коэффициентов повышения нужно учитывать, что не все выплаты должны корректироваться. Необходимо применять коэффициент только к тем выплатам, которые установлены как фиксированный процент или определенная кратность к окладу (тарифной ставке). Те выплаты, которые установлены в абсолютном размере (не зависящем от оклада, тарифной ставки) либо в виде некой вилки (диапазона) значений процентов или кратности по отношению к окладу (тарифной ставке), повышать для расчета среднего заработка не нужно.

Для быстроты расчета воспользуйтесь нашим онлайн-калькулятором расчета отпускных:

Считайте отпускные в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.