Порядок заполнения км 4. Заполнение журнала кассира операциониста
Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 предназначен для фиксирования всех финансовых потоков и учета денежных средств, которые проходят в течение дня через кассу.
В случае необходимости он может быть использован сотрудником налогового органа для сверки показаний в отчетах предпринимателя. Сам же владелец торговой точки может по нему всегда быстро определить объемы денежных поступлений за любой период.
Что это такое, для чего он нужен на предприятии
Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.
Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:
- Реквизиты компании или ИП.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Данные ККМ.
- Дата начала ведения.
- Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.
Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.
Регистрация в налоговой
Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат , поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:
- Заявление о постановке на учет ККМ.
- Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
- Договор аренды торговой площади.
- Паспорт ККМ.
- Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
- Голограмму.
Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.
Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.
Кто и когда его заполняет
Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп. и вносит данные первого Z-отчета. Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.
Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир .
Если торговый зал работает в несколько смен, то отчет должен заноситься по каждой вновь начатой смене.
Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты. Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.
Правила и процесс заполнения
Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:
- Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
- Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
- Столбец 3. ФИО кассира.
- Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
- Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
- Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
- показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
- предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
- сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
- Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
- Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
- Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
- Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
- Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
- Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
- Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
- Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
- Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.
Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:
Нюансы оформления в различных случаях
Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?
Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.
Вопросы могут возникнуть и тогда, когда кассир покинул рабочее место, не сняв итоговый отчет. На самом деле, ЭКЛЗ кассовой машины сохраняет все сведения, поэтому отчет можно будет без труда получить и позднее.
Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:
- Обратившись в обслуживающую организацию . Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
- Сняв фискальный отчет . Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.
Исправление ошибок
Ошибки в документе исправлять можно, но делать это следует аккуратно, черной или синей пастой или при помощи канцелярского корректора-замазки.
После каждого исправления должна стоять подпись вносящего изменения в журнал сотрудника, а также обязательная фраза: «Исправлено верно», прописанная после каждой неточности.
Прошивка и хранение
Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой. На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия. Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.
В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии. Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.
Каждый предприниматель, задействованный в коммерческой сфере, должен приобрести контрольно-кассовые приборы для работы с денежными средствами. Должностные лица, заведующие этой техникой, обязаны регистрировать доход компании в специальном реестре. Органы контроля уделяют пристальное внимание исполнению данного правила, зафиксированного действующим законодательством. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполняется книга кассира операциониста.
Журнал кассира операциониста (он же «форма № КМ-4») – это документ, в котором отражается расход и приход денежных средств
Для чего необходим журнал кассира операциониста
Согласно постановлению налоговой инспекции, к каждому контрольно-кассовому прибору должен быть прикреплен специальный реестр, где будет фиксироваться объем выручки, полученной от кассовых операций . Журнал кассира операциониста регистрируется наряду с кассовой техникой в отделении ФМС, где была зарегистрирована компания. Важно отметить, что контролирующими органами установлены правила, согласно которым данная книга должна регулярно передаваться налоговой службе для проведения проверок. Приобрести данный реестр можно в специализированных букинистических магазинах либо заказать в типографии.
Для заполнения журнала используется унифицированная форма KM 4.
Журнал, готовящийся к вводу в эксплуатацию, должен быть прошит и пронумерован. Подготовленный документ заверяется подписью собственника фирмы и штампом организации. Далее документ передается представителям налоговой службы, которые должны заверить журнал собственной печатью. Человек, взаимодействующий с налоговой инспекцией после получения книги обратно, должен проверить наличие подписи работника этой структуры.
В рассматриваемый реестр вносятся данные из финансовых отчетов по кассе предприятия. Здесь фиксируется общий размер финансовых средств, поступивших в кассу компании в течение дня. Также этот документ содержит так называемый «Z-отчет», где фиксируется сводка за определенный временной отрезок. Данная обязанность возлагается на работников кассы или других должностных лиц, имеющих право работать с денежными средствами. Нужно отметить, что если в течение одного дня использовалось несколько бланков отчетности, информация о каждом из них должна быть внесена в соответствующие графы книги.
Необходимо ли ставить книгу кассира на учет
Журнал кассира операциониста должен быть в обязательном порядке зарегистрирован в налоговом органе. Согласно установленному порядку, кассир операционист должен регулярно добавлять новые записи в журнал. По его окончании документ передается наряду с новым журналом контролирующему органу для перерегистрации реестра. Работники налоговой службы, должны отметить факт перерегистрации в специальной карте, которая хранится в самом отделении.
В журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине Отдельного внимания заслуживает вопрос, нужно ли вести журнал кассира операциониста при онлайн-кассе? В действующем постановлении Министерства Финансов закреплены правила применения подобных реестров. Начиная с две тысячи семнадцатого года, каждый предприниматель, работающий с кассовой техникой, должен приобрести и установить современные приборы, позволяющие передавать налоговую отчетность в онлайн-режиме . В законе о порядке использования контрольно-кассовой техники отсутствует регламент, обязующий каждого предпринимателя, использующего «онлайн-кассу», вести рассматриваемый реестр. Это означает, что каждый предприниматель имеет законное право отказаться от использования данного элемента документооборота.
Нужно отметить, что законом не запрещается составление подобных регистров с целью использования внутри компании.
Правила оформления и заполнения журнала
Согласно правилам, изложенным в нормативно-правовых документах, каждая компания, использующая в хозяйственной деятельности кассовые приборы, работающие в режиме онлайн, имеют законные основания для установки внутренних правил заполнения рассматриваемого регистра. При создании этих правил для заполнения журнала КМ 4, следует учитывать особенности процесса делопроизводства.
Особенности заполнения
Заполнение журнала кассира операциониста выполняется согласно следующего порядка:
- Регистр должен заполняться по окончании финансового дня должностным лицом, работающим с кассовым аппаратом.
- Все записи могут вноситься только ручкой с чернилами синего цвета.
- При внесении исправлений и корректив, новые записи должны быть заверены бухгалтером компании и её руководителем.
На титульном листе фиксируется название и адрес фирмы. В специальных полях вводятся коды из регистрационного свидетельства. Далее следует привести информацию о самом кассовом аппарате. Здесь указываются его наименование, регистрационный номер и сведения о производителе. В следующей части титульного листа фиксируется отрезок времени, в течение которого использовался данный регистр. В заключительной части первой страницы указывается должностное лицо, которому поручается ведение журнала.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок Рассматривая вопрос о том, как правильно заполнять книгу кассира операциониста, следует уделить отдельное внимание заполнению таблицы. Каждая страница регистра содержит в себе две таблицы, которые необходимо заполнять каждый день. В первой таблице указывается дата внесения записи и порядковый номер смены (при круглосуточной работе). В следующей графе фиксируется информация об отделе, где установлен кассовый аппарат. В том случае, когда на территории компании данный прибор используется для обслуживания всех отделов, ставится прочерк. В третий и четвертый столбец вносится информация о работнике, заведующим кассой и сведения о самом приборе.
Далее фиксируется информация, полученная путем считывания контрольного счетчика. Пятая графа должна отражать общую сумму наличных средств, которые прошли через прибор со дня регистрации аппарата. В этом же разделе можно указать объем выручки, полученной за конкретный операционный день. Вся информация, внесенная в данный реестр, заверяется подписью должностного лица. Регистрация приходных и расходных кассовых документов включает в себя фиксацию:
- Общего объема наличности, прошедшего через кассу.
- Суммы денежных средств, которые были возращены покупателям на основании отказа от использования кассовых чеков.
Образец оформления
Предпринимателям, использующим технику, работающую «офлайн», необходимо прошить и пронумеровать чистый регистр, после чего передать документ ФНС для регистрации. При использовании онлайн-касс в данном порядке действий - нет необходимости. Как уже говорилось выше, данная категория предпринимателей может самостоятельно разработать внутреннюю форму заполнения документа.
Вносить информацию в книгу кассиру операциониста следует после снятия «Z-отчетности». В приборах, работающих в онлайн-режиме, отчет снимается по завершении рабочего дня. Полученные сведения переносятся в регистр в соответствии с установленными правилами. Ниже, мы предлагаем рассмотреть образец заполнения формы КМ-4:
Таблица 1
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации Таблица 2
Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники Ответственность за отсутствие или неправильное заполнение книги кассира
Допущение ошибок при заполнении рассматриваемого регистра не может стать причиной наложения дисциплинарной ответственности и штрафных санкций . Согласно установленным правилам, обнаруженная неточность должна быть исправлена. Рядом с корректирующей записью следует сделать отметку «Исправленному верить». После этого новая запись заверяется должностным лицом.
Важно отметить, что предприниматели, использующие онлайн-кассу, имеют законные основания для отказа от использования данного документа. Также в действующем законодательстве отсутствует регламент, позволяющий контролирующим органам накладывать штрафные санкции на предпринимателей, которые не используют данный вид финансовой отчетности. В случае наложения штрафа, предприниматель может обратиться в суд для защиты своих интересов. Согласно статистическим данным, большинство судебных разбирательств посвященных данной теме, оканчиваются в пользу предприятия, что приводит к снятию штрафных санкций.
Кто обязан вести книгу операциониста
Как показывает практика, руководитель компании может поручить обязанность по заполнению книги кассира операциониста любому работнику, взаимодействующему с кассовым аппаратом. В некоторых случаях руководители малых компаний самостоятельно заполняют данные документы. Помимо этого, рассматриваемый регистр может заполняться администратором компании либо представителем бухгалтерского отдела.
Должностное лицо, заполняющее журнал кассира операциониста, образец заполнения которого приведен в данной статье, должно вносить записи в начале и по окончании операционного дня. Заполненный документ должен быть заверен подписью работника.
Порядок хранения и сроки
Рассматриваемый реестр относится к документам первичного учета, что определяет порядок хранения книги кассира операциониста. Важно обратить внимание на то, что каждая компания имеет законное право самостоятельно разработать локальные нормативы, посвященные данной теме. Как правило, действующий документ хранится рядом с кассовым аппаратом. Очень важно, чтобы журнал был недоступен для посторонних лиц. Также допускается хранение действующего документа в бухгалтерском отделе.
По окончании журнала, документ должен быть передан налоговой службе с целью перерегистрации и открытия новой книги. Далее регистр помещается в архив компании. Срок хранения книги на территории компании составляет три года . При утилизации реестра следует учитывать нормы, установленные законодательством.
Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью Выводы (+ видео)
В заключение данной статьи следует сказать о том, что на сегодняшний день компании, использующие в своей финансовой деятельности онлайн-кассу, официально освобождены от необходимости ведения книги кассира операциониста. Однако каждая компания имеет законное право использовать подобные регистры для собственных нужд, разработав внутреннюю форму заполнения книги. В этой ситуации журнал не подлежит обязательной регистрации в налоговом органе.
В соответствии с законодательством Российской Федерации все организации независимо от организационных форм собственности и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов.
Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) .
В него кассиром-операционистом вносятся данные о выручке.
Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Таким образом, в соответствии с требованиями законодательства сведения, содержащиеся в журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной ежесменной (ежедневной) выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине.
Оформление журнала кассира-операциониста
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.
Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.
Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.
Порядок заполнения журнала учета кассира-операциониста
В журнале необходимо отражать показания счетчиков контрольно-кассового аппарата на начало и окончание рабочего дня.
Для этого после снятия Z-отчета (показаний контрольно-кассовой ленты) заполняются соответственно графы 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало дня» и 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец дня» журнала.
При этом разница между показаниями счетчиков на конец рабочего дня и показаниями счетчиков на начало рабочего дня является дневной выручкой. Сведения о выручке, полученной за день, заносятся в графу 10 «Сумма выручки за день» журнала кассира-операциониста.
Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 «Подпись кассира» и 8 «Подпись администратора»).
В графе 11 «Сдано наличными» журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 «Количество» и 13 «Сумма» раздела "Оплачено по документам" соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.
В графе 14 « Сдано всего» журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).
Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям по не использованным кассовым чекам», на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам.
Следовательно, в графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.
Порядок и сроки хранения журнала кассира-операциониста
Журнал кассира-операциониста хранится у пользователя по месту установки ККТ в течение всего срока эксплуатации ККТ и предъявляется по требованию проверяющих.
Журнал учета кассира-операциониста за прошедшие периоды должен храниться в организации или же у индивидуального предпринимателя в течение периода не менее 5 лет после отчетного года.
По окончании указанного срока согласно требованию законодательства составляется специальная комиссия, в присутствии которой происходит уничтожение указанных документов.
Руководителем организации или же индивидуальным предпринимателем составляется специальный акт, который заверяется подписями членов комиссии.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Журнал кассира-операциониста: подробности для бухгалтера
- Кассовая книга и журнал кассира-операциониста у ИП
Кассовую книгу, а также заполнять журнал кассира-операциониста? Индивидуальный предприниматель – владелец бара – ... ККТ, по заверению представленного заявителем журнала кассира-операциониста зафиксировано в п. 72 Административного... о продлении журнала кассира-операциониста (о заверении подписью налогового инспектора нового журнала кассира-операциониста вместо окончившегося... учетной документации относятся, в частности, журнал кассира-операциониста, справка-отчет кассира-операциониста, сведения...
- Нужно ли применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением онлайн-касс
Чекам"; КМ-4 "Журнал кассира-операциониста"; КМ-6 "Справка... чекам", КМ-4 "Журнал кассира-операциониста", КМ-6 "Справка... проверяемых документов входят, в частности, журнал кассира-операциониста, акт о возврате денежных сумм...
- Порядок перехода на онлайн-кассы 2017
Неиспользованным кассовым чекам»; КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»; КМ-5 «Журнал регистрации показаний... . Это логично – зачем вести, например, журнал кассира-операциониста, если все те же показатели...
- Минфин о необязательности применения формы КМ-4 и других форм для ККТ
ККТ пользоваться формой КМ-4 «Журнал кассира-операциониста». Как тогда отражать операции, которые... ККТ пользоваться формой КМ-4 «Журнал кассира-операциониста». Как тогда отражать операции, которые... неиспользованным кассовым чекам»; КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»; КМ-5 «Журнал регистрации показаний... проверяемых документов входят, в частности, журнал кассира-операциониста, акт о возврате денежных сумм... оператора. И им-то использования журнала кассира-операциониста и других документов, связанных с...
- Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования
Разменных монетах и купюрах в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4 (утверждена...
- Расчеты с потребителями за платные медицинские услуги
Том числе формы КМ-4 (журнал кассира-операциониста) и КМ-6 (справка-отчет...
- Оформление возврата товара, проданного через ККТ
Чека отражается в графе 15 журнала кассира-операциониста (унифицированная форма N КМ-4 ... за день, будет занесена в журнал кассира-операциониста и кассовую книгу). 1. При... чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), и на...
Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.
Журнал кассира-операциониста - это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.
Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.
О тчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.
Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии.Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.
Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.
В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.
Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.
В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.
Образец заполнения журнала кассира операциониста
Изучим подробнее как заполнять журнал кассира операциониста.
На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды , ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.
В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.
Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.
В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.
В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.
Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.
В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.
Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.
В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».
В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки - это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии - проставляется прочерки.
Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».
Согласно законодательству кассир может произвести возврат денежных средств в случае отказа клиента от покупки при предъявлении им чека. Если этот возврат осуществляется в тот же день что покупка, то его показатели записываются в графе «15» . При этом на возвращенный чек должен быть составлен акт, который должен включать обязательные для него реквизиты. Если возврат осуществляется в последующие дни, он в журнале кассира-операциониста не фиксируется. Здесь же отражаются ошибочно пробитые чеки. Ее значение равно разнице показателей «10» и «14».
В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.
Нюансы ведения журнала
При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.
Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции – расходные.
В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.
Журнал кассира-операциониста - образец заполнения его доступен на нашем сайте - оформляется отдельно для каждого контрольно-кассового аппарата. О том, как заполнить журнал кассира-операциониста и нужно ли его заполнять при использовании онлайн-кассы, читайте далее в материале.
Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)
Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее - постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.
О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье .
В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при использовании онлайн-касс необязательно. Такое же и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.
Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее - ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.
Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.
В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.
Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста
Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2017-2018 годов? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником - кассиром.
Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.
До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.
Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье .
Пример заполнения журнала кассира-операциониста
Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.
В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.
В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 - число безналичных платежей, в графе 13 - безналичная сумма, в графе 14 - сумма за вычетом возвратов, в графе 15 - суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.
Проверить правильность занесенных данных очень легко - для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.
Еще ряд проверочных формул:
- графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
- графа 14 = графа 11 + графа 13;
- графа 10 = графа 9 – графа 6.
Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Чтобы не допустить ошибки и разобраться с тем, в каких графах необходимо отображать ту или иную информацию, предлагаем ознакомиться с образцом заполнения журнала кассира-операциониста, который можно не только посмотреть, но и скачать на нашем сайте.
Итоги
Организации и ИП при осуществлении расчетов с использованием онлайн-касс могут не заполнять журнал кассира-операциониста. Но если ими было принято решение для выполнения внутренних задач продолжить вести данный регистр, то им рекомендуется установить порядок его ведения. В условиях применения онлайн-касс регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах не требуется.